Maliyet Yönetimi Eylem Planı

Maliyet yönetimi, bütçeleme ve finans gibi şirket yönetiminin diğer alanları gibi, hedefleri, faaliyet alanlarını, sorumlu tarafları, görevleri, son tarihleri ve izleme yöntemlerini net bir şekilde tanımlayan bir yönetim aracına ihtiyaç duyar.

Bu aşamada bir Eylem Planı oluşturmak büyük önem taşımaktadır. Bu plan, şirketin maliyet yönetimiyle ilgili karmaşık unsurları düzenlemesine yardımcı olur. Bu makalede, Maliyet Yönetiminin başarısına büyük katkı sağlayacak olan bu aracı ele alacağız.

Eylem Planı nedir?

Kişisel hayatımızı ve kendi evimizi satın alma planımızı düşündüğümüzde, halledilmesi gereken birkaç konu vardır: satın alma için birikim yapmak için gereken süre, gayrimenkul araştırması, masrafların hesaplanması, satın alma için en uygun yaşam senaryosunun belirlenmesi, finansman seçenekleri ve harcamaların tahmin edilmesi.

Liste daha ayrıntılı maddelere ayrılacak ve böylece Eylem Planının karmaşıklığı ve önemi hakkında net bir fikir verecektir.

Bu olmadan, gayrimenkul satın almak kesinlikle daha karmaşık ve riskli hale gelir; zira her olayı önceden tahmin edip doğru zamanda tepki vermenin bir yolu yoktur. Her zaman reaktif kalırız ve kararlar her zaman isabetli olmaz. Bu durum, Maliyet Yönetimi alanında daha da belirgin bir şekilde ortaya çıkar.

Temel olarak, bir Eylem Planı, belirli veya kalıcı bir hedefin gerçekleştirilmesiyle ilgili tüm karar ve faaliyetlerin (sistemik olsun ya da olmasın) bir kontrol mekanizmasıdır (sürekli yönetim).

Herhangi bir organizasyon yapısının daha iyi işleyişi için bir Eylem Planı şarttır. Bu plan, şirketin tüm kaynaklarının – insan, finansman, sistemler – hedefler, faydalar, eylemler ve son tarihlerle ilişkilendirilmesini ve bir ekosistem oluşturur.

Eylem Planı – Özellikleri

Bir Eylem Planı şunları içermelidir:

• Net hedefler – hem genel hem de özel. Örneğin, bir Satış Eylem Planı yıllık %10 büyüme hedefini içerebilir ve ürün türüne göre farklı büyüme oranlarına sahip özel hedefler barındırabilir.
  
• Nesnel ve ölçülebilir faydalar – bunlar şirketin beklentileriyle uyumlu olmalı ve bunları ölçmenin yolları bulunmalıdır.
  
• Faaliyetlere/eylemlere göre kontrol – her birinin belirli hedefleri, eylemleri, bütçesi, riskleri ve son tarihleri olması ve bunların bir araya gelerek herkes için net bir program oluşturması çok önemlidir.
  
• Sorumlu olarak belirlenen kişiler – sektör veya departmana göre belirlenmemelidir; program kapsamında birimler arası iletişimin sorunsuz bir şekilde ilerleyebilmesi için sorumluluğun bireylere ait olması önemlidir.
  
• Gerçekçi son tarihler – bu, her Eylem Planında önemli bir zorluktur; ancak son tarihler, sadece sakinleştirmek .
  

Bir Eylem Plan ının oluşturulması aşağıdaki sorulara dayanmaktadır:

• Neler başarılmalıdır – hedefler (önem derecesine göre bir veya daha fazla);
• NEDEN gerçekleştirilmesi gerekiyor – eylemlerin amacı ve net faydaları;
• Kimler – Plan ve ilgili faaliyetlerden sorumlu olanlar;
• Planın uygulanacağı yerler – şirketler, sektörler, süreçler, hesaplar;
• Planın ne zaman uygulanacağı – uygulama süresi (tek seferlik mi yoksa kalıcı mı);
• Planın işleyişi – hedeflerin nasıl gerçekleştirileceği;
• Planın maliyeti ne kadar olacak – çalışanların zamanı, kaynaklar, danışmanlık.

Kalıcı bir Eylem Planı göz önüne alındığında, belirli bir süre için geçerli olan özel planlar da olabilir. Örneğin, pazarlama, kapsama alanı, indirimler ve yapı ile ilgili genel kılavuzlar içeren bir Satış Eylem Planı, herhangi bir zamanda, satış ekibinin bir kısmını kapsayan, kendi koşullarına sahip ve sınırlı bir süre için geçerli olan, belirli bir ürünün satışını teşvik etmeye yönelik bir plan içerebilir.

Maliyet Yönetiminde Eylem Planının 5 Temel Adımı

Başlangıç

Planın bir bütün olarak işleyişi içinhayati önem taşıyan bu adımda, genel ve özel hedefler, beklenen faydalar, kapsanan alanlar ve her bir hedefin gerçekleştirilmesi için belirlenen son tarih (daha sonra gözden geçirilmek üzere) tanımlanır.

Maliyet Yönetiminde, söz konusu olan kalıcı bir kontrol mekanizması olduğu için hedefler sadece maliyet düşürmeye odaklanmamalıdır.

Örneğin:

Ana hedef: Bütçe tahmininin aşılmaması için 2018 yılına ait tüm idari giderlerin izlenmesi ve kontrol edilmesi. Kapsam: tüm alanlar. Son tarih: 31/12/2018.

Özel hedef 1: 2018 yılında araç kiralama maliyetlerinin 2017 yılında harcanan tutara kıyasla %20 oranında azaltılması. Kapsam: Ticari ve Bakım. Son tarih: 31/12/2018. Beklenen fayda: 1.000,00 R$ tutarında tasarruf (2017 yılında harcanan tutarın %20'si).

Ana hedef, sürelerinin sonunda tüm alt hedeflerin birleşik sonuçları ile değerlendirilecektir. Bununla birlikte, Maliyet Yöneticisi, ana hedefin gerçekleştirilip gerçekleştirilmeyeceğini anlamak için bu sonuçları düzenli aralıklarla kapsamlı bir şekilde değerlendirmelidir.

Bundan sonra, kalan adımlar için örnek olarak 1 numaralı özel hedefi kullanacağız.

Planlama

Bu adımda, belirli hedeflerle ilgili tüm tanımlamalar yapılır – faaliyetler, son tarihler, sorumlu taraflar, bütçe ve acil durum planları – faaliyetin geliştirilmesi sürecinde kalite kontrol, risk yönetimi ve çözümler (faaliyetin tamamlanmasını etkileyebilecek iç ve dış faktörler).

Önemli: Bir faaliyetin tamamlanması, hedefin gerçekleştirilmesi anlamına gelmez; bunun yerine, nihayetinde hedefe ulaşmak için gerekli tüm koşulların yerine getirilmesi anlamına gelir.

Özel hedef 1: 2018 yılında araç kiralama maliyetlerinin 2017 yılında harcanan tutara kıyasla %20 oranında azaltılması. Kapsam: Ticari ve Bakım. Son tarih: 31/12/2018. Beklenen fayda: 1.000,00 R$ tutarında tasarruf (2017 yılında harcanan tutarın %20'si).

Etkinlik 1: 3 tedarikçi hakkında araştırma yapmak. Sorumlu: Jorge Cardoso (İdare). Son tarih: 5 Mart 2018. Bütçe: yok.

Etkinlik 2: Yapılan seyahatlerin analiz edilmesi. Sorumlu: Celso Furtado (Ticari). Son tarih: 5 Mart 2018. Bütçe: Yok.

Uygulama

Bu adımda, planlanan faaliyetler hayata geçirilir. Faaliyetlerin yürütülmesi için ayrılan kaynakların doğru bir şekilde yönetilmesi önemlidir; zira herhangi bir sapma, ek maliyetlere yol açacaktır.

İzleme

Burada, hiçbir olayın uygulamanın önünü kesmemesi veya öngörülemeyen sapmalara yol açmaması için her bir faaliyet, Maliyet Yöneticisi ve ekibi tarafından ayrıntılı bir şekilde izlenir. Planlama aşamasında bahsedilen risk kaydı, risklerin o aşamada ortaya çıkarılması (öngörülmesi) ve bu aşamada daha iyi anlaşılması açısından hayati önem taşır. Faaliyetten sorumlu kişi, faaliyetin yerine getirilmesini tehlikeye atabilecek her türlü olayı derhal bildirmeli ve hatta faaliyetin devam etmesini ve başarıyla sonuçlanmasını sağlayacak şekilde gerekli düzenlemeleri yapmalıdır.

Kapanış

Şimdi, elde edilen sonuçları bir araya getirme, bunları tek tek değerlendirme, belirli ve ana hedeflerin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini anlama, başarıya engel olan ve ortadan kaldırılamayan nedenleri (riskleri) belirleme ve bir sonraki Eylem Planı için çıkarılan dersleri listeleme zamanıdır.

Hiç şüphesiz, bir Eylem Planı tüm iş hedeflerine ulaşmak için son derece önemlidir.

Bu, hedeflerin organize ve kontrollü bir şekilde gerçekleştirilebileceğini gösteren bir müttefiktir.

Temelde basit, ancak uygulamada karmaşık bir iştir; bu nedenle, ERA Groupgibi uzman bir maliyet azaltma danışmanlık firmasıyla işbirliği yapmak, bu girişimin başarısında büyük bir fark yaratabilir.

ERA, Maliyet Yönetimi'nin uygulanmasında şirketinize tam destek sunacak deneyimli ve nitelikli profesyonellere sahiptir.