Die Reisepraxis der Mitarbeiter wurde verbessert, was zu Einsparungen in Höhe von 150.000 Dollar führte

Die Situation

Unser Kunde ist in der Öffentlichkeit sehr präsent und unterhält Niederlassungen in ganz Neuseeland. Zur Ausübung ihrer Tätigkeit mussten die Mitarbeiter häufig reisen, wobei erst kurz vor dem Reisetermin feststand, wer tatsächlich reisen würde. Zudem gab es regelmäßige Reiseverpflichtungen. Die sich daraus entwickelten Reiseabläufe führten dazu, dass Buchungen erst relativ kurz vor dem Reisetermin vorgenommen wurden.

Dies führte dazu, dass höhere Fahrpreise gezahlt werden mussten, und einige Regelungen mussten angepasst werden, um die Menschen an ihr Ziel zu bringen. Die Reiseabläufe wurden zwar überwacht, doch da die unterstützenden Strukturen unzureichend waren, konnten die Reiseverfahren und -richtlinien nicht ordnungsgemäß umgesetzt werden.

Auch die Unterbringung erfolgte eher spontan, da die Reisenden dort übernachteten, wo es ihnen gefiel, weil den aufgeführten bevorzugten Anbietern keine konkreten Anforderungen mitgeteilt worden waren.

Die Lösung

Die Analyse von ERA bestätigte die Reisemuster der Organisation und deckte die verschiedenen Bereiche in den Prozessen auf, die die Probleme verursachten. Im Anschluss an eine Reihe von Besprechungen mit wichtigen Reisenden und der Geschäftsleitung wurden belastbare Nutzeranforderungen dokumentiert.

Ausgewählte Anbieter wurden gebeten, ihre Lösungen vorzustellen, und das Reisemanagementunternehmen (TMC), das am besten nachweisen konnte, diese Anforderungen zu erfüllen, wurde beauftragt.

Die Reiserichtlinien wurden gemeinsam mit dem TMC überprüft, und das Online-Buchungssystem wurde an die jeweiligen Anforderungen angepasst. Dadurch konnten die bekannten Buchungen für Veranstaltungen gesichert werden, wobei die Angaben zu den Reisenden zu einem späteren Zeitpunkt bestätigt wurden.

Die Verfahren zur Genehmigung von Dienstreisen wurden überarbeitet, um den Prozess zu vereinfachen und die langen Vorlaufzeiten besser nutzen zu können. Es wurde ein Pool von Unterkunftsanbietern eingerichtet, der auf die spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist.

„Das Ergebnis war eine Einsparung von mehr als 150.000 Dollar pro Jahr, was einer Reduzierung um 13 % entsprach.“