SAP ERP'nin geniş ve çeşitlilik gösteren bir kullanıcı kitlesi tarafından kullanıldığı karmaşık ortamlarda; lisans yönetimi önemsiz bir konu değildir ve zamanla çeşitli SAP modüllerinin fiili kullanımı ile sözleşmede kararlaştırılan (ve bedeli ödenen) hususlar arasında uyumsuzluk sorunlarına yol açabilir.
Bu uyumsuzluk, duruma bağlı olarak iki farklı türde soruna yol açabilir:
- Uygulamanın kullanıcı tabanı zaman içinde büyümüştür; ve bu durum SAP’ye bildirilmemiş ve uygun şekilde müzakere edilmemişse, şirket olması gerekenden daha az ödeme yapmaktadır ve SAP ya da iş ortaklarından biri tarafından özel denetimlere tabi tutulabilir; bu da SAP’den gelecek cezalar şeklinde hoş olmayan sonuçlara yol açabilir.
- Öte yandan, çeşitli nedenlerle sistemin fiili kullanımı zamanla azalmışsa ya da abone olunan bazı modüller hiç kullanılmamışsa, tam tersi bir durum ortaya çıkar; yani şirket, gerekenden daha fazla ödeme yapmaktadır.
SAP lisans hesaplama modeli, sadece kullanıcı başına nominal lisanslara dayalı değildir; bunun yerine FUE (Tam Kullanım Eşdeğeri) adı verilen toplu bir kullanım ölçütüyle tanımlanır. Kullanıcılar, sistemle etkileşim düzeylerine göre çeşitli kategorilere ayrılır ve bazı kategoriler diğerlerinden "daha güçlü"dür: örneğin, kaynak kodunu değiştirme yetkisine sahip bir kullanıcı, sunulan çeşitli işlevleri yalnızca okuma yetkisine sahip başka bir kullanıcıdan daha güçlü bir sınıfa aittir; bu nedenle, ilk kullanıcı ikinci kullanıcıdan açıkça daha fazla FUE tüketir.
FUE, her kullanıcıya tanınan hareket alanını ifade eden bir "para birimi"ne benzetilebilir; bu, modülden modüle farklılık gösterebilen birden fazla erişim hakkının birleşimini de içerir.
Bu, makalenin başındaki açıklamayı açıklıyor; yani, SAP lisans yönetimi doğru bir şekilde ele alınmazsa, zamanla fiili kullanım ile sözleşme şartları arasında ciddi bir uyumsuzluk ortaya çıkabilir.
Bu tür durumlarda ERA Group , müşterinin şirket içindeki SAP sistemi kullanım durumunu düzenli olarak analiz etmesine yardımcı ERA Group ; böylece durumun net ve güncel bir resmini elde edilebilir.
İkincisi; ERA, müşterilere SAP ile müzakereleri daha iyi organize etmeleri için ihtiyaç duydukları desteği de sunabilir; zira SAP, tüm büyük yazılım sağlayıcıları gibi, hatalar söz konusu olsa bile tekrarlayan gelirinden kolayca vazgeçmez ve şirketin ilgisini çekebilecek ya da çekmeyebilecek teknolojik yükseltmeler sunar.
Bu konuda son derece güncel bir örnek, SAP'nin HANA veritabanı motorunu içeren S/4 sürümüne yaptığı ve büyük yankı uyandıran yükseltmedir (SAP kısa süre önce, 2027 yılının sonuna kadar tüm R/3 ECC sürümlerine yönelik desteği sonlandıracağını duyurdu).
Bu nedenle; net ve objektif verilere sahip olmanın yanı sıra; aracın gelişimine ilişkin şirketinizin ihtiyaçlarını ve stratejilerini net bir şekilde kavrayarak uygun bir müzakere stratejisi hazırlamak gerekmektedir.
