Toimimattomuuden todelliset kustannukset: kun ”myöhemmin” muuttuu huomaamatta ”ei koskaan”

Tehokkaat organisaatiot eivät viivyttele tehottomuuksien korjaamisessa ja prosessien parantamisessa, selittää Ronald Batenburg asiantuntijablogissaan.

‍

Tiedätkö sen tunteen, kun jokin asia tuntuu olevan ikuinen piikki lihassa? Se tärkeä asia, johon pitäisi puuttua, mutta jota ei millään pääse käsittelemään, koska aina tulee esiin jotain muuta, mikä on yhtä tärkeää tai jopa vielä tärkeämpää. Eli lykkäämistä. Kyse on prioriteettien asettamisesta. Tietenkin.

‍

Arjen kiireessä tärkeät asiat jäävät usein sivuun. Tiedät, että asioita on muutettava, jotta työskentelystä tulisi tehokkaampaa ja kustannuksia voitaisiin säästää, mutta aikaa ei ole tai asia ei tunnu kiireelliseltä. Tätä ilmiötä kutsutaan nimellä ”Cost of Inaction”, eli toimimattomuuden kustannukset.

‍

Toimimattomuuden kustannukset käsittävät kaikki piilevät kustannukset – sekä mitattavat että välittömästi mittaamattomat – jotka syntyvät, kun päätöksiä tai parannuksia lykätään. Nämä voivat olla konkreettisia kustannuksia, kuten menetettyjä säästöjä, mutta myös epäsuoria kustannuksia, kuten henkilöstön heikentynyttä työilmapiiriä tai menetettyjä mahdollisuuksia. Piilevän luonteensa vuoksi monet yritykset aliarvioivat näiden vaikutukset tai eivät yksinkertaisesti pidä niitä riittävän tärkeinä.

‍

Mutta mitä nämä kustannukset oikeastaan ovat? Ja miksi viivästyminen voi tulla yritystoiminnassa niin kalliiksi?

Miksi viivästyminen on niin kallista?

Esimerkiksi kustannusten optimoinnissa päätös olla tekemättä mitään on usein kallein vaihtoehto. Toimittajasopimukset uusitaan automaattisesti, hinnankorotukset kasaantuvat ja laskuja ei tarkasteta perusteellisesti. Tämä taloudellinen vahinko kasvaa huomaamatta yhä suuremmaksi. Kun toimenpiteisiin ryhdytään, mahdollisia säästöjä on jo menetetty joskus tuhansia tai jopa miljoonia euroja.

‍

Monet organisaatiot mainitsevat kolme yleistä syytä toimien lykkäämiselle:

• „Meillä on liian kiire.” Ymmärrettävää, mutta lykätyt säästöt ovat menetettyä voittoa.
• „Se ei ole suuri kustannuserä.” Pienet vuotokohdat 10–15 eri kustannuserässä voivat yhdessä aiheuttaa valtavia tappioita.
• „Emme halua vaarantaa suhteitamme toimittajiimme.” Usein toimittajaa ei tarvitse vaihtaa, vaan kyse on nimenomaan paremmista sopimusehdoista, avoimuudesta ja vastuullisuudesta.
• ‍

Lue myös: Ronald Batenburg Kulutusymmärrys: ”Se selviää vasta, kun sen tajuaa”

‍

Lykkäyksen konkreettiset seuraukset

Käytännön esimerkki havainnollistaa vaikutusta. Eräällä potentiaalisella asiakkaalla, jonka vuotuinen liikevaihto on 150 miljoonaa euroa ja jonka kanssa olen neuvotellut jo kuukausien ajan, on yhdessä kustannusluokassaan 7,5 miljoonan euron vuosittaiset menot. Tämän nimenomaisen luokan osalta keskimääräinen säästöpotentiaali on 12 prosenttia, mikä on osoitettu useiden viimeaikaisten tapausten perusteella. Tämä tarkoittaa vuosittain 900 000 euron kustannussäästöjä, jotka voidaan saavuttaa laadusta tinkimättä. Joka vuosi uudelleen. Ei ostamalla vähemmän, vaan tehokkaammilla hankintaprosesseilla ja paremmilla sopimusehdoilla.

‍

Tämä tilanne oli vallinnut jo kauan ennen kuin aloitin neuvottelut yrityksen kanssa. Jo yli kahden vuoden ajan ongelmaa oli lykätty eteenpäin, ja yrityksen sisällä käytiin keskustelua siitä, pitäisikö palkata ostaja vai turvautua ulkoiseen apuun. Tässä tapauksessa toimimattomuuden kustannukset olivat siis jo yli 2 miljoonaa euroa.

‍

Voittoa menetetään siis siksi, ettei asiaan ryhdytä tekemään mitään. Vaikka tämän asiakkaan voittomarginaali on vain 3,9 prosenttia. Päätös ryhtyä optimointiin nostaisi siis voittoa 15 prosenttia. Loppujen lopuksi tuloslaskelman kustannusten alentaminen hyödyttää suoraan voittoa, koska voitto on tulojen ja kustannusten erotus.

‍

Mitä voit tehdä estääksesi toimimattomuuden aiheuttamat kustannukset?

1. Analysoi kulusi: Tee analyysi viimeisten 12 kuukauden kuluista. Onko joitakin kululuokkia, joita ei ole tarkistettu vuosiin? Ne ovat ehdokkaita, joihin kannattaa puuttua ensimmäisenä.

2. Pyydä ulkopuolista näkemystä: Joskus sisäiset työntekijät ovat liian lähellä asiaa voidakseen havaita tehottomuuksia. Ulkopuolinen tarkastus voi tuoda esiin uusia näkökulmia.

3. Aloita pienestä, ajattele suuresti: Parannusten ei tarvitse aina olla mullistavia. Joskus pienet muutokset prosesseissa ja sopimuksissa johtavat merkittäviin parannuksiin.

4. Vaikuta ja viestitä: Määritä toimimattomuuden kustannukset, jotta saat organisaatiossa tukea hankkeelle. Kun kaikki ymmärtävät, mitä viivyttely maksaa, syntyy kiireellisyyttä.

5. Varmista vastuu ja omistajuus: Nimeä selkeät vastuuhenkilöt, jotka huolehtivat siitä, että säästö- ja parannussuunnitelmat todella toteutetaan.

‍

Tulevaisuus alkaa tänään

”Toimimattomuuden hinta” -oppitunnin viesti on selkeä: tehokkaat organisaatiot eivät viivyttele liian kauan tehottomuuksien korjaamisessa ja prosessien parantamisessa. Viivyttely on kannattavuuden ja kasvun salakavala vihollinen. Lopulta ”myöhemmin” muuttuu huomaamatta ”ei koskaan”. Hallitsemalla kustannuksia ennakoivasti ja säästämällä mahdollisuuksien mukaan luot tilaa innovaatioille, kasvulle ja tyytyväisille työntekijöille.

‍

Parempi aloittaa optimointi jo tänään kuin katua huomenna menetettyjä mahdollisuuksia. Minkä askeleen otat eteenpäin?

‍