Μήπως οι δαπάνες για τα υπολειπόμενα προϊόντα κοστίζουν στην επιχείρησή σας; (Μέρος 2)

Στο πρώτο μέρος του άρθρου«Κοστίζουν χρήματα στην επιχείρησή σας οι δαπάνες χαμηλού όγκου;», περιγράψαμε τα βασικά βήματα που απαιτούνται για να μετατρέψετε τα δεδομένα των δαπανών χαμηλού όγκου σε μορφή που σας επιτρέπει να κατανοήσετε τη σύνθεση των δαπανών και να αναζητήσετε τρόπους για να αξιοποιήσετε τις δυνατότητες εξοικονόμησης που προσφέρουν. Σε αυτό το δεύτερο μέρος, αναλύω τι πρέπει να κάνετε. Ωστόσο, φυσικά, κανείς δεν θέλει να κάνει όλη αυτή τη δουλειά χωρίς αντάλλαγμα.

Μέχρι τώρα θα πρέπει να έχουμε καταλάβει «ποιος και τι», πράγμα που σημαίνει ότι μπορούμε πλέον να αρχίσουμε να κάνουμε κάτι για αυτό.

Τι να κάνουμε γι’ αυτό;

Θα πρότεινα να προσεγγίσετε τα δεδομένα τμηματικά ή σε μικρές ενότητες. Ναι, συνολικά θα πάρει πιθανώς περισσότερο χρόνο, αλλά θα είναι πιο εύκολο να το διαχειριστείτε και θα έχετε περισσότερες πιθανότητες επιτυχίας.

Ξεκινήστε εντοπίζοντας τις κατηγορίες εντός των δαπανών μικρής κλίμακας που χαρακτηρίζονται γενικά από μεγαλύτερο όγκο και υψηλότερη αξία και μπορούν να ομαδοποιηθούν. Εναλλακτικά, ομαδοποιήστε τις αγορές ανά ομοειδείς προμηθευτές. Αξίζει να αφιερώσετε χρόνο και προσπάθεια σε αυτές τις μεγαλύτερες «κατηγορίες». Ωστόσο, αν και είναι δελεαστικό να επιδιώξετε να τις καλύψετε όλες ταυτόχρονα, οι επιπλέον πόροι και ο χρόνος που απαιτούνται από το προσωπικό πιθανότατα θα καταστήσουν τη διαδικασία δυσκίνητη.

• Μόλις ορίσουμε τα «καλάθια» με τα στοιχεία, υπάρχουν διάφορες επιλογές για τη διαχείρισή τους:
• Κατηγορίες όπως, για παράδειγμα, τα είδη γραφείου, οι τηλεπικοινωνίες, οι εκτυπώσεις κ.λπ., μπορεί να έχουν από μόνες τους αρκετά μεγάλη αξία ώστε να προκηρυχθούν σε διαγωνισμό και να ενταχθούν στη διαχείριση συμβάσεων (θα αναφερθώ στους διαγωνισμούς σε άλλο άρθρο για όσους ενδιαφέρονται). Αυτή η προσέγγιση έχει τη δυνατότητα να αποφέρει σημαντική εξοικονόμηση κόστους και, κατά πάσα πιθανότητα, να οδηγήσει σε ενοποίηση των προμηθευτών.
• Σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να υπάρχει ήδη ένας προμηθευτής μέσω του οποίου μπορείτε να προμηθευτείτε αυτά τα είδη με χαμηλό όγκο δαπανών. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να διακόψετε τη συνεργασία με τους «άλλους» προμηθευτές και να επαναφέρετε τις δαπάνες αυτές υπό τη διαχείριση των συμβάσεων.

Και οι δύο παραπάνω προσεγγίσεις μπορούν να μειώσουν τον αριθμό των προμηθευτών και να βελτιώσουν την αποδοτικότητα των διοικητικών υπηρεσιών, ανεξάρτητα από τις εξοικονομήσεις.

Όταν διαπιστώσαμε ότι δεν υπήρχε καμία διαδικασία για την παραγγελία ειδών γραφείου, πρόσφατα είχα έναν πελάτη που θέσπισε μια διαδικασία με εξαιρετικά αποτελέσματα. Σε αυτή την περίπτωση, οι υπάλληλοι αγόραζαν οι ίδιοι τα είδη γραφείου και τα χαρτικά τους και στη συνέχεια ζητούσαν την επιστροφή των εξόδων μέσω των αιτήσεων αποζημίωσης. Όπως μπορείτε να φανταστείτε, οι δαπάνες και οι τιμές ήταν εντελώς ανομοιογενείς, και οι αγορές ήταν κυριολεκτικά εκτός ελέγχου.

Σε συνεργασία με την εταιρεία, συλλέξαμε τα τιμολόγια σε μορφή PDF, τα μετατρέψαμε σε ψηφιακή μορφή και, μόλις κατανοήσαμε το ύψος των δαπανών, θέσαμε σε εφαρμογή μια διαδικασία η οποία – χωρίς να προχωρήσουμε σε διαγωνισμό (διαθέταμε ιστορικά στοιχεία για τις δαπάνες χαμηλού κόστους που υποστήριζαν την απόφασή μας) – όρισε έναν συγκεκριμένο προμηθευτή, όρισε έναν κεντρικό υπεύθυνο προμηθειών και στη συνέχεια ενημέρωσε όλους τους υπαλλήλους ότι οι αιτήσεις αποζημίωσης για είδη γραφείου δεν θα πληρώνονταν, εκτός εάν η αγορά είχε εγκριθεί προηγουμένως. Αυτό συνέβαλε σημαντικά στον περιορισμό των δαπανών και οδήγησε σε εξοικονόμηση σχεδόν 30% κατά το πρώτο έτος.

Ομολογουμένως, στην αρχή υπήρχαν μερικοί δυσαρεστημένοι υπάλληλοι, αλλά η κατάσταση ηρέμησε γρήγορα· τώρα πια όλοι έχουν αποδεχτεί τη διαδικασία και ο οργανισμός συνεχίζει να πραγματοποιεί εξοικονόμηση. Αυτό σήμαινε επίσης ότι το λογιστήριο διεκπεραίωνε μόνο ένα τιμολόγιο τον μήνα, αντί για πολλές αιτήσεις αποζημίωσης εξόδων.

Σήμερα, στην συγκεκριμένη περίπτωση, συνεχίζουμε να παρακολουθούμε τις αγορές σε τριμηνιαία βάση και να λαμβάνουμε διορθωτικά μέτρα όπου χρειάζεται.

Κίνδυνοι της αδράνειας

Οι οργανισμοί διατρέχουν πιθανό κίνδυνο αν δεν διαχειρίζονται τις δαπάνες μικρού ύψους. Οι δαπάνες μικρού ύψους είναι συνήθως ανεπίσημες· αν δεν παρακολουθούνται και αφεθούν στην τύχη τους, επιτρέπουν στους υπαλλήλους να λαμβάνουν αποφάσεις κατά την κρίση τους, με πιθανές συνέπειες όπως:

• Ελάχιστη έως καθόλου ανησυχία για την εξασφάλιση της καλύτερης τιμής (Κίνδυνος τιμής)
• Ο επιχειρησιακός κίνδυνος που ενδέχεται να προκύψει για την επιχείρηση από αγορές που δεν έχουν ελεγχθεί κατάλληλα μπορεί να θέσει σε κίνδυνο τους υπαλλήλους, την εταιρεία και τους πελάτες της.

Αν δεν έχετε εξετάσει πρόσφατα τις δαπάνες χαμηλού όγκου, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να πληρώνετε υπερβολικά και να θέτετε την επιχείρησή σας σε κίνδυνο. Αν δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε για να θέσετε υπό έλεγχο τις δαπάνες χαμηλού όγκου, η ERA μπορεί να σας βοηθήσει να επανέλθετε στον σωστό δρόμο και να εξοικονομήσετε σημαντικά χρήματα, συμβάλλοντας παράλληλα στη θέσπιση των διαδικασιών που απαιτούνται για τη διαχείριση αυτών των δαπανών.

Υπάρχουν επίσης εργαλεία λογισμικού, όπως^{το SpendVue™} της ERA, τα οποία παρέχουν στα ανώτατα στελέχη αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τις δαπάνες του οργανισμού τους, συμπεριλαμβανομένων των δευτερευουσών δαπανών. Πιστοποιημένοι αναλυτές εξετάζουν διεξοδικά τα οικονομικά δεδομένα της εταιρείας σας και εφαρμόζουν τα αποκλειστικά κριτήρια αναφοράς της ERA για τον κλάδο σας στις δαπάνες σας. Το αποτέλεσμα; Σαφείς, άμεσες και αξιοποιήσιμες πληροφορίες διατίθενται σε μια προσιτή και ελκυστική μορφή. Οι πιστοποιημένοι σύμβουλοι της ERA συνεργάζονται μαζί σας για να προσδιορίσουν την πορεία προς τη βελτίωση της ταμειακής ροής που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες της εταιρείας σας. Μπορείτε να δείτε ένα σύντομο βίντεο για^{το SpendVueTM} στον παρακάτω σύνδεσμο https://vimeo.com/680583659

Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαχείριση των δαπανών χαμηλού κόστους, παρακαλώ επικοινωνήστε με τον Grant Morrow.

Ο Grant Morrow είναι κύριος σύμβουλος στην ERA Group πιστοποιημένος σύμβουλος της SpendVue.

Διαθέτει πάνω από 30 χρόνια πρακτικής εμπειρίας στη συνεργασία με μικρομεσαίες επιχειρήσεις, βοηθώντας τις να εντοπίζουν τους τομείς όπου πραγματοποιούν υπερβολικές δαπάνες και να αναπτύσσουν στρατηγικές για την καλύτερη διαχείριση του κόστους.