Z predchádzajúcich článkov vieme nielen to, ako sa dostať do nezdravej závislosti od dodávateľov IT a aké problémy nám to spôsobuje, ale aj to, ako sa takejto závislosti vyhnúť. Čo však robiť, ak sa už v tejto situácii nachádzate a potrebujete sa z nej dostať? To sa dozviete v záverečnej časti tejto trojdielnej série.
1. Preverte si zmluvu s dodávateľom
Zmluva je základný dokument, ktorý stanovuje rámec, v ktorom budeme pôsobiť. Skontrolujte platnosť zmluvy a podmienky, za ktorých môžete spoluprácu ukončiť. Je obzvlášť dôležité skontrolovať, ako sú definované postupy odovzdania systému, služieb a dokumentácie. Zvážte starostlivo, či by nebolo výhodnejšie najprv sa dohodnúť na zmene zmluvy, aby boli podmienky spravodlivé pre obe strany. Dodávateľ bude pripravený urobiť ústupky, aby si vás udržal ako zákazníka.
Majte na pamäti, že na prechod medzi starým a novým dodávateľom je potrebný určitý čas. Navrhnite postup, ako bude prechod zorganizovaný, aké kroky je potrebné podniknúť a v akom časovom horizonte.
2. Vysvetlite, prečo chcete zmeniť dodávateľa
Najdôležitejšie je, aby vaša firma po zmene dodávateľa naďalej fungovala. Jasne opíšte, prečo chcete zmeniť dodávateľa a aké riziká táto zmena so sebou prináša. Ak do zoznamu bodov zahrniete aj prínosy a náklady, vaše rozhodnutie bude jasnejšie.
Ak dodávateľ nespĺňa vaše požiadavky, zistite prečo. Je to preto, že nedokážete poskytnúť jasné pokyny? Meníte svoje požiadavky nesystematicky? Ak zistíte, že za problémy môže vo veľkej miere vaša organizácia, zmena dodávateľa problém nevyrieši. Problém len presuniete z jedného dodávateľa na druhého.
3. Vytvorte podrobný zoznam IT majetku
Zoznam musí obsahovať hardvér, topológiu siete, softvér a všetky aplikácie, ktoré podporujú vaše podnikanie. Musíte mať istotu, že presne viete, čo prenášate. Existujú napríklad časti, ktoré nemáte pod kontrolou a z ktorých nemôžete exportovať svoje údaje?
Nie je nič horšie, ako zabudnúť na nejakú súčasť pri odovzdávaní a potom k nej nemať prístupové práva; napríklad.
4. Overte si, či poznáte všetky prístupové údaje
V rámci programu riadenia rizík by každá spoločnosť mala uchovávať všetky prístupové údaje k svojim systémom a ďalšie informácie napríklad v bezpečnej, zapečatenej obálke. Je vhodné aspoň raz ročne skontrolovať, či sú tieto informácie funkčné a úplné. Už sa viacnásobne stalo, že po odchode správcu alebo zamestnanca dodávateľa nemal nikto prístup k určitému systému.
5. Vymenujte osobu zodpovednú za prechod
Aby bol prechod plynulý, odporúčam vymenovať konkrétnu osobu, ktorá bude za prechod zodpovedná. Táto osoba alebo jej podriadení v tíme musia byť schopní prechod naplánovať a zabezpečiť, aby sa plán prechodu dodržiaval. Táto osoba bude jediným kontaktným bodom pre riešenie problémov a predchádzanie nedorozumeniam a nikto by nemal mať právo ju obísť.
6. Zálohujte si svoje dáta
Skontrolujte, či máte zálohy všetkých svojich údajov, a – čo je najdôležitejšie – či ste schopní tieto údaje v prípade problémov obnoviť a využiť. Záloha, pri ktorej nepoznáte štruktúru údajov a nemôžete ju využiť, je samozrejme k ničomu.
7. Dávajte si pozor na to, aby ste nezakázali zamestnávanie odborníkov dodávateľa
Väčšina dodávateľov má vo svojich zmluvách prísny zákaz, aby ich zamestnanci prešli k zákazníkovi. Kým v minulosti bolo bežné, že zákazníci preberali zamestnancov, ktorí sa podieľali na vývoji alebo správe ich systémov, dnes sú tieto praktiky zvyčajne veľmi dôkladne upravené v zmluvách. Navyše, úspory nákladov sa často obrátia proti nim, keďže znižujú nahraditeľnosť a vedú k zvýšeným prevádzkovým rizikám.
8. Dávajte pozor na možné výpadky výroby počas prechodného obdobia
V februári 2018 musel reťazec rýchleho občerstvenia KFC zatvoriť 900 reštaurácií v Spojenom kráľovstve, pretože nemal k dispozícii kuracie mäso. Viac ako týždeň nebolo možné dodávať kuracie mäso. Tento výpadok spôsobil prechod k logistickému partnerovi DHL v novembri 2017. Koľko ušetrili na logistike a koľko ich tento výpadok stál?
Aj pri najlepšom plánovaní môžu nastať problémy; je preto potrebné túto možnosť zohľadniť a pripraviť núdzové plány na vrátenie do predchádzajúceho stavu.
Zmena dodávateľa IT služieb nie je jednoduchá záležitosť a je potrebné dôkladne zvážiť, kedy k nej pristúpiť. Dúfam, že vám tento článok poskytol základný prehľad o tom, ako takúto zmenu naplánovať a zrealizovať.
