İş Giderlerini Azaltmak İçin 4 İpucu

İş Giderlerini Azaltmak İçin 4 İpucu

İş giderlerinin verimli bir şekilde izlenmesi, optimizasyonu ve yönetimi, özellikle de çeşitli nedenlerle zamanında ve titiz bir gider yönetimi için gereken zaman ve kaynakları ayıramayan şirketler için hayati önem taşır.

Özellikle şu kategorilere giren veya şu anda gelişim sürecinde bu senaryolardan birine ya da birkaçına uyan bir aşamadan geçen şirketlerden bahsediyorum:

• Girişim şirketleri
• Kısa sürede hızla büyüyen şirketler
• Yüksek operasyonel kapasiteye sahip şirketler
• Aile işletmeleri
• Ayrı bir Satın Alma Departmanı bulunmayan şirketler
• “Ana” ve kritik bir projeye yoğun bir şekilde odaklanan şirketler
• Önemli değişim yönetimi sorunları yaşayan şirketler
• Önemli sipariş/gelir sorunlarının çözümüne odaklanan şirketler

Ne yazık ki, bu son nokta kulağa çok tanıdık geliyor ve günümüzde son derece güncel.

Bu şirketlerin atabileceği en doğru adım, sabit, genel ve dolaylı giderlerin optimizasyonu konusunda kapsamlı deneyime sahip bir danışmanlık firmasıyla çalışmak olacaktır; ancak bu her zaman mümkün olmayabilir.

Acaba bu şirketlerin önünde sadece bir uçurum mu var? Kesinlikle hayır.

Şimdi bazı yararlı önerilere bir göz atalım.

1. HER KURUMSAL DÜZEYDE GİDERLERİ TAKİP EDİN VE KATALOĞA ALIN

LinkedIn’de beni en yakından takip edenlerden bazıları, birçok kişi tarafından modern işletme yönetiminin kurucusu olarak görülen Peter Drucker’a duyduğum hayranlığı bilirler. Onun ünlü sözlerinden birini alıntılamak gerekirse: “Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz.” Önermek istediğim ilk nokta, doğrudan bu sözden kaynaklanıyor.

Ancak, şirket giderlerini titizlikle takip etmenizi önermekten öteye geçmek istiyorum. Asıl önerim, bu faaliyetin yalnızca Finans ve/veya İdari İşler Departmanı, Bölge Müdürü veya Bölge Yöneticisi düzeyinde kalmaması gerektiğidir.

Takım yöneticileri, çalışanlarına yatırım yapmak için yeterli zaman ve çaba ayırmalı ve her bir ekip üyesine kendi sorumluluk alanları dahilinde şirket giderlerini nasıl takip edeceklerini öğretmelidir. Bunlar arasında kalite departmanı, seyahat ve iş seyahati departmanı, genel hizmetler veya BT ile ilgili giderler yer alabilir.

Bölüm müdürü, ekibe bunun neden önemli olduğunu, giderlerin nasıl sınıflandırılacağını ve hangilerinin azaltılabileceğini veya ortadan kaldırılabileceğini nasıl belirleyeceklerini açıklamalıdır.

Çalışanlarınızın bu sürece ne kadar aktif bir şekilde dahil olacaklarına şaşıracaksınız; maliyetleri daha da optimize etmek için kendi fikirlerini ortaya koyacaklar.

Böylece bölüm müdürü nihayet bir maliyet alanını kontrol altına almış olacak ve en hak eden çalışanları ödüllendirmek için bir neden daha kazanmış olacak.

Dolayısıyla bu basit adım, kuruluşa birbiriyle bağlantılı sayısız fayda sağlıyor:

• Giderlerin kontrolü ve optimizasyonu;
• Atıkların azaltılması;
• Personelin yetki verilmesi;
• Bir ödül programını hayata geçirmek için sağlam bir temel.

2. DOSTUMUZ OLAN TEKNOLOJİDEN YARARLANIN

En modern şekilde organize olmuş şirketler, belirli modüller veya tamamen bu amaca yönelik özellikler sayesinde tüm tedarik sürecinin takip edilmesini sağlayan ERP ve/veya diğer sistemleri kullanmaktadır.

Bununla birlikte, bazı şirketler, ister kendi tercihleriyle ister çeşitli nedenlerle olsun, bu özel ve gelişmiş sistemleri kullanmamaktadır.

Bunun tam tersi uçta ise eski dost Excel tablosu ya da onunla uyumlu bir alternatif yer alıyor.

Bu iki uç nokta arasında, hem ücretsiz hem de freemium (yani temel işlevler için ücretsiz, ancak daha ileri düzey seçenekleri kullanmak istediğinizde – hatta daha sonraki bir aşamada bile – ücretli olan) çok çeşitli araçlar bulunmaktadır.

Önerim, bu uygulamalardan bir veya birkaçını denemeniz ve önceki maddede belirtildiği gibi, kurumun tüm kademelerinin bunları kullandığından emin olmanızdır. Bu durumda, farklı departmanların aynı aracı kullanabilmesi için hangi aracın kullanılacağı konusunda mutabık kalmak önemlidir. Bu, ekip çalışmasını kolaylaştıracak ve idari departman tarafından yürütülecek olan farklı departmanlar arası veri karşılaştırmalarını da kolaylaştıracaktır.

"Ücretsiz gider yönetimi yazılımı", "Ücretsiz maliyet yönetimi şablonları" gibi anahtar kelimelerle Google'da arama yaparak bu tür paketlere kolayca ulaşabilirsiniz.

3. KATALOGU YUKARIDAN AŞAĞIYA DOĞRU

Üçüncü öneri, giderleri sadece türlerine göre (örneğin, “Seyahat Giderleri”, “Malzeme Sevkiyatları” vb.) sınıflandırmakla kalmayıp, her şeyden önce bunları şu şekilde bölerek ilk makro düzeydeki gruplandırmayı oluşturmaktır:

• Sabit veya Değişken Giderler
• Ürünle İlgili Giderler (üretim maliyetleri) veya Genel/İdari Giderler

Bu nedenle, sabit giderleri en aza indirip değişken giderleri artırmak (ya da sabit giderleri değişken giderlere dönüştürmek) için en uygun stratejiyi uygulamak ve benzer şekilde, bir mal veya hizmetin üretimi ile doğrudan ilgili olmayan genel ve idari giderleri mümkün olduğunca azaltmak büyük önem taşıyacaktır.

Bu değişikliği gerçekleştirmek için her durumda geçerli olan kesin bir kural yoktur; tıpkı bu önerinin genel bir kılavuz olarak değerlendirilmesi gerektiği gibi.

Aslında, belirli bir şirket için değişken maliyetlerin mi yoksa sabit maliyetlerin mi daha iyi olacağını (ve ne kadar daha iyi olacağını) önceden belirlemek mümkün değildir; ancak değişken maliyetleri sabit maliyetlere tercih etme genel yaklaşımı, genellikle daha istikrarlı bir brüt faaliyet kâr marjı elde etmeyi amaçlayan şirketlerin yönetiminde temel alınır; yani, üretimdeki değişikliklerin yol açtığı dalgalanmaların daha az olduğu bir yapı.

4. HER ÜRÜN VEYA HİZMETİ "ÜRETMEK Mİ, SATIN ALMAK MI?" BAĞLAMINDA DEĞERLENDİRİN

Stratejik bir öneme sahip olacak bu seçim, şirketin sunduğu (ya da değer zincirinin bir parçası olarak kullandığı) her bir ürün veya hizmet için, bunların şirket içinde üretilmesinin mi yoksa tamamen ya da kısmen dışarıdan satın alınmasının mı daha uygun olduğuna dair bir karara yol açacaktır.

Değerlendirmenin temelini oluşturan faktörler, sadece ilgili her şirket için değil, aynı şirket içindeki her ürün ve hizmet için de farklılık gösterecektir.

Bu bağlamda, neyin en doğru olduğunu belirtmek niyetinde değilim (bunu burada yapmak mümkün değil!), ancak değerlendirmenin bir kısmının nicel olarak yapılacağını hatırlatmak istiyorum. Başka bir deyişle, şirket içi üretim için hangi yatırımların gerekli olacağını ve dış kaynak kullanımı gerektiren işlerin satın alınması için hangi maliyetlerin ortaya çıkacağını anlamak ve hesaplamak gerekecektir.

Bu stratejik düzeydeki kararın maliyet optimizasyonuyla ayrılmaz bir şekilde bağlantılı olmasının nedeni şu şekilde özetlenebilir:

• Kurumsal maliyetlerin optimize edilmesi, ek mali kaynaklar yaratacak ve bu kaynaklar daha sonra “üretim” için gerekli yatırımlara aktarılabilecektir.
• Sabit, genel ve dolaylı kurumsal maliyetlerin optimize edilmesi, tedarikçi seçimi konusunda en uygun çözümü sağlayacak ve bir ürün veya hizmetin dış kaynak kullanımını daha maliyet etkin hale getirecektir; böylece şirket, temel faaliyetlerine odaklanabilecektir.

Dolayısıyla, “kendin yap” ya da “satın al” kararı, yalnızca markaya ya da gerçek ya da algılanan kaliteye bağlı olmayacak; aynı zamanda sadece üretim maliyetiyle de sınırlı kalmayacaktır. Aksine, bu karar, nicel olarak ulaşılabilir bir hedef olarak değerlendirilmeli ve şirketin maliyetlerini optimize etme ve piyasada mevcut en iyi kalite-maliyet oranını sunan tedarikçileri seçme becerisine de bağlı olmalıdır.