S postupujícím 21. stoletím se automatizace stává stále běžnější a pro úspěch vaší společnosti stále důležitější. Vzhledem k tomu, že se podniky potýkají s rostoucím objemem dat a stále přísnějšími předpisy, stala se správa dokumentů klíčovou oblastí pro prezidenty a generální ředitele, kteří chtějí udržet konkurenceschopnost a dodržovat předpisy. Podle magazínu Inside Small Business může umělá inteligence (AI) zefektivnit postupy při práci s daty, urychlit jejich analýzu a zvýšit ochranu vaší společnosti před narušením bezpečnosti.
Výhody umělé inteligence ve správě dokumentů
Jelikož se jedná o jednu z nejnáročnějších činností v rámci organizace, není divu, že se nástroje umělé inteligence zaměřily právě na správu dokumentů. Tato činnost byla vždy považována za pečlivý proces, který vyžaduje důslednou organizaci, kategorizaci a vyhledávání. Zkrátka jde o časově náročnou činnost.
Díky nasazení softwaru s umělou inteligencí, jako je hluboké učení, ve vaší firmě lze automatizovat mnoho úkolů, čímž se sníží počet lidských chyb a ušetří se čas zaměstnanců. Po zadání příslušných parametrů dokáže generativní umělá inteligence za vás vyčistit data, odstranit nesrovnalosti a vytvořit kvalitnější databázi. Pomáhá také při analýze získaných poznatků tím, že vytváří přehledné vizualizace dat, jako jsou výsečové grafy a jiné grafické prvky.
Například: Zpracování důležitých informací má zásadní význam v mnoha odvětvích, mezi něž patří i zdravotnictví, kde se tyto informace využívají také k vývoji lepších inovací. Například se využívá hluboké učení ke zkrácení doby potřebné k stanovení diagnózy. Společnost Johnson & Johnson, zabývající se zdravím a rodinou, vyvíjí ve spolupráci s firmami zabývajícími se umělou inteligencí, klinikou Mayo Clinic a zdravotnickým systémem Kalifornské univerzity v San Franciscu software, který může pomoci odhalit riziko plicní hypertenze u pacienta prostřednictvím dvou kardiovaskulárních testů: transthorakálního echokardiogramu (TTE) a elektrokardiogramu (EKG). Tyto testy generují snímky a elektrickou aktivitu srdce a s pomocí umělé inteligence se předpokládá, že tato technologie pomůže odhalit hypertenzi dříve.
Vylepšené vyhledávání a dostupnost dat
Vyhledávání a dostupnost dat patří k nejvýhodnějším procesům umělé inteligence v oblasti správy dokumentů. Systémy pro vyhledávání informací dokážou prohledat databázi a identifikovat záznamy během několika sekund. Odvětví jako právní, finanční, vládní, zdravotnické, energetické a veřejné služby patří mezi oblasti s nejpřísnějšími požadavky na správu záznamů. Tyto útvary vyžadují přesné a precizní informace s minimálním prostorem pro chyby. Doba vyhledávání je kritická a sémantické vyhledávání, což je postup umělé inteligence zaměřený spíše na záměr než na klíčová slova, může poskytnout větší přesnost a zlepšit postupy.
Například: Uber je aplikace pro sdílení jízd, která zásadně změnila způsob přepravy z bodu A do bodu B. Její algoritmus umělé inteligence předpovídá poptávku a řídí klienty i zaměstnance tím, že propojuje cestující s řidiči, a zároveň zkracuje dobu jízdy.
Automatizace za účelem zlepšení dodržování předpisů a správy a řízení
Zásadním aspektem správy dokumentů je dodržování zákonných požadavků. Bez důsledného dodržování těchto předpisů se vaše firma vystavuje zvýšenému riziku finančních sankcí. Automatizace přinesla zásadní změnu tím, že sleduje dokumenty z hlediska souladu s předpisy a upozorňuje na nesrovnalosti či je opravuje. Díky tomu, že budete mít aktuální přehled o požadavcích na dodržování předpisů, může váš tým v reálném čase přizpůsobovat nástroje a snižovat tak riziko finančních sankcí.
Například: Vláda Spojených států využívá letecké snímky k posuzování stavu městského majetku. Díky využití umělé inteligence může tento sektor shromažďovat, upravovat a sledovat data, aby se zlepšily údržbářské a opravárenské práce v dané oblasti.
Analýzy a statistické přehledy založené na umělé inteligenci
Data a analytika nabízejí podnikatelům ty nejslibnější příležitosti k růstu. Díky využití hlubokého učení získávají firmy prostřednictvím sběru dat cenné informace. Například odhalování změn v organizačních vzorcích chrání firmy před možnými podvody nebo nesprávným hospodařením.
Využití poznatků získaných pomocí umělé inteligence usnadňuje dodržování postupů, zlepšuje kvalitu vašich služeb či produktů a zvyšuje provozní efektivitu. Tyto poznatky představují strategický přínos, který při správném využití podpoří růst vaší společnosti.
Například:Společnost John Deere je průkopníkem v oblasti umělé inteligence v zemědělství a využívá počítačové vidění a strojové učení k rozlišování plevele od plodin, čímž se podařilo snížit spotřebu herbicidů bez reziduí o více než dvě třetiny. V tomto případě umělá inteligence napomáhá zemědělskému procesu tím, že šetří čas a zdroje a snižuje dopad na životní prostředí.
Zvýšení bezpečnosti dat
Bohužel počet bezpečnostních incidentů roste a mnoho odvětví, jako jsou ta výše uvedená, vyžaduje maximální zabezpečení dat. Moderní systémy firewallů využívající umělou inteligenci chrání data tím, že monitorují přístup, odhalují nesrovnalosti a v reálném čase upozorňují váš bezpečnostní tým na potenciální problémy. Při výběru nástroje od externího dodavatele mějte na paměti, že bezpečnost vaší společnosti závisí na nejslabším článku v systému a bez důkladného prověření se riziko úniku dat výrazně zvyšuje.
Například: V zájmu ochrany klientů stojí banky v čele vývoje v oblasti zabezpečení dat v kontextu umělé inteligence. V zájmu neustálého zlepšování pracuje společnost Goldman Sachs v současné době na nástroji, který generuje 40 % jejího kódu. Díky kombinaci generativní umělé inteligence a zkušených odborníků, kteří tento systém dohlížejí, mohou inženýři vytvářet robustnější a bezpečnější systémy a zároveň věnovat více pozornosti jiným projektům.
Výhled do budoucnosti: Budoucnost umělé inteligence ve správě dokumentů
Umělá inteligence je v podnikatelském prostředí neustále se vyvíjející fenomén a bude se i nadále přizpůsobovat vývoji. Prediktivní analýza, která předvídá potřeby v oblasti správy záznamů, nebo systémy, které spravují celý životní cyklus záznamů, jsou jen některé z postupů umělé inteligence, které budou stále sofistikovanější než předchozí verze. Tyto procesy jsou vyvíjeny pomocí zpracování přirozeného jazyka, strojového učení a hlubokého učení. Stále více organizací zavádí současné procesy umělé inteligence a přizpůsobuje své podnikání tak, aby lépe vyhovovalo potřebám svých zákazníků. Využití umělé inteligence se rychle stává standardní praxí a přinese s sebou další výhody.
