Seyahat Sektöründe Maliyet Yönetimi: Seyahat Sektörünün Dayanıklılığı ve Gelişimine İlişkin Önemli Bilgiler

Ölümden dönüş

Seyahat sektörü, COVID-19 nedeniyle belki de diğer tüm sektörlerden daha fazla, benzeri görülmemiş bir yıkıma maruz kaldı. Örneğin, Business Travel Network’ün verileri, pandemi sırasında sektördeki faaliyetlerde %94 gibi şaşırtıcı bir düşüş olduğunu ortaya koyuyor. Bu, 2022 yılında önceki kapasitemizin yalnızca %6’sına sahip olduğumuz anlamına geliyor. Sonuç olarak, havayolu şirketleri uçaklarını hizmet dışı bırakmak zorunda kaldı; bu ise kolayca geri döndürülemez bir süreçtir.

Geleneksel olarak, Seyahat Yönetim Şirketleri (TMC'ler) iş seyahatinde olan kişilere ve/veya rezervasyon yapanlara destek sağlayarak faaliyet göstermiştir. Bunu, rezervasyonlar, ödemeler ve bilet düzenlemeleri gibi çeşitli görevleri üstlenerek gerçekleştirmişlerdir. COVID-19'dan önceki yıllarda, müşterilerin interneti veya çevrimiçi rezervasyon araçlarını kullanarak TMC'lerin yaptıklarını kendileri gerçekleştirme eğilimi hakimdi. Birçok TMC, tamamen otomatik sistemlere geçiş yapmıştır. Booking.com veya Expedia gibi bu platformlar, sınırlı düzeyde insan desteği sunmaktadır. COVID sonrası dönemde, bu self servis odaklı seyahat rezervasyonunun, gezginlerin veya rezervasyon yapanların istediği veya ihtiyaç duyduğu şey olmadığı çok açıktı. TMC'ler, teknoloji arasında bir denge kurmak zorunda kalmıştır. Manuel yardım, her iki dünyanın da en iyisini sunmak için kilit rol oynamıştır.

Küllerin içinden

COVID-19 salgınıyla birlikte, seyahat sektöründeki belirsizliklerle başa çıkmaya çalışan müşterilere kapsamlı destek sunmaya odaklanan seyahat yönetim şirketleri (TMC) arasında belirgin bir eğilim ortaya çıkmıştır. Bazı büyük TMC’ler müşteri desteğinden çok otomasyona öncelik verirken, küçük ve orta ölçekli şirketler kişiselleştirilmiş yardıma ağırlık vermektedir.

Bu düzeyde bir destek hâlâ hayati önem taşıyor. Bu destek, çatışmalar, doğal afetler ve halk sağlığı sorunları gibi süregelen küresel zorluklar karşısında özellikle hayati önem taşıyor.

Seyahat hizmetleri sağlayıcıları (havayolları, oteller ve araç kiralama şirketleri) kapasitelerini kademeli olarak artırmış ve uçakları ile otelleri yeniden hizmete sokmuştur. Bu durum, özellikle Kovid öncesi döneme kıyasla maliyetlerde büyük dalgalanmalara yol açmıştır. 2024 yılında uçak biletleri artık istikrar kazanmaktadır. Bununla birlikte, otel fiyatları yüksek seviyelerde kalmaya devam etmekte ve enflasyonun üzerinde artış göstermektedir.

Birçok kişi seyahat rezervasyonlarına yaklaşımlarını yeniden gözden geçirdi. Çevrimiçi, self-servis platformların doğru seçim olduğu yönündeki varsayım sorgulanır hale geldi. Eskiden, rezervasyonları doğrudan hizmet sağlayıcıdan yapmak her zaman daha ucuz olduğu düşünülürdü. Ancak bu her zaman geçerli değildir; özellikle de hizmet sağlayıcı seçeneği varsa ve seyahatin satın alma-ödeme sürecinin tamamı dikkate alınırsa. Bu durum, işletmenin özel ihtiyaçlarına uygun doğru TMC’yi seçmenin önemini ortaya koymaktadır. TMC hizmetleri ek ücretlere neden olabilir. Ancak, sundukları uzmanlık, en iyi fiyatları garantileyerek ve paha biçilmez destek sağlayarak uzun vadede önemli tasarruflar sağlar.

Maliyet yönetiminde kaliteli verilerin önemi

Çoğu müşterinin bir Seyahat Politikası vardır. Bu politika, seyahat edenler ve rezervasyon yapanlar için adeta bir kılavuz niteliğindedir ve gerçekleşen harcamalar ile beklenen harcamaları karşılaştırırken kontrolün temel noktasıdır. Ancak pek çok müşteri, zamanla güncelliğini yitiren seyahat politikalarını gözden geçiriyor; bu durum, seyahat faaliyetlerini ve uyum izleme süreçlerini olumsuz etkiliyor. Örneğin, otel fiyatları için geçerliliğini yitirmiş ödenekler, konaklama rezervasyonlarında tutarsızlıklara yol açabilir. Müşterilere politikalarını güncellemeleri konusunda tavsiyede bulunmak, sadece maliyet etkinliği açısından değil, aynı zamanda sürdürülebilirlik açısından da büyük önem taşımaktadır.

Günümüzde pek çok şirket seyahat politikalarını yeniden gözden geçiriyor ve kısa mesafeli uçuşlar yerine tren seyahati gibi çevre dostu seçenekleri teşvik ediyor. Politikaların hem iş ihtiyaçlarıyla hem de sürdürülebilirlik hedefleriyle uyumlu hale getirilmesi büyük önem taşıyor. Ancak bu politikaların etkili bir şekilde uygulanması ve yürürlüğe konması, birçok kuruluş için hâlâ bir zorluk teşkil ediyor.

Seyahat sektöründe maliyet yönetimi, sürekli dalgalanan fiyatlar nedeniyle her zaman biraz karmaşık bir konu olarak görülmüştür. Skyscanner gibi rezervasyon sitelerini ziyaret ettiğinizde, fiyatların dakikalar içinde nasıl değiştiğini fark edeceksiniz. Bu karmaşıklık, otellerin, havayollarının ve araç kiralama şirketlerinin çeşitli kanallardaki fiyatları ayarlamak için kullandıkları gelişmiş algoritmalardan kaynaklanmaktadır.

Bu maliyetleri etkin bir şekilde yönetmek ve tasarruf miktarını hesaplamak için, karşılaştırma ölçütlerini ve karmaşık hesaplamaları inceleyen farklı bir yaklaşım gereklidir. Bu karmaşıklığa rağmen, müşterilerimiz için sağladığımız tasarruf genellikle %20’yi aşmaktadır.

Seyahat masraflarını anlamak ve takip etmek, müşteriler için kolay bir iş değildir; zira seyahat faturalarından veya masraf raporlarından elde edilebilen "ayrıntılı" verilerin kalitesi yetersizdir.

Sektörde, hizmet sağlayıcıların geleneksel rezervasyon yöntemlerini devre dışı bırakarak kullanıcıları doğrudan rezervasyon yapmaya yönlendirmeleri yönünde belirgin bir eğilim gözlemlenmektedir. PremierInn.com, RyanAir.com ve hatta BA.com bu eğilimin örnekleridir.

Ancak gerçek şu ki, özellikle büyük şirketlerden gelen iş seyahatçileri, tutarlılığı ve sorunsuz bir destek hizmeti sağlamak amacıyla merkezi rezervasyon süreçlerini tercih ediyor. Doğrudan rezervasyonlar hızla yaygınlaşsa da, bunların fiyatlandırma ve sektör dinamikleri üzerindeki etkisi hâlâ belirsizliğini koruyor.

Bu alanda yeni çözümler ortaya çıkıyor, ancak asıl mesele yolcular için sağlam bir temel destek oluşturmak, uygun politika ve uygulamaları hayata geçirmek ve en ucuz biletin her zaman en düşük toplam maliyet anlamına gelmediğini anlamaktır. Önemli olan bütüncül bir yaklaşım benimsemektir.

İlginçtir ki, Reuters’ta yirmi yılı aşkın bir süre boyunca edindiğim kurumsal deneyimimde, tedarik departmanında tedarikçi ilişkilerini yönetmekten sorumlu özel seyahat yönetimi uzmanları vardı. Ancak bu uygulama günümüzde giderek daha nadir hale geliyor.

ERA, arabulucu olarak hareket ederek, denetimleri uygulayarak ve sürekli iyileştirmeyi teşvik ederek bu noktada kilit bir rol oynayabilir. Lider şirketler, mükemmelliğe ulaşma yolunda sadece bizimle değil, benzer kuruluşlarla da mevcut durumu sorgulamaktadır.

Özetle, mesele ciddi bir dönüşüm geçiren bir sektörde gelişmelerden haberdar olmak ve proaktif davranmaktır. Bir zamanlar yanılmaz sanılan en büyük oyuncuların bazıları, sadece büyüklüklerinin kendilerini koruyacağına inanarak gösterdikleri rehavet ve kibir yüzünden ciddi zorluklar ve aksiliklerle karşı karşıya kalmıştır.