V prvej časti tejto série sme sa zaoberali tým, ako sa môžeme stať nezdravo závislými od nášho dodávateľa a predovšetkým aké problémy to môže spôsobiť našej spoločnosti.
Dnes sa pozrieme na to, čo môžeme urobiť, aby sme sa vyhli takejto závislosti.
1. Zachovať vlastníctvo know-how týkajúceho sa procesov a systémov a plánov na ich rozvoj
Ak sa rozhodnete, že sa nechcete zaoberať IT a dáte svojmu dodávateľovi IT len všeobecné pokyny, ste na najlepšej ceste k závislosti. Možno vás prekvapí, že tento prístup často spôsobuje problémy samotnému dodávateľovi, pretože po čase sa požiadavky klienta začínajú prekrývať a zamotávať a splnenie nových požiadaviek sa pre dodávateľa stáva veľkým problémom.
Pre spoločnosť, ktorá chce zostať konkurencieschopná, je dôležité vnímať IT ako nástroj na podporu, zlepšovanie a meranie svojich procesov. Nie je ťažké zistiť, ako na to, pretože dnes máme k dispozícii dostatok metodík a štandardov, ktoré nám umožňujú udržiavať prehľad o procesoch a vykonávať efektívne plánovanie:
- Podniková architektúra – spôsob, ako opísať ciele organizácie; spôsoby, akými sa tieto ciele dosahujú prostredníctvom podnikových procesov; a ako môžu byť tieto procesy podporované technológiami. Viac informácií nájdete v článku „Nenechajte sa zablokovať“ zlej podnikovej architektúrou. Dva najznámejšie prístupy k podnikovej architektúre nájdete na webových stránkach organizácií The Open Group a Zachmann.
- Popis procesov – najznámejšie a najrozšírenejšie štandardy vytvára organizácia Open Management Group (www.omg.org). Popis procesov podľa špecifikácie BPMN (Business Process Model and Notation) umožňuje vedeniu spoločnosti ľahko porozumieť a zdokumentovať procesy, ktoré prebiehajú v ich spoločnosti.
- Užívateľská dokumentácia – nemusí to byť dokument, ktorý napíše dodávateľ a ktorý potom skončí v zásuvke, kde naň padá prach. Dobrým prístupom je natočiť videá, ktoré používateľom ukážu, ako aplikáciu používať v každodennej práci; tým sa zjednoduší produktová podpora a školenie nových používateľov. Videá majú často len niekoľko minút a opisujú všetko, čo potrebujete vedieť na efektívne používanie systému. Pozrite sa napríklad na návod na používanie Yammeru vo výskumnom projekte alebo na návod, ako objednávať tovar z internetového obchodu.
Všetky štandardy a metodiky sú doplnené komplexnou dokumentáciou a študijnými materiálmi, ktoré podrobne opisujú jednotlivé oblasti. Podľa mojich skúseností sa oplatí angažovať odborníka, ktorý vyberie tie časti metodiky, ktoré sú vhodné pre konkrétnu spoločnosť.
Ak spracujete svoje know-how v štandardizovanej forme, získate nielen nástroj na diskusiu o témach, ktoré vedú k zlepšeniu fungovania firmy, ale aj istotu, že nájdete spoločnú reč s drvivou väčšinou vašich súčasných aj potenciálnych dodávateľov.
Ak chcete niečo zmeniť vo svojich procesoch a toku informácií, začnite so zmenami v organizácii práce – buď na úrovni modelu, alebo prostredníctvom pilotného projektu – a otestujte, či táto zmena prinesie očakávané prínosy. Potom vypočítajte prínosy zmeny a náklady na jej implementáciu. Ak je všetko tak, ako má byť, začnite systémy upravovať; a ak nie, môžete akciu bez problémov zastaviť. Keď to zveríte úplne externému dodávateľovi, málokto má odvahu zastaviť projekt, do ktorého sme už investovali zdroje.
2. Údaje musia byť za každých okolností vaše
Údaje sú uložené u nášho dodávateľa; teraz sme sa s ním však pohádali a on nám oznámil, že údaje patria jemu... Bohužiaľ, táto situácia nie je až taká neobvyklá, ako by sa mohlo zdať. Nestáva sa to často u poskytovateľov cloudových služieb a hostingu, ako si ľudia často myslia, ale najčastejšie pri systémoch vyvinutých na mieru, kde sú údaje uložené v „čiernej skrinke“, ktorú má dodávateľ plne pod kontrolou.
Ide o tradičný spôsob, ako udržať zákazníka pod kontrolou dodávateľa. Tento problém sa vo všeobecnosti dá vyriešiť dvoma spôsobmi – buď priamou kontrolou údajov, alebo zabezpečením spoľahlivého spôsobu ich získania v použiteľnom formáte.
Napríklad služba na správu e-mailových kontaktov, ktoré získavame registráciou na webovej stránke nášho dodávateľa. Prvý prístup spočíva v tom, že zabezpečíme replikáciu údajov v našich vlastných systémoch; druhý prístup spočíva v tom, že pravidelne sťahujeme informácie uložené v systémoch dodávateľa a ukladáme si ich u seba „pre každý prípad“.
Dokonca aj v našom vlastnom systéme, kde je ukladanie údajov dôkladne zdokumentované, môže metodika exportu údajov do štandardnej tabuľky, databázy alebo formátu XML výrazne uľahčiť integráciu nového systému. Je dôležité stanoviť postupy pre extrakciu údajov, overenie funkčnosti exportu a dôkladnú dokumentáciu formátu, pretože kritický moment, keď potrebujeme údaje získať, je práve tým najhorším momentom na zistenie, že export nefunguje alebo že perfektne exportované údaje sú zakódované vo formáte, s ktorým nemôžeme pracovať.
Pri preberaní akejkoľvek novej funkcie alebo zmien v systémoch od dodávateľa je potrebné overiť splnenie uvedených požiadaviek.
3. Zachovať práva duševného vlastníctva k aplikáciám
Vlastníctvo aplikácií zahŕňa vlastníctvo zdrojového kódu alebo návrhu aplikácie. Ak nemáme kontrolu nad zdrojovým kódom, riskujeme, že keď budeme chcieť zmeniť dodávateľa, zistíme, že súčasný dodávateľ vlastní kľúčovú časť kódu a nebude ochotný ju poskytnúť bezplatne. Tomu sa môžeme vyhnúť jasným vymedzením vlastníctva v zmluve, v ktorej sa uvedie, že kód vyvinutý v dôsledku požadovaných zmien je výlučne naším majetkom, alebo že tieto zmeny sú vytvorené na základe licencie, ktorá nám umožňuje ich bezplatné používanie a distribúciu.
Aj keby sme si vlastníctvo zabezpečili zmluvne, neznamená to, že dodávateľ, s ktorým sa chystáme zmluvu vypovedať, nám poskytne prístup k zdrojovému kódu. Z tohto dôvodu je veľmi vhodné, aby systém správy zdrojového kódu, wiki a ďalšie dokumenty boli uložené u tretej strany a aby bol partner povinný ukladať údaje na konkrétnom mieste a v konkrétnom čase, aby sme mali prístup k aktuálnym verziám.
4. Integrácia systému namiesto rozširovania funkcionality
Rozhrania API webových služieb (rozhrania pre programovanie aplikácií) sú dnes bežnou súčasťou mnohých komerčných aj open source aplikácií. To znamená, že všetky funkcie a možnosti, ktoré sú k dispozícii používateľom aplikácií, sú dostupné aj na prepojenie medzi rôznymi systémami a aplikáciami.
Vďaka použitiu protokolov a štandardov na definovanie tohto rozhrania predstavujú tieto služby jednotný komunikačný prostriedok a platformu; aplikácia napísaná v jednom jazyku alebo pre jeden operačný systém je prístupná systémom napísaným úplne odlišným spôsobom. Dáta sa prenášajú v bežnom formáte, ako je napríklad XML alebo JSON, pričom kódové základne oboch systémov zostávajú úplne nezávislé.
V dnešnej dobe si každý používateľ vie predstaviť, ako vyzerá integrácia systémov. Veď všetci používame služby webových aplikácií, ktoré sú navzájom integrované – napríklad Google Calendar s Google Contacts a Gmailom. Ak sa rozhodneme začať používať iný kalendár namiesto toho existujúceho, stačí ho len prepojiť s existujúcimi údajmi. Takýto spôsob zmeny systémov nie je možný, ak máme vlastný systém, ktorý sme pôvodne zakúpili len na účtovníctvo a postupne sme nechali dodávateľa vyvinúť modul CRM, servisný modul atď.
Tá istá logika platí aj pre integráciu so systémami poskytovanými ako služba poskytovateľmi cloudových služieb (SaaS – Software as a Service). Využitie webových služieb oddeľuje jednotlivé aplikácie od seba, čím sa celý systém stáva flexibilnejším a prehľadnejším. Naopak, pevné prepojenia medzi rôznymi modulmi uľahčujú dodávateľovi zvyšovať našu závislosť od neho, zvyšujú zložitosť kódu a flexibilita systému sa tak obmedzuje na najmenej flexibilnú časť.
5. Snažte sa čo najviac obmedziť zásahy do štandardného systému
Snažte sa implementovať požadovaný systém s čo najmenšími úpravami štandardnej implementácie. Zvyčajne nie ste prvým zákazníkom daného dodávateľa. Pri implementácii sa snažte čo najviac využiť skúsenosti dodávateľa s inými klientmi. Pravdepodobne budete prekvapení, o koľko efektívnejšie sa dajú niektoré procesy realizovať, alebo že určité údaje, ktoré sme predtým prehliadali, sa stanú našou konkurenčnou výhodou.
Ak budeme musieť vykonať zásadné zmeny vo funkčnosti aplikácie, môže to v budúcnosti výrazne skomplikovať prechod na nové verzie a každý takýto prechod bude z hľadiska vývoja a nasadenia náročný.
6. Využívajte viacerých dodávateľov
Snažte sa riadiť celý proces návrhu, vývoja, nasadenia a prevádzky systému sami a nenechávajte to na dodávateľa. Je vhodné oddeliť napríklad obchodných analytikov od vývojárov. Je vhodné nechať systém otestovať testermi, ktorí nie sú súčasťou vývojového tímu. Budú pracovať efektívnejšie a pravdepodobnosť, že získate bezchybný produkt, je oveľa vyššia. Ak je za prevádzku zodpovedná iná strana (napr. poskytovateľ cloudových služieb), uistite sa, že bude tlačiť na vývojárov, aby dodali produkt, ktorý minimalizuje problémy s prevádzkou systému.
7. V zmluve uveďte podmienky jej vypovedania vrátane sankcií pre dodávateľa
Ako je v zmluve upravené ukončenie spolupráce? Trojmesačná výpovedná lehota, po uplynutí ktorej prestanete platiť a dodávateľ prestane poskytovať podporu? To je absolútne nedostatočné.
Je potrebné presne určiť, akú dokumentáciu a v akej kvalite vám musí dodávateľ poskytnúť – alebo priamo novému dodávateľovi – počas výpovednej lehoty. Ak ste si zabezpečili práva duševného vlastníctva k dizajnu, zdrojovému kódu a ďalším častiam dokumentácie uvedenej v bode 3, o to lepšie. Pri uzatváraní zmluvy s dodávateľom je dobré overiť si u spoločností, ktoré sa umiestnili na 2. a 3. mieste, čo budú potrebovať, ak majú prevziať vývoj a údržbu od víťaza.
8. Informovať dodávateľov o budúcich plánoch rozvoja
Budujte dlhodobé partnerstvo so svojimi dodávateľmi. Ak s nimi budete pravidelne diskutovať o svojich rozvojových plánoch a strategických otázkach – a nielen o aktuálnych zmenách vo funkcionalite –, dodávateľ môže prísť s návrhmi, ktoré vytvoria systémovú architektúru, ktorá bude stabilná, efektívna a nákladovo efektívna nielen pre vaše súčasné požiadavky, ale aj pre budúce potreby. Na spresnenie vašich požiadaviek môžete využiť napríklad metódu MuSCoW, ktorá rozdeľuje požiadavky do nasledujúcich kategórií:
- Musí byť – musí byť
- Mal by – mal by
- Mohlo by byť – bolo by fajn mať
- Tentoraz to nebude – v súčasnosti to nie je potrebné
9. Získajte nápady a názory od ostatných zúčastnených strán
Nezostávajte na jednom mieste; sledujte trendy; hľadajte najlepšie prístupy a postupy; a majte prehľad o všetkom. Najmite si firmu, aby ste získali tretí názor – vyhodnotí vaše rozhodnutia z technického aj strategického hľadiska. Nemusí to byť drahé. A takáto konzultácia sa oplatí, pretože vám pomôže vyhnúť sa chybám. Z vlastnej skúsenosti poznám prípad, keď dodávateľ prinútil zákazníka investovať niekoľko miliónov korún do riešenia problému, ktorý sám spôsobil, a konzultant zistil, že táto investícia problém vôbec nevyrieši, pretože príčina ležala inde.
Konzultant vám môže pomôcť s formulovaním stratégie, vytváraním dopytu, vyhodnocovaním možností a pohľadom na veci z neočakávaného uhla. Môže vám tiež pomôcť pri audite dodávateľov a zabezpečiť pre vás čo najlepší výsledok. Konzultant by mal mať vždy na pamäti, že chcete byť nezávislí od konkrétneho dodávateľa a že si uvedomujete hodnotu svojho know-how ako konkurenčnej výhody.
Správny výber dodávateľov je otázkou riadenia rizík
Verím, že po prečítaní tohto článku máte jasnejšiu predstavu o tom, ako premeniť svojich dodávateľov na partnerov vo vašom úspechu a nestáť sa ich vazalom. Predchádzanie nepríjemným situáciám spočíva v dôslednom riadení rizík a vo výbere riešení, ktoré vyvažujú súčasné požiadavky s budúcou flexibilitou. Dodržiavaním uvedených zásad zabezpečíte správny výber dodávateľov a nových systémov.
