Fra tidligere artikler ved vi ikke blot, hvordan man ender i en usund afhængighed af it-leverandører, og hvilke problemer det medfører, men også hvordan man undgår en sådan afhængighed. Men hvad skal man gøre, hvis man allerede befinder sig i denne situation og har brug for at komme ud af den? Det kan du læse mere om i den sidste del af denne tredelte serie.
1. Gennemgå din kontrakt med leverandøren
Kontrakten er et grundlæggende dokument, der fastlægger de rammer, inden for hvilke vi skal arbejde. Tjek kontraktens gyldighed og de betingelser, hvorunder du kan opsige samarbejdet. Det er især vigtigt at tjekke, hvordan procedurerne for overdragelse af systemet, tjenesterne og dokumentationen er defineret. Overvej nøje, om det ville være mere fordelagtigt at aftale en ændring af kontrakten først, så betingelserne er rimelige for begge parter. Leverandøren vil være parat til at give indrømmelser for at beholde dig som kunde.
Vær opmærksom på, at der er behov for en vis tid til overdragelsen mellem den gamle og den nye leverandør. Foreslå en fremgangsmåde for, hvordan overdragelsen skal tilrettelægges; hvilke skridt der skal tages, og inden for hvilken tidsramme.
2. Forklar, hvorfor du ønsker at skifte leverandør
Det vigtigste er, at din virksomhed skal kunne fortsætte med at fungere efter leverandørskiftet. Beskriv tydeligt, hvorfor du ønsker at skifte leverandør, og hvilke risici dette medfører. Ved at medtage fordele og omkostninger på listen bliver din beslutning mere overskuelig.
Hvis leverandøren ikke lever op til dine krav, skal du finde ud af hvorfor. Skyldes det, at du ikke er i stand til at give klare instrukser? Ændrer du dine krav på en usystematisk måde? Hvis du finder ud af, at din organisation i høj grad bærer skylden for problemerne, vil det ikke løse problemet at skifte leverandør. Du vil blot flytte problemet fra den ene leverandør til den anden.
3. Udarbejd en detaljeret liste over it-aktiver
Listen skal omfatte hardware, netværkstopologi, software og alle de applikationer, der understøtter din virksomhed. Du skal være sikker på, at du ved præcis, hvad du overfører. Er der for eksempel dele, som du ikke har kontrol over, og hvor du ikke kan eksportere dine data?
Der er intet værre end at glemme en komponent under overdragelsen og så ikke have adgangsrettigheder til den; for eksempel.
4. Kontroller, at du kender alle adgangsoplysninger
Som led i sin risikostyring bør enhver virksomhed opbevare alle adgangsoplysninger til sine systemer og lignende i en sikker, forseglet konvolut. Det er en god idé at kontrollere mindst en gang om året, at disse oplysninger er gyldige og fuldstændige. Det er sket mere end én gang, at ingen har kunnet få adgang til et bestemt system, efter at en administrator eller en leverandørmedarbejder er fratrådt.
5. Udpeg en person, der skal stå for overgangen
For at sikre en smidig overgang anbefaler jeg, at man udpeger en bestemt person, der skal have ansvaret for overgangen. Enten denne person eller vedkommendes underordnede i teamet skal være i stand til at planlægge overgangen og sikre, at overgangsplanen følges. Denne person skal være det eneste kontaktpunkt for problemløsning og forebyggelse af misforståelser, og ingen bør have ret til at omgå vedkommende.
6. Lav en sikkerhedskopi af dine data
Kontroller rent praktisk, at du har sikkerhedskopier af alle dine data, og – vigtigst af alt – at du kan hente og bruge dataene, hvis der opstår problemer. En sikkerhedskopi, hvor du ikke kender datastrukturen og ikke kan bruge den, er naturligvis ubrugelig.
7. Pas på med at forbyde ansættelse af leverandørens specialister
De fleste leverandører har i deres kontrakter et strengt forbud mod, at deres medarbejdere ansættes hos kunden. Mens det tidligere var almindeligt, at kunderne hentede medarbejdere, der havde været involveret i udviklingen eller administrationen af deres systemer, er sådanne fremgangsmåder i dag som regel meget tydeligt reguleret i kontrakterne. Desuden kan sådanne Besparelser have den modsatte effekt, idet de mindsker udskifteligheden og medfører øgede driftsrisici.
8. Vær opmærksom på mulige produktionsafbrydelser i overgangsperioden
I februar 2018 måtte fastfoodkæden KFC lukke 900 restauranter i Storbritannien, fordi de ikke havde kylling. I over en uge var det ikke muligt at levere kylling. Mangelet skyldtes et skift af logistikpartner til DHL i november 2017. Hvor meget sparede de på logistikken, og hvor meget kostede denne mangel dem?
Selv med den bedste planlægning kan der opstå problemer, og det er nødvendigt at tage højde for denne mulighed og udarbejde beredskabsplaner for tilbageførsel (tilbagevenden til den tidligere tilstand).
Det er ikke nogen enkel sag at skifte IT-leverandør, og man skal overveje nøje Om os skal gøre det. Jeg håber, Om os denne artikel har givet dig et grundlæggende indblik i, hvordan man planlægger og gennemfører en sådan ændring.
