Ülke genelinde gıda maliyetleri artmaya devam ederken, kurumlar öğrencilere sunulan yemeklerin kalitesinden ödün vermeden bütçe kontrolü için etkili bir araç olarak tedarik stratejilerine giderek daha fazla yöneliyor.
ERA Group , uzun ERA Group okullar ve yaşlı bakım merkezleriyle yoğun bir şekilde çalışmaktadır. Bu kurumlarda uygulanan daha akıllı tedarik yöntemleri, operasyonel verimliliği artırırken önemli tasarruflar sağlamıştır; bu tasarruflar genellikle altı haneli rakamlara ulaşmaktadır.
Gıda israfı ve menü planlaması genellikle gündeme gelir; ancak asıl farkı yaratan tedarik sürecidir. Mesele, masraftan kaçınmak değil; daha akıllı satın alımlar yapmak, daha iyi pazarlıklar yapmak ve verilere dayalı kararlar almaktır.
İki Model; Ortak Zorluklar
Kuruluşlar genellikle iki yemek hizmeti modelinden birini benimser: dış kaynaklı yemek hizmeti (yemeklerin sağlanması için dışarıdan bir tedarikçiyle anlaşma yapılması) veya kurum içi yemek hizmeti (kuruluşun kendi mutfak personelini istihdam etmesi).
Dış kaynak kullanımı genellikle daha basit ve zahmetsiz bir seçenek olarak görülür; ancak yine de bu durumun sürekli ve düzenli bir denetim gerektirdiğini belirtmek isterim.
Yemek hizmeti sağlayıcısı olsa bile, performansını yakından takip etmek büyük önem taşır. 7 yıldır birlikte çalıştığımız bir yatılı okulda, yemek sayıları, mevcut stoklar ve israf gibi ayrıntılı raporları düzenli olarak inceliyor ve bu verileri, performans eğilimlerini takip eden ve sorunları erken aşamada tespit eden gösterge tablolarına ve raporlara aktarıyoruz.
Şirket içi catering hizmetleri ise daha fazla kontrol imkanı sunar, ancak özellikle çok sayıda tedarikçiyle çalışıldığında işler çok daha karmaşık hale gelebilir.
Örneğin, 26'dan fazla farklı yemek tedarikçisiyle çalışan bir okula destek veriyoruz. Tedarikçi sayısını 20'ye indirmeyi başardık, ancak bu rakam hâlâ oldukça yüksek. Buna karşılık, bir yaşlı bakım merkeziyle çalışıyoruz ve buradaki tedarikçi sayısını sadece sekiz ya da dokuz ana tedarikçiye indirgemeyi başardık.
Sonuç Getiren Altı Satın Alma Stratejisi
Bütçeler daralırken ve fiyatlar yükselirken; ERA Group , kuruluşları gıda harcamalarından en yüksek verimi elde etmek için çeşitli pratik stratejiler benimsemeye teşvik ERA Group :
- Tedarikçileri Birleştirme: Farklı kategorilerde birden fazla tedarikçiyle çalışmak, genellikle toplu alım indirimlerinden yararlanamama ve teslimat ücretlerinin artmasına neden olur. Kuruluşların, daha iyi fiyatlar elde etmek ve idari masrafları azaltmak amacıyla mevcut tedarikçilerini gözden geçirmeleri ve tedarikçileri birleştirmeyi düşünmeleri tavsiye edilir. Çoğu zaman kuruluşlar, satın alma güçlerini tam olarak kullanmamaktadır.
- Uzun Vadeli Fiyat Anlaşmaları Yapın: Sabit fiyat dönemleri içeren 6–12 aylık sözleşmeler yapmak, fiyat istikrarı sağlayabilir ve tahminlerin doğruluğunu artırabilir. Anlaşmalarda fiyat, fiyat koruması, teslimat, kalite beklentileri ve ikame ürünleri ile ilgili politikalar gibi temel hususlar açıkça belirtilmelidir.
Tedarikçilerin Performansını İzleme:
ERA Group , tedarikçi performansını fiyatlandırma, teslimat doğruluğu ve hizmet kalitesi açısından değerlendirmek üzere basit performans gösterge tabloları, raporlar veya üç aylık değerlendirmeler uygulanmasını ERA Group . Sürekli değer yaratılmasını sağlamak için uzun vadeli ilişkiler düzenli olarak yeniden değerlendirilmelidir.
Karşılaştırmalı değerlendirme yöntemini kullanarak pek çok başarı elde ettim. Benim gibi bir üçüncü tarafın yardımı olmadan rakiplerle karşılaştırma yapmak zor olsa da, performansın daha kapsamlı bir ölçümünü sunabileceğimiz anlamlı iç karşılaştırmalar bulduk.
Envanter ve Sipariş Uygulamalarını İyileştirin:
Karşılaştığımız en büyük zorluklardan biri, SOH seviyelerinin izlenmesidir. Dışarıdan hizmet alınan catering firmaları, düzenli aralıklarla SOH raporu ve durum bilgisi sunmalıdır. Kurum içi operasyonlarda ise durum biraz daha zordur ve genellikle kuruluşların bu konuda yeterli kaynağı bulunmamaktadır. SOH seviyeleri, özellikle yatak-gün maliyetlerini veya öğün başına maliyetleri takip ediyorsanız, önemli bir fark yaratmaktadır.
Personeli maliyet bilinci konusunda eğitin:
Satın alma stratejilerinin etkinliği, bunları uygulayan kişilerin yetkinliğine bağlıdır. Kuruluşlar, sipariş ve mal kabul işlemlerinden sorumlu personelin eğitimine yatırım yapmalı; fiyat farklılıkları ve tedarikçilerin kurallara uyumu konusunda dikkatli olmalarını teşvik etmelidir.
Toplu Alışveriş
Toplu satın alma programları, eğitim ve kar amacı gütmeyen sektörlerde büyük ölçüde atıl kalan bir fırsattır. Çoğumuz bunların varlığından haberdar olsak da, günlük satın alma planlamalarında genellikle göz ardı edilmektedir; oysa bunlar etkili bir araç olabilir.
Temel fikir oldukça basit: Diğer kuruluşlarla, örneğin okullarla talebi birleştirerek, kuruluşlar genellikle çok daha büyük kuruluşlara ayrılan fiyatlandırma ve koşullardan yararlanabilirler. Bu tür toplu anlaşmalar, birim maliyetleri önemli ölçüde düşürebilir, ihale sürecini kolaylaştırabilir ve tedarikçi bulma ve yönetme konusundaki idari yükü azaltabilir. Maliyet tasarrufunun ötesinde, bu anlaşmalar ürün kalitesi ve hizmet sunumundaki tutarlılığı da artırarak, daha küçük kurumlara rekabet koşullarını eşitlemek için etkili bir yol sunar.
Toplu satın alma programlarının tek dezavantajı, kuruluşların kontrolün bir kısmını gruba devretmek zorunda kalmasıdır; ayrıca, herkesin doğru şeyi yapmasını sağlamak kedileri bir araya toplamak kadar zor olabilir; bu, ancak topluluk verdiği sözü yerine getirebildiği takdirde işe yarar.
Gerçek Hayattaki Etkisi
Bu pratik değişikliklerin etkisi kısa sürede hissedilebilir.
“Bir okulda; bu satın alma ilkelerinin uygulanması, yıllık on binlerce dolarlık tasarruf sağladı—üstelik bu, uzun vadeli tedarikçilerden bile hizmet ve kalitenin aynı anda iyileştirilmesini sağladı.”
Daha Akıllı Sistemlere Olan İhtiyacın Artması
Ekonomik baskılar sürerken; akıllı tedarik, sadece maliyet tasarrufu sağlayan bir önlem olarak değil, aynı zamanda sürdürülebilir gıda hizmetinin de hayati bir bileşeni olarak öne çıkıyor.
