Från tidigare artiklar vet vi inte bara hur man hamnar i ett ohälsosamt beroende av IT-leverantörer och vilka problem detta medför, utan också hur man undviker ett sådant beroende. Men vad ska man göra om man redan befinner sig i denna situation och behöver ta sig ur den? Det får du reda på i den sista delen av denna serie i tre delar.
1. Gå igenom ditt avtal med leverantören
Avtalet är ett grundläggande dokument som fastställer de ramar inom vilka vi ska verka. Kontrollera avtalets giltighet och villkoren för att säga upp samarbetet. Det är särskilt viktigt att kontrollera hur rutinerna för överlämning av systemet, tjänsterna och dokumentationen är definierade. Överväg noga om det skulle vara mer fördelaktigt att först komma överens om en ändring av avtalet, så att villkoren blir rättvisa för båda parter. Leverantören kommer att vara beredd att göra eftergifter för att behålla dig som kund.
Tänk på att det krävs en viss tid för överlämningen mellan den gamla och den nya leverantören. Föreslå ett förfarande för hur överlämningen ska genomföras, vilka åtgärder som behöver vidtas och inom vilken tidsram.
2. Förklara varför du vill byta leverantör
Det viktigaste är att din verksamhet måste kunna fortsätta fungera även efter leverantörsbytet. Beskriv tydligt varför du vill byta leverantör och vilka risker detta medför. Genom att lägga till fördelar och kostnader i listan blir ditt beslut tydligare.
Om leverantören inte uppfyller era krav, ta reda på varför. Beror det på att ni inte kan ge tydliga instruktioner? Ändrar ni era krav på ett osystematiskt sätt? Om ni kommer fram till att det i stor utsträckning är er organisation som bär ansvaret för problemen, kommer ett byte av leverantör inte att lösa problemet. Ni kommer bara att flytta över problemet från en leverantör till en annan.
3. Skapa en detaljerad förteckning över IT-tillgångarna
Listan måste omfatta hårdvara, nätverkstopologi, programvara och alla applikationer som stöder er verksamhet. Ni måste vara säkra på att ni vet exakt vad ni överför. Finns det till exempel delar som ni inte har kontroll över och där ni inte kan exportera era data?
Det finns inget värre än att glömma bort en komponent vid överlämningen och sedan inte ha behörighet till den; till exempel.
4. Kontrollera att du har alla åtkomstuppgifter
Som en del av sitt riskhanteringsprogram bör varje företag spara all åtkomstinformation till sina system och liknande i ett säkert, förseglat kuvert, till exempel. Det är en god idé att minst en gång om året kontrollera att denna information är giltig och fullständig. Det har hänt mer än en gång att ingen har kunnat få tillgång till ett visst system efter att en administratör eller en leverantörsanställd har slutat.
5. Utse en person som ansvarar för övergången
För att säkerställa en smidig övergång rekommenderar jag att man utser en specifik person som ansvarig för övergången. Antingen denna person eller dennes underordnade i teamet måste kunna planera övergången och se till att övergångsplanen följs. Denna person ska fungera som enda kontaktpunkt för problemlösning och för att förebygga missförstånd, och ingen ska ha rätt att gå förbi denne.
6. Säkerhetskopiera dina data
Kontrollera fysiskt att du har säkerhetskopior av alla dina data och – framför allt – att du kan hämta och använda dem om problem skulle uppstå. En säkerhetskopia där du inte känner till datastrukturen och inte kan använda den är förstås värdelös.
7. Se upp med att förbjuda anlitande av leverantörens specialister
De flesta leverantörer har i sina avtal ett strikt förbud mot att deras anställda anställs av kunden. Medan det tidigare var vanligt att kunder värvade personal som varit delaktig i utvecklingen eller driften av deras system, regleras sådana metoder numera oftast mycket noggrant i avtalen. Dessutom kan Besparingar få motsatt effekt genom att de minskar utbytbarheten och leder till ökade operativa risker.
8. Var uppmärksam på eventuella produktionsavbrott under övergångsperioden
I februari 2018 tvingades snabbmatskedjan KFC stänga 900 restauranger i Storbritannien eftersom de saknade kyckling. Under mer än en vecka gick det inte att leverera kyckling. Bristen orsakades av att man i november 2017 bytte logistikpartner till DHL. Hur mycket sparade de på logistikkostnaderna och hur mycket kostade denna brist dem?
Även med den bästa planeringen kan problem uppstå, och det är nödvändigt att ta hänsyn till denna möjlighet och utarbeta beredskapsplaner för återställning (återgång till tidigare tillstånd).
Att byta IT-leverantör är ingen enkel sak, och man måste noga överväga Om oss att göra det. Jag hoppas att den här artikeln har gett dig en grundläggande uppfattning om hur man planerar och genomför en sådan förändring.
