As práticas de viagens dos funcionários melhoraram, com uma redução de 150 000 dólares

A situação

O nosso cliente é uma entidade de grande visibilidade pública e possui escritórios em toda a Nova Zelândia. Para o desempenho das suas atividades, os funcionários eram obrigados a viajar com frequência, sendo que os nomes dos viajantes só eram conhecidos pouco antes da data da viagem. Além disso, havia compromissos de viagem regulares. As práticas de viagem que se tinham vindo a desenvolver levavam a que as reservas fossem efetuadas com bastante pouca antecedência em relação à data da viagem.

Isso resultou no pagamento de tarifas mais elevadas, e foi necessário alterar algumas disposições para que as pessoas pudessem chegar aos seus destinos. As práticas de deslocação foram monitorizadas, mas, devido à insuficiência das redes de apoio, os procedimentos e as políticas de deslocação não puderam ser devidamente implementados.

O alojamento também se tornou improvisado, com os viajantes a ficarem onde queriam, uma vez que os requisitos específicos não tinham sido devidamente comunicados aos fornecedores preferenciais indicados.

A solução

A análise da ERA confirmou os padrões de viagem da organização e destacou as várias áreas dos processos que estavam a causar os problemas. Uma série de reuniões com os principais viajantes e a direção resultou na documentação de requisitos de utilizador robustos.

Foi contactada uma seleção de fornecedores para que apresentassem as suas soluções, tendo sido escolhida a empresa de gestão de viagens (TMC) que melhor demonstrou a sua capacidade para satisfazer esses requisitos.

As políticas de viagens foram revistas em conjunto com a agência de viagens, e o sistema de reservas de viagens online foi adaptado para responder às necessidades. O resultado foi que foi possível garantir as reservas já conhecidas para os eventos, ficando os dados dos viajantes por confirmar posteriormente.

Os processos de aprovação de viagens foram reformulados para simplificar o procedimento e permitir tirar partido de alguns dos prazos de execução mais longos. Foi criada uma rede de fornecedores de alojamento, capaz de responder às necessidades específicas.

«O resultado foi uma redução das despesas superior a 150 000 dólares por ano, o que representou uma redução de 13%.»