Η βελτιστοποίηση για μια συνηθισμένη μέρα δεν θα σας βοηθήσει σε μια κρίσιμη στιγμή

‍

Η βελτιστοποίηση για τις συνηθισμένες ημέρες δεν θα σας βοηθήσει στις κρίσιμες στιγμές

Τι μας διδάσκει ο αποκλεισμός του λιμανιού της Βαρκελώνης σχετικά με τον τρόπο βελτιστοποίησης του κόστους όταν όλα λειτουργούν ομαλά.

Σε μια επαγγελματική κουζίνα, όλα φαίνονται απλά όταν η εξυπηρέτηση λειτουργεί ομαλά.

Οι παραγγελίες φτάνουν. Τα πιάτα σερβίρονται. Η ομάδα κινείται σχεδόν χωρίς να μιλάει. Όλοι ξέρουν τι πρέπει να κάνουν.

Αλλά αυτή η αίσθηση της ρευστότητας δεν είναι τυχαία.

Εξαρτάται από το πώς είναι οργανωμένη η κουζίνα.

Σχετικά με τον τρόπο προετοιμασίας των συστατικών.

Όσον αφορά το αν υπάρχει διαθέσιμος χώρος ή αν όλα λειτουργούν σε πλήρη δυναμικότητα.

Μέχρι που μια μέρα κάτι πάει στραβά.

Ένας προμηθευτής δεν παραδίδει. Ένας φούρνος χαλάει. Η ζήτηση ξεπερνά τις προσδοκίες.

Η κατάρρευση συμβαίνει όταν η κουζίνα δεν μπορεί να ανταποκριθεί.

Και όχι επειδή δεν λειτουργεί σωστά, αλλά επειδή σχεδιάστηκε για ένα σενάριο όπου όλα κυλούν ομαλά.

Κάτι πολύ παρόμοιο συνέβη πρόσφατα με τις διαταραχές στις σιδηροδρομικές μεταφορές στην Καταλονία και τον αποκλεισμό του λιμανιού της Βαρκελώνης.

Το αποτέλεσμα ήταν καταστροφικό: ζημίες εκατομμυρίων, καθυστερήσεις στις γραμμές παραγωγής και υπέρβαση του προϋπολογισμού, η οποία, σύμφωνα με εκτιμήσεις ορισμένων επιχειρηματικών ενώσεων, έφτασε τα δύο εκατομμύρια ευρώ την ημέρα κατά τις πρώτες ημέρες της κρίσης, όπως αναφέρει η εφημερίδα El Confidencial σε άρθρο που δημοσιεύθηκε στις 5 Φεβρουαρίου.

Και, όπως και στα εστιατόρια, το πρόβλημα δεν βρίσκεται εκεί που συνήθως κοιτάζουμε όταν μιλάμε για το κόστος.

Όταν το σύστημα σταματάει να λειτουργεί, όλα τα άλλα μπαίνουν σε δοκιμασία.

Το λιμάνι της Βαρκελώνης αποτελεί στρατηγική υποδομή. Όχι μόνο λόγω του όγκου του, αλλά και λόγω του ρόλου που διαδραματίζει: συνδέει πρώτες ύλες, βιομηχανικά εξαρτήματα και εμπορεύματα με εργοστάσια που λειτουργούν με πολύ αυστηρά χρονοδιαγράμματα εφοδιαστικής.

Όταν το σιδηροδρομικό δίκτυο παραλύει, οι εταιρείες αναζητούν εναλλακτικές λύσεις: οδικές μεταφορές, αεροπορικές μεταφορές ή ανταλλαγές προϊόντων μεταξύ εταιρειών.

Οποιαδήποτε λύση είναι ευπρόσδεκτη, αρκεί να εξοικονομεί χρόνο.

Οποιαδήποτε λύση είναι ευπρόσδεκτη, αρκεί να εξοικονομεί χρόνο.

Το πρόβλημα είναι ότι σχεδόν όλα είναι πιο ακριβά, επειδή το σύστημα δεν σχεδιάστηκε ποτέ για να λειτουργεί χωρίς αυτόν τον διανομέα.

Το ίδιο συμβαίνει και στην κουζίνα: όταν μια εστία είναι εκτός λειτουργίας, δεν μπορείς να σταματήσεις το μαγείρεμα. Η ομάδα τα βγάζει πέρα με ό,τι έχει στη διάθεσή της: οι παραγγελίες ιεραρχούνται, οι καθυστερήσεις γίνονται αποδεκτές, λαμβάνονται αυτοσχέδιες αποφάσεις και η παροχή καλής εξυπηρέτησης πελατών γίνεται δύσκολη.

Η υπηρεσία συνεχίζεται, αλλά με τίμημα μεγάλο άγχος.

Στην περίπτωση του λιμανιού της Βαρκελώνης, εταιρείες των κλάδων της αυτοκινητοβιομηχανίας, της φαρμακοβιομηχανίας, της κλωστοϋφαντουργίας και της χημικής βιομηχανίας έχουν θέσει σε εφαρμογή σχέδια έκτακτης ανάγκης για να αποφύγουν τη διακοπή της παραγωγής, αναλαμβάνοντας το κόστος που δεν είχε προβλεφθεί στον προϋπολογισμό για ένα τέτοιο σενάριο.

Το λάθος να στοχεύουμε μόνο στην ομαλή διεξαγωγή των πραγμάτων

Το κόστος που δεν εμφανίζεται σε κανένα φύλλο υπολογισμού του Excel είναι αυτό που κανείς δεν το περίμενε.

Δεν περιλαμβάνεται στον ετήσιο προϋπολογισμό. Δεν περιλαμβάνεται στους όρους που έχουν συμφωνηθεί. Δεν εμφανίζεται στο βασικό σενάριο.

Αλλά τελικά συμβαίνει έτσι κι αλλιώς.

Είναι το κόστος της καθυστερημένης αντίδρασης. Το κόστος του να πληρώνεις περισσότερα λόγω της επείγουσας ανάγκης. Το κόστος του να αποδέχεσαι χειρότερους όρους επειδή δεν υπάρχει πλέον εναλλακτική λύση.

Αυτό είναι το τίμημα του γεγονότος ότι η κατασκευή σχεδιάστηκε με γνώμονα την αποδοτικότητα, αλλά όχι την αντοχή.

Όταν όλα έχουν βελτιστοποιηθεί μέχρι την τελευταία λεπτομέρεια, κάθε απόκλιση γίνεται πιο δαπανηρή.

Το ίδιο το δημοσιογραφικό ρεπορτάζ το υπονοεί: το σιδηροδρομικό δίκτυο είναι κορεσμένο, μοιράζεται τη χωρητικότητά του με τα προαστιακά τρένα, δεν διαθέτει περιθώριο λειτουργίας, ενώ η έλλειψη πληροφοριών επιδεινώνει τις επιπτώσεις. Δεν πρόκειται απλώς για τεχνικό πρόβλημα· είναι δομικό.

Με απλά λόγια: υπάρχουν κρίσιμες διαδικασίες που εξαρτώνται από ένα μόνο «πέρασμα από την κουζίνα».

Όσο λειτουργεί, κανείς δεν το αμφισβητεί.

Όταν αποτυγχάνει, ολόκληρο το σύστημα βυθίζεται στο χάος.

Και αυτό δεν επηρεάζει μόνο το κόστος της εφοδιαστικής αλυσίδας, αλλά έχει επίσης ως αποτέλεσμα απώλεια αποδοτικότητας, οργανωτική πίεση, λήψη αποφάσεων υπό πίεση και άμεση πίεση στα εξαμηνιαία περιθώρια κέρδους.

Όπως εξήγησαν ορισμένοι μεταφορείς στην εφημερίδα El Confidencial, η αντικατάσταση του τρένου με φορτηγά δεν είναι εύκολη υπόθεση· δεν υπάρχουν αρκετοί διαθέσιμοι πόροι και οι χρόνοι παράδοσης αυξάνονται κατακόρυφα.

Είναι ακριβώς όπως όταν μια κουζίνα προσπαθεί να διεκπεραιώσει περισσότερες παραγγελίες από όσες μπορεί να διαχειριστεί.

Το πρόβλημα δεν είναι η βελτιστοποίηση.

Το ζήτημα είναι για ποιο σενάριο κάνεις τη βελτιστοποίηση.

Το ερώτημα που πρέπει να θέσετε στον εαυτό σας πριν ξεσπάσει η επόμενη κρίση

Τα έξοδα δεν είναι ένα αναπόφευκτο κακό· αποτελούν μια στρατηγική απόφαση.

‍

Το ερώτημα δεν είναι αν θα υπάρξει νέος περιορισμός της κυκλοφορίας.

Το ερώτημα είναι: Πώς έχει σχεδιαστεί η δομή του κόστους σας για την περίπτωση που συμβεί κάτι τέτοιο;

Εξαρτάστε από έναν και μόνο κρίσιμο προμηθευτή; Έχετε πραγματικές εναλλακτικές λύσεις ή μόνο θεωρητικές; Γνωρίζετε πόσο περιθώριο κέρδους θα χάνατε αν ένα εξάρτημα σταματούσε να λειτουργεί;

Γι’ αυτό είναι σημαντικό να ρωτάμε όχι μόνο πόσο κοστίζουν, αλλά και πώς λειτουργούν όταν το σύστημα παρουσιάζει βλάβη.

Πολλές διοικητικές επιτροπές εστιάζουν στην βελτιστοποίηση των καθημερινών λειτουργιών και όχι στις καταστάσεις κρίσης. Επιδιώκουν τη μέγιστη αποδοτικότητα υπό κανονικές συνθήκες.

Το πρόβλημα είναι ότι τα συνηθισμένα σενάρια γίνονται όλο και πιο σπάνια.

Στην κουζίνα, αυτό λέγεται «εργασία σε πλήρη δυναμικότητα».

Στον επιχειρηματικό κόσμο, συνήθως το αποκαλούμε «βελτιστοποίηση».

Ο σχεδιασμός με βάση τις καταπονήσεις δεν σημαίνει υπερδιαστασιολόγηση.

Αυτό σημαίνει να καταλάβεις πού βρίσκεται το όριό σου πριν το φτάσεις.

‍

Ο αποκλεισμός του λιμανιού της Βαρκελώνης δείχνει ότι ένα σημαντικό τμήμα του βιομηχανικού ιστού λειτουργεί με πολύ περιορισμένους προϋπολογισμούς και με ελάχιστο περιθώριο ελιγμών.

Και όταν ένα βασικό τμήμα της υποδομής παρουσιάζει βλάβη, το πραγματικό κόστος δεν είναι η ίδια η εναλλακτική λύση, αλλά όλα όσα καταρρέουν γύρω από αυτήν, σαν να ήταν μια παρενέργεια.

Η βελτιστοποίηση του κόστους σημαίνει επίσης σχεδιασμό με γνώμονα τις καταπονήσεις.

Όχι για εκείνη τη μέρα που όλα θα πάνε ρολόι. Όχι για τον προμηθευτή που πάντα τηρεί τις υποχρεώσεις του. Όχι για μια εφοδιαστική αλυσίδα που λειτουργεί χωρίς προβλήματα.

Η πραγματική βελτιστοποίηση σημαίνει να αναρωτιέσαι:

Τι θα συμβεί αν χαλάσει αυτό το εξάρτημα; Τι θα συμβεί αν διακοπεί η ροή; Πού υπάρχει περιθώριο ελιγμών αν κάτι μπλοκάρει;

Επειδή η αποδοτικότητα που έχει σχεδιαστεί αποκλειστικά για το ιδανικό σενάριο λειτουργεί… μέχρι να σταματήσει να λειτουργεί.

Συχνά, η λύση συνίσταται στην αναθεώρηση των δαπανών από τη σκοπιά του σημείου συμφόρησης.

Με άλλα λόγια: να προσδιοριστεί πού υπάρχει πραγματική εξάρτηση και πού δεν υπάρχει βιώσιμη εναλλακτική λύση.

Αλλά πάνω απ’ όλα, ποιες αποφάσεις λαμβάνονται σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης και πόσο ακριβές αποδεικνύονται όταν έρχονται πολύ αργά.

Στον τομέα της εστίασης, τα εστιατόρια που επιβιώνουν δεν είναι αυτά με τα φθηνότερα μενού, αλλά εκείνα που ξέρουν πού μπορούν να αντέξουν την πίεση χωρίς να διαταράξουν την εξυπηρέτηση.

Το ίδιο συμβαίνει και στον επιχειρηματικό κόσμο.

Ο αποκλεισμός του λιμανιού της Βαρκελώνης δεν αποτελεί μεμονωμένο περιστατικό, αλλά μια υπενθύμιση ότι πολλά μοντέλα κοστολόγησης λειτουργούν μόνο υπό ιδανικές συνθήκες.

Και ότι η βελτιστοποίηση χωρίς να λαμβάνονται υπόψη σενάρια κρίσης δεν είναι, στην πραγματικότητα, παρά μια αναβολή του προβλήματος.

Γιατί όταν η κουζίνα δεν λειτουργεί, δεν έχει πια σημασία πόσο καλά είχε σχεδιαστεί το μενού.

Και όσον αφορά το κόστος, είναι σχεδόν πάντα πολύ αργά για να αυτοσχεδιάσουμε.