이전 기사에서 우리는 IT 공급업체에 대한 건강하지 못한 의존 상태에 빠지는 경로와 그로 인해 발생하는 문제점뿐만 아니라, 그러한 의존을 피하는 방법도 알아보았습니다. 하지만 이미 그런 상황에 처해 있고 벗어나야 한다면 어떻게 해야 할까요? 3부작 시리즈의 마지막 편에서 그 해답을 찾아보실 수 있습니다.
1. 공급업체와의 계약 내용을 검토하십시오
계약서는 우리가 활동할 범위를 규정하는 핵심 문서입니다. 계약의 유효성과 협력 관계를 종료할 수 있는 조건을 확인하십시오. 특히 시스템, 서비스 및 문서의 인계 절차가 어떻게 규정되어 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 양측 모두에게 공정한 조건이 되도록 먼저 계약 변경에 합의하는 것이 더 유리한지 신중하게 고려하십시오. 공급업체는 귀사를 고객으로 유지하기 위해 양보할 준비가 되어 있을 것입니다.
기존 공급업체와 신규 공급업체 간의 업무 인계에 일정 기간이 소요된다는 점을 유의하시기 바랍니다. 인계 절차를 어떻게 진행할지, 어떤 단계가 필요하며 어느 정도의 기간 내에 완료해야 하는지에 대한 방안을 제시해 주십시오.
2. 공급업체를 변경하려는 이유를 명확히 설명하십시오
가장 중요한 점은 공급업체 변경 후에도 귀사의 업무가 차질 없이 계속되어야 한다는 것입니다. 공급업체를 변경하려는 이유와 이에 따른 위험 요소를 명확히 설명하십시오. 이 목록에 장점과 비용을 추가하면 결정 과정을 더욱 명확하게 할 수 있습니다.
공급업체가 귀사의 요구 사항을 충족하지 못한다면, 그 원인을 파악하십시오. 명확한 지침을 전달하지 못해서인가요? 아니면 요구 사항을 체계적이지 않게 변경하고 있지는 않은가요? 문제의 주된 원인이 귀사 측에 있다는 것을 알게 된다면, 공급업체를 바꾸는 것만으로는 문제가 해결되지 않을 것입니다. 그저 문제를 한 공급업체에서 다른 공급업체로 옮기는 것에 불과할 뿐입니다.
3. IT 자산에 대한 상세한 목록을 작성하십시오
이 목록에는 하드웨어, 네트워크 토폴로지, 소프트웨어 및 비즈니스 운영을 지원하는 모든 애플리케이션이 포함되어야 합니다. 무엇을 이전하는지 정확히 파악하고 있어야 합니다. 예를 들어, 귀사의 통제 범위를 벗어나 데이터를 내보낼 수 없는 부분이 있는지 확인해야 합니다.
인계 과정에서 구성 요소를 빠뜨린 뒤, 그에 대한 접근 권한이 없는 것보다 더 나쁜 일은 없습니다. 예를 들어,
4. 모든 접속 정보에 대한 숙지 여부를 확인하십시오
위험 관리 프로그램의 일환으로, 모든 기업은 시스템 접근 권한 데이터 등을 안전한 밀봉 봉투에 보관해야 합니다. 또한 이 정보가 정상적으로 작동하고 누락된 부분이 없는지 최소한 1년에 한 번은 확인하는 것이 좋습니다. 관리자나 협력사 직원이 퇴사한 후 특정 시스템에 아무도 접속할 수 없게 된 사례가 한두 번이 아니기 때문입니다.
5. 전환 업무를 총괄할 담당자를 지정한다
원활한 전환을 보장하기 위해, 전환 업무를 총괄할 담당자를 지정할 것을 권장합니다. 이 담당자나 팀 내 부하 직원들은 전환 계획을 수립하고 해당 계획이 준수되도록 해야 합니다. 이 담당자는 문제 해결과 오해 방지를 위한 유일한 창구 역할을 해야 하며, 누구도 이 담당자를 거치지 않고 직접 처리할 권한을 가져서는 안 됩니다.
6. 데이터를 백업하세요
모든 데이터에 대한 백업이 제대로 되어 있는지 직접 확인하고, 무엇보다도 문제가 발생했을 때 해당 데이터를 추출하여 사용할 수 있는지 확인하십시오. 데이터 구조를 알지 못해 사용할 수 없는 백업은 당연히 무용지물입니다.
7. 공급업체 전문가의 고용을 금지하는 조항을 주의하십시오
대부분의 공급업체는 계약서에 직원들이 고객사에 고용되는 것을 엄격히 금지하는 조항을 두고 있습니다. 과거에는 고객사가 자사 시스템의 개발이나 관리에 참여했던 직원을 스카우트하는 일이 흔했지만, 오늘날에는 이러한 관행이 대개 계약서에 매우 철저히 규정되어 있습니다. 게다가 비용 절감 효과는 대체 가능성을 저해하고 운영 위험을 증가시킴으로써 오히려 역효과를 낳는 경우가 많습니다.
8. 전환 기간 중 발생할 수 있는 생산 중단에 유의하십시오
2018년 2월, KFC 패스트푸드 체인은 닭고기 공급 부족으로 영국 내 900개 매장을 폐쇄해야 했습니다. 일주일 넘게 닭고기 배송이 불가능했던 것입니다. 이번 공급 차질은 2017년 11월 물류 파트너를 DHL로 변경한 데서 비롯되었습니다. KFC는 물류 비용으로 얼마나 절감했는지, 그리고 이번 공급 차질로 인해 얼마나 많은 손실을 입었는지 궁금합니다.
아무리 철저한 계획을 세웠더라도 문제가 발생할 수 있으므로, 이러한 가능성을 염두에 두고 롤백(이전 상태로 되돌리기)을 위한 비상 대책을 마련해 두어야 합니다.
IT 공급업체를 변경하는 것은 결코 간단한 일이 아니며, 언제 변경할지 신중하게 고려해야 합니다. 이 글을 통해 이러한 변경을 계획하고 실행하는 방법에 대한 기본적인 이해를 얻으셨기를 바랍니다.
