Bir şirketin giderlerini kontrol etmek ve yönetmek, sektörü ve büyüklüğü ne olursa olsun her şirket için her zaman zorlu bir görevdir. Telefon giderlerinden bahsettiğimizde ise işler daha da karmaşık hale gelir. Sonuçta, telefon hizmetleri az ya da çok tüm iş sektörlerinde mevcuttur. Telefon giderlerini yönetmek, operatörlerin hangi tarifeleri uyguladığını, faturaların ne zaman ödenmesi gerektiğini bilmekten ve bütçelenen tutarları gerçek tutarlarla karşılaştırmaktan çok daha fazlasını gerektirir. Bir dizi günlük önlem, kurumsal telefon giderlerinin daha iyi kontrol edilmesine ve yönetilmesine katkıda bulunabilir. Bunlardan bazılarını ele alalım.
Telefon yönetiminde çalışanların kullanım profillerinin değerlendirilmesi
Şirketlerde, telefon hizmetlerinin yalnızca operasyonları destekleyen bir unsur olduğu alanlar olduğu gibi, bu maliyetin performans açısından hayati önem taşıdığı alanlar da vardır – örneğin, müşteri hizmetleri.
Ayrıca, bu farklılıklar alanların kendi içinde de mevcut olabilir. Bu nedenle, çalışanların ve alanların iş profillerini anlamak, ihtiyaçları değerlendirmek, maliyetleri bireysel olarak yeniden gözden geçirmek ve böylece sadece maliyetleri düşürmekle kalmayıp, bazı sektörlerde performansı da artırmak için atılması gereken ilk adımdır.
Çalışanların telefon sisteminin yönetimine katılımını teşvik edin
Bu, pek çok şirketin pek üzerinde durmadığı bir konudur, ancak genellikle çok iyi sonuçlar verir; özellikle de her çalışanın kişisel sorumluluğu bulunan mobil telefon giderleri söz konusu olduğunda.
Örneğin, bir satış elemanı bazı bölgelerde operatörün hizmetinden yararlanmakta zorluk yaşadığını bildirebilir. Bir satın alma görevlisi ise, telefon görüşmesi gerektirmeyen tedarikçilerle iletişimi için daha gelişmiş teknolojiye sahip bir cihaz kullanmak isteyebilir.
Böylece her çalışan, sadece kendi işiyle ilgili değil, şirketle ilgili zorluklar, mevcut kısıtlamalar ve öneriler hakkında da konuşabilir.
Kullanıcıların alışkanlıkları ve ihtiyaçları hakkında bir anket düzenlemek ve ortaya çıkabilecek önerileri dinlemek tavsiye edilir. Kullanıcılar her zaman, genel bakış açısının bazen gözden kaçırdığı sorunları gündeme getirir; zira genel bakış açısı genellikle tüketim alışkanlıklarında .
Her bir çalışma birimi, şirketin telefon sisteminin yönetimini iyileştirmek için harika fikirler üretebilir.
Telefon yönetim süreçleri oluşturun
Telefon masrafları şirketin tüm birimlerinde mevcuttur ve her çalışanın kullanım ihtiyaçlarına göre ayrı ayrı oluşur. Bu nedenle, her bireyin ve her birimin, farklı öncelik dereceleriyle bu masrafları yönetme yöntemine sahip olması normaldir.
Ancak bu durum, özellikle sonuçların değerlendirilmesi söz konusu olduğunda, yönetimi aksatmaktadır.
İdeal yaklaşım, bir planın hazırlanması aşamasından günlük tüketime kadar tüm aşamaları kapsayan süreçler tasarlamak ve oluşturmak, her aşamadaki maliyetleri ve faaliyetleri analiz etmektir. Bir diğer önemli husus ise, süreçlerin şirketin her bir birimini nasıl etkilediğini ve bu birimlerden nasıl etkilendiğini anlamaktır.
Buradaki temel amaç, kontrol ve yönetim süreçlerini standart hale getiren bir akış tanımlamaktır.
Bir Telekom Yönetim Sistemi Kurmak
Bir yönetim sistemi, şirketin telefon giderlerinin gözden geçirilmesi, kontrol edilmesi, denetlenmesi ve analiz edilmesi gibi tüm süreçlerde çok değerli bir yardımcıdır. Bu giderler büyük miktarda veriyi içerir ve bir araya getirildiğinde çeşitli analiz ve yorumlara olanak tanır.
Hesap tabloları, az sayıda satırı olan küçük ve orta ölçekli şirketler için iyi bir çözüm olabilir, ancak genel olarak, özellikle büyük şirketlerde, sonuçların hızlı bir şekilde değerlendirilmesini ve analizlerin paylaşılmasını engeller.
Piyasadaki iyi kurumsal sistem çözümleri, şirketin telefon sistemiyle ilgili çeşitli bilgileri yönetebileceğimiz modüller sunar:
- Varlık havuzu;
- Sözleşmeler, ayrıntıları, bedelleri ve sona erme tarihleri ile birlikte;
- Hatlar, kullanıcılar, ilgili tarife ve ödeme geçmişi;
- Yapılan ödemeler ve geri alınacak tutarlar.
Ayrıca, belirli işlevlere sahip sistem çözümleri de bulabiliriz. Unutmamamız gereken nokta, veri girişi (ya da operatörlerin elektronik dosyalara erişimi) konusunda kullanım kolaylığı ve çeşitli seçeneklerden ve performans raporlarından veri alabilme esnekliğidir.
Şirketin telefon sistemindeki varlıkları belirlemek ve envanterini çıkarmak
Telekomünikasyon varlıkları derken, sabit ve mobil cihazları, telefon santrallerini, hatlarını ve her birine ait tarife planlarını kastediyoruz. Bu, çalışma ekiplerinin faaliyetlerinde kullanabilecekleri öğelerin bütünüdür.
Kontrol ve periyodik envanter, şirket içindeki telefon hizmetlerinin kalitesini ve maliyetlerini etkileyen çeşitli unsurları anlamanıza olanak tanır:
Cihaz sayısını kontrol edin
- Birçok model eskidir ve daha düşük maliyetli veri iletişimi ile Wi-Fi ağlarını kullanarak sesli telefon görüşmesi harcamalarından tasarruf etmeye yardımcı olan güncel anlık iletişim teknolojilerini desteklememektedir.
- Bir diğer önemli nokta ise, işten ayrılan veya başka bir departmana geçen çalışanlara ait kullanılmayan cihazlardır. Bu cihazlar yeni çalışanlar tarafından kullanılabilir veya satılabilir – bu konuda şirket içi teklifler mevcuttur.
Hat ve tarifelerin sayısını ve boyutlandırmayı gözden geçirin
- Kullanılmayan hatlar veya ilgili bölge için boyutlandırması yetersiz olan hatlar; stok, kıtlık yaşanan bölgelere yeniden dağıtım yapılmasına olanak tanıyarak gereksiz sözleşmelerin önlenmesini sağlar.
- İhtiyaçları karşılamayan veya aşırı pahalı olan planlar – bu planlarda kullanıcının ihtiyaçlarını karşılamayan ödenekler ya da gereksiz hizmetler bulunur; bu durum, planın kapsamının ve maliyetinin azaltılmasını mümkün kılar.
İlk bir durum değerlendirmesi tüm bu hususları ortaya çıkarabilir; buradan yola çıkarak, kullanıcının ve şirketin tüketim profiline uygun en uygun çözümleri belirleyebiliriz.
Telefon faturalarınızı kontrol edin ve inceleyin
Her bir hat için yeniden pazarlık yapmak ve en uygun tarifeleri elde etmek kadar önemli olan bir diğer husus da, her ay aldığınız faturaları, özellikle de ek ücretler açısından kontrol etmektir.
Bunlar, plan kapsamında olmayan ihtiyaçlar olabilir; bu nedenle, bu ihtiyaçların nedenini değerlendirerek bunların tekrarlanıp tekrarlanmayacağını ve söz konusu kalemi plana dahil etmenin daha ekonomik olup olmayacağını belirlemek önemlidir. Ya da bunlar, kullanıcı alışkanlıkları ya da operatörün sözleşme dışı ücretlendirmeleri nedeniyle uygunsuz kalemler olabilir.
Bu kontroller, yalnızca operatörlerin çalışmalarını izlemeye değil, aynı zamanda kullanıcıların tüketim alışkanlıklarını da takip etmeye yardımcı olacak ve onlardan şirketin hedeflerine ve en iyi uygulamalarına daha fazla bağlılık göstermelerini sağlayacaktır.
Denetim, rutin kontroller için önemli bir başlangıç noktasıdır; geçmişe dönük olarak haksız tahsilatları tespit etmek ve işletmeci aleyhine işlem başlatmak mümkündür. Faturalarda tahsil edilen tutarların ortalama %7’sinin haksız olduğu tahmin edilmektedir.
Başka bir deyişle, geri kazanılması gereken önemli bir meblağ söz konusu.
Her zaman yeniden pazarlık yapın ve yeni tedarikçiler arayın
Dört ya da beş büyük, bürokratik şirketin bulunduğu bir pazarda yeni tedarikçiler aramak karmaşık görünebilir. Ancak günümüzün gerçekliği çok farklı.
Hızlı değişikliklere olanak tanıyan taşınabilirlik var. Ve asıl önemli olan sektörün rekabet gücü; operatörler, daha iyi fiyatlarla müşteri kazanmak için giderek daha esnek paketler sunuyor.
Tedarik sözleşmeleri, uzun vadeli bir seçenek olmaları ve ağır fesih hükümleri içermeleri nedeniyle, mümkün olan en iyi şartlarda müzakere edilmelidir.
Maliyet Yönetimi alanında uzmanlaşmış küresel bir danışmanlık şirketi olan ERA Group, alanında tanınmış bir verimlilik metodolojisine ve bu alanda deneyimli, nitelikli profesyonellere sahiptir.
