.jpg)
Effektive organisationer venter ikke for længe med at tackle ineffektivitet og forbedre processer, forklarer Ronald Batenburg i sin ekspertblog.
Kender du den der følelse, hvor man hele tiden skubber en opgave foran sig? Det der vigtige emne, man burde tage fat på, men som man aldrig rigtig får taget fat på, fordi der altid er noget andet, der også er vigtigt – eller måske endda endnu vigtigere. Så det bliver udsat. Det handler om at sætte prioriteter. Naturligvis.
I hverdagens travlhed sker det ofte, at vigtige emner bliver skubbet i baggrunden. Man ved godt, at der skal ske ændringer for at arbejde mere effektivt og spare omkostninger, men der mangler enten tid eller en følelse af, at det haster. Dette fænomen kaldes »Cost of Inaction«, altså omkostningerne ved ikke at handle.
Omkostningerne ved passivitet omfatter alle skjulte omkostninger – både målbare og ikke umiddelbart målbare – der opstår, når beslutninger eller forbedringer udskydes. Det kan være konkrete omkostninger, såsom urealiserede besparelser, men også indirekte omkostninger, såsom lavere medarbejdermoral eller forspildte muligheder. Den skjulte karakter betyder, at mange virksomheder undervurderer konsekvenserne eller ganske enkelt ikke prioriterer dem højt nok.
Men hvad går disse omkostninger egentlig ud på? Og hvorfor kan en udsættelse i en forretningssammenhæng ende med at blive så dyr?
Hvorfor er forsinkelser så dyre?
Når det for eksempel drejer sig om omkostningsoptimering, er beslutningen om ikke at gøre noget ofte den dyreste løsning. Kontrakter med leverandører forlænges automatisk, prisstigninger hober sig op, og fakturaer bliver ikke grundigt kontrolleret. Dette økonomiske tab vokser støt, uden at man lægger mærke til det. Når man endelig griber ind, er der nogle gange allerede gået tusinder eller endda millioner af euro i potentielle besparelser tabt.
Mange organisationer nævner tre almindelige årsager til, at man udskyder handling:
- „Vi har for travlt.“ Det er forståeligt, men besparelser, der udskydes, er fortjeneste, der går tabt.
- „Det er ikke en stor udgiftspost.” Mindre udgiftsposter i 10–15 forskellige kategorier kan tilsammen netop medføre enorme tab.
- „Vi ønsker ikke at forstyrre forholdet til vores leverandører.” Ofte er det ikke nødvendigt at skifte leverandør, men derimod et spørgsmål om bedre kontraktvilkår, gennemsigtighed og ansvarlighed.
-
Læs også: Ronald Batenburg om Indsigt i forbrug: ‘Man ser det først, når man har forstået det’
Konkrete konsekvenser af udsættelsen
Et eksempel fra praksis illustrerer virkningen. En potentiel kunde med en årlig omsætning på 150 millioner euro, som jeg har været i dialog med i flere måneder, har udgifter på 7,5 millioner euro om året inden for en af sine omkostningskategorier. For denne specifikke kategori er det gennemsnitlige besparelsespotentiale 12 procent, hvilket er påvist gennem forskellige eksempler fra den seneste tid. Det svarer altså på årsbasis til 900.000 euro i omkostninger, der kan skæres væk uden tab af kvalitet. Hvert år på ny. Ikke ved at købe mindre ind, men gennem mere effektive indkøbsprocesser og bedre kontraktaftaler.
Denne situation havde eksisteret længe, før jeg første gang kom i kontakt med virksomheden. I godt to år havde man skubbet den såkaldte dåse foran sig, og internt havde man diskuteret, om man skulle ansætte en indkøber eller hente ekstern hjælp. I dette tilfælde var omkostningerne ved passivitet altså allerede på godt 2 millioner euro.
Et overskud, der altså går tabt, fordi der ikke træffes nogen beslutning om at gøre noget ved det. Og det, selvom denne kundes overskud netop er på 3,9 procent. Beslutningen om at gå i gang med optimeringen ville altså øge overskuddet med 15 procent. Når alt kommer til alt, kommer en reduktion af omkostningerne i resultatopgørelsen direkte overskuddet til gode, fordi overskuddet er resultatet af indtægter minus omkostninger.
Hvad kan man gøre for at undgå omkostningerne ved passivitet?
1. Analyser dine udgifter: Lav en oversigt over udgifterne fra de seneste 12 måneder. Er der udgiftskategorier, der ikke er blevet gennemgået i årevis? Det er dem, du bør se nærmere på først.
2. Bed om et uafhængigt blik: Nogle gange har interne medarbejdere for tæt tilknytning til sagen til at kunne se ineffektiviteterne. En ekstern revision kan give nye indsigter.
3. Start i det små, tænk stort: Forbedringer behøver ikke altid at være radikale. Nogle gange kan små justeringer af processer og kontrakter føre til betydelige forbedringer.
4. Skab opmærksomhed og formidle virkningen: Kvantificer omkostningerne ved ikke at handle for at skabe opbakning i organisationen. Når alle har indsigt i, hvad en udsættelse koster, skabes der en følelse af, at det haster.
5. Sørg for ejerskab og ansvarlighed: Udpeg klare ansvarlige personer, der sikrer, at besparelses- og forbedringsplanerne rent faktisk bliver gennemført.
Fremtiden begynder i dag
Læren fra »Cost of Inaction« er klar: Effektive organisationer venter ikke for længe med at tackle ineffektivitet og forbedre processer. Udskydelse er en snigende trussel mod rentabilitet og vækst. I sidste ende bliver »senere« ubemærket til »aldrig«. Ved proaktivt at styre dine omkostninger og spare, hvor det er muligt, skaber du plads til innovation, vækst og tilfredse medarbejdere.
Det er bedre at gå i gang med optimeringen i dag end at fortryde de forspildte muligheder i morgen. Hvilken dåse sparker du fremad?
