ERA Group unterstützt Catholic Charities of Denver bei der Rückführung von Millionenbeträgen in ihre Arbeit

Der Kunde

Catholic Charities of Denver bietet Menschen in Nord-Colorado Obdach, versorgt sie mit Nahrung, stellt Unterkünfte bereit, bildet sie aus, berät sie und erbringt Nothilfe sowie essenzielle Dienstleistungen.

Als eine der größten der 167 Niederlassungen von Catholic Charities in den Vereinigten Staaten konzentriert sich die Arbeit von Catholic Charities of Denver auf ein breites Spektrum an Dienstleistungen: darunter bezahlbarer Wohnraum, frühkindliches Bildungswesen, sowie Dienstleistungen in den Bereichen Unterkunft, Frauen, Senioren, Familie, Verwandtschaft, Gemeinde und Beratung.

Im vergangenen Jahr unterstützte CCD über 53.000 Menschen, bot über 125.000 Übernachtungsmöglichkeiten und stellte 400.000 Mahlzeiten bereit. Die Organisation verfügt über ein Jahresbudget von 60 Millionen US-Dollar und beschäftigt rund 600 Mitarbeiter.

Die Herausforderung

Fehlende zentrale interne Personalressourcen und unzureichende externe Beschaffungspraktiken hinderten CCD daran, Dienstleistungen zu skalieren, Lieferanten zu konsolidieren, die Effizienz zu steigern und somit Kosten einzusparen.

Der Wohnungsbau-Bereich der CCD (Archdiocesan Housing Inc. („AHI“)) macht etwa die Hälfte aller Dienstleistungen aus, die die Organisation jährlich erbringt. AHI umfasst 30 Immobilien mit 1.700 Wohneinheiten, Über uns . Über uns Bewohner leben. Das Facility Management ist einer der wichtigsten Kostenfaktoren innerhalb des Bereichs und bindet zahlreiche interne Ressourcen, darunter Wartungstechniker, Hausmeister, Reinigungskräfte und andere Mitarbeiter. Die Organisation arbeitet zudem mit mehreren hundert externen Dienstleistern für immobilienbezogene Instandhaltungsleistungen zusammen.

Wie viele gemeinnützige Organisationen verfügt CCD nicht über eine zentrale Einkaufsfunktion, die die gesamte Organisation strategisch betrachtet und Potenziale für Skaleneffekte, Lieferantenkonsolidierung und Einkaufsmacht identifiziert, um Kosten zu senken und die Effizienz sowie das Leistungsangebot zu optimieren. CFO Phil Vottiero wusste, dass Catholic Charities of Denver von einer solchen Funktion profitieren würde, aber ihm war klar, dass diese möglicherweise von außerhalb der Organisation kommen müsste.

Die Lösung

ERA hat ein hybrides internes Facility-Management-Modell etabliert, um externe Dienstleister und interne Mitarbeiter zu steuern und dabei strenge Servicestandards einzuhalten.

Ende 2020 beauftragte Vottiero die ERA Group. Die ERA Group wurde beauftragt, die Gesamtheit der Agenturausgaben zu analysieren und unterschiedliche Workflows zu etablieren. Diese sollten CCD eine Bewertung ihrer Ausgaben in zahlreichen Bereichen ermöglichen, insbesondere im Bereich Wohnen.

„Dass ein Experte wie ERA hinzugezogen wurde, um diesen unabhängigen Standpunkt und eine separate Prüfung einzubringen, ermöglichte es uns, unsere Ausgaben genau unter die Lupe zu nehmen und zu erkennen, wo wir Chancen verpasst haben – etwas, das wir aus eigener Kraft niemals hätten erreichen können.“ – Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

Die ERA Group stellte fest, dass die Reduzierung der Ausgaben für Drittanbieter nur einen Teil der Möglichkeiten darstellte. Um eine wirklich signifikante Wirkung zu erzielen, entschied man sich, zusätzlich zur Entwicklung eines Plans für ein besseres Partnermanagement auch die interne Belegschaft von CCD unter die Lupe zu nehmen.

Da CCD fest entschlossen war, seiner Verantwortung gegenüber den Mitarbeitern gerecht zu werden, kam ein Outsourcing an Drittanbieter zu keinem Zeitpunkt infrage. Zudem bestand das Unternehmen darauf, dass das extrem hohe Serviceniveau, an das die Bewohner gewöhnt waren, unvermindert fortgeführt werden müsse.

ERA entwickelte für die Organisation ein Hybridmodell – ein „integriertes Facility Management Projekt“ –, wodurch die Auslastung der Mitarbeiter agenturweit maximiert und das Lieferantenmanagement bei einem externen integrierten Facility Manager („IFM“) zentralisiert würde. Es würden keine Mitarbeiter entlassen oder versetzt.

Im Falle eines Personalwechsels wird der IFM in Abstimmung mit dem CCD die Position evaluieren und bestimmen, ob eine solche Rolle ersetzt oder lediglich durch vom IFM erbrachte Serviceleistungen ergänzt werden muss. Dieser langfristige Plan erfüllte alle Verpflichtungen der Organisation gegenüber den Mitarbeitern und ermöglichte gleichzeitig ein wesentlich effizienteres und kostengünstigeres Modell auf lange Sicht.

ERA unterstützte bei der Rekrutierung eines geeigneten integrierten Facility Managers, der die gesamte operative Instandhaltung mit internen Mitarbeitern und externen Dienstleistern abwickelt und Investitionsprojekte steuert.

„Es handelt sich um ein sich stetig weiterentwickelndes Einsparungsprogramm, da wir eine dynamische Komponente haben – den Menschen –, die wir neu ausrichten, um diese größeren Einsparungen realisieren zu können. Die ERA Group hat dies auf eine ganz einzigartige Weise betrachtet. Wir sehen nun, wo Effizienzgewinne möglich sind und wie eine Neupositionierung von Aufgabenbereichen sowie ein übergreifender Blick auf verschiedene Immobilien und Geschäftseinheiten das Gesamtbild verändern können. So etwas war mir zuvor nie möglich.
“ — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

CCD wurde so aufgestellt, dass maximale Effizienzsteigerungen und jährliche Einsparungen von über 30 % allein im Bereich der sozialen Wohnprojekte realisiert werden können. Dies gab den Ausschlag für die Entscheidung, die Zusammenarbeit mit der ERA Group auf die gesamte Organisation auszuweiten.

Auf Wunsch von Phil Vottiero hat ERA ein Dachprogramm entwickelt, das über alle Fachbereiche (Ministries) hinweg arbeitet, um finanzielle Einsparungen und Synergieeffekte zu erzielen.

„Wenn wir mit dem, was uns anvertraut wurde, nicht umsichtig umgehen, verschwenden wir nicht nur Geld, Ressourcen und Energie, sondern handeln auch entgegen unserem Auftrag. Dieser lautet: Das, was wir erhalten haben, mit maximaler Effizienz einzusetzen.“ — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

Jeder Dollar, den CCD einspart, ermöglicht es der Organisation, mehr bedürftigen Menschen in ihren verschiedenen Hilfsprogrammen beizustehen. Allein durch das integrierte Gebäudeprojekt ist Catholic Charities of Denver in der Lage, über 10 Jahre hinweg mehr als $30 Millionen einzusparen.

Jährliche Gesamteinsparungen: $1.116.000

• IFM: $620.000
• Instandhaltung und Reparaturen: $116.000
• Catering-Dienstleistungen: $103.600
• Telekommunikation: $93.600
• Abfallmanagement: $56.700
• Büro- und Reinigungsbedarf: $54.000
• Energie/Versorgung: $30.700
• Informationstechnologie: $30.000
• Druck- und Werbematerialien: $11.400

“ERA ist ein Partner, kein Dienstleister. Das möchte ich besonders hervorheben. Wir alle haben im Laufe der Zeit mit vielen Beratern und Dienstleistern zusammengearbeitet, und es gibt mehr als genug, die mehr Arbeit verursachen, als sie lösen. Was ERA von Anfang an tat, war, ein Modell zu entwickeln, das leicht nachvollziehbar war, keine einzelne Person oder Abteilung belastete und es uns ermöglichte, eine Vielzahl von Projekten voranzutreiben. ERA bot uns eine enorme Chance, unsere Mission voranzutreiben, indem wir die uns zur Verfügung gestellten Ressourcen nutzten und es uns ermöglichten, Einsparungen in zusätzliche, wirkungsvolle Programme umzuschichten.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver