Στις περισσότερες εταιρείες, η διοίκηση εστιάζει στους τομείς που επηρεάζουν άμεσα την πορεία της επιχείρησης: τις βασικές προμήθειες, την παραγωγή, την εφοδιαστική αλυσίδα και τις εμπορικές δραστηριότητες. Οι τομείς αυτοί τυγχάνουν ιδιαίτερης προσοχής, καθώς επηρεάζουν το EBITDA, το μικτό περιθώριο κέρδους, τις ταμειακές ροές και τη συνολική απόδοση της εταιρείας.
Ωστόσο, παράλληλα με αυτές υπάρχουν αρκετές κατηγορίες δαπανών που σπάνια αντιμετωπίζονται με την ίδια αυστηρότητα: εφοδιαστική, εγκαταστάσεις, συσκευασία, μάρκετινγκ, άδειες πληροφορικής, συντήρηση, επισκευές και αναλώσιμα (MRO), τηλεπικοινωνίες και άλλες έμμεσες προμήθειες.
Σπάνια θεωρούνται στρατηγικής σημασίας.
Ωστόσο, επηρεάζουν τα λειτουργικά έξοδα της εταιρείας, το κόστος εξυπηρέτησης, το κεφάλαιο κίνησης και, τελικά, τα καθαρά κέρδη· πολύ περισσότερο από ό,τι πιστεύει ο περισσότερος κόσμος.
Το μεγάλο τυφλό σημείο
Οι έμμεσες προμήθειες καταλήγουν συχνά να αποτελούν κονδύλια που διαχειρίζονται σε τοπικό επίπεδο και αντιμετωπίζονται με διαφορετικό τρόπο σε ολόκληρο τον οργανισμό. Αυτό σημαίνει:
- Συμφωνίες που δεν αξιολογούνται ποτέ
- Προμηθευτές που δεν υποβάλλονται ποτέ σε διαγωνισμό
- Συμβάσεις που συνεχίζονται από καθαρή συνήθεια
- Τιμές που δεν αντανακλούν την αγορά
Τμήματα που δεν έχουν ενοποιηθεί, όχι επειδή ο οργανισμός είναι αμελής, αλλά επειδή κανείς δεν έχει τον χρόνο ή τη γνώση να ασχοληθεί συστηματικά με αυτούς τους τομείς.
Όταν κάτι δεν θεωρείται «στρατηγικό», μετατρέπεται σε έναν τομέα όπου κανείς δεν θέτει τα κρίσιμα ερωτήματα.
Ένα παραγνωρισμένο δυναμικό της τάξης του 20% ή και περισσότερο
Όταν οι εταιρείες προβαίνουν τελικά σε ανασκόπηση αυτών των έμμεσων τομέων χρησιμοποιώντας μια επαγγελματική, τεκμηριωμένη προσέγγιση, τα αποτελέσματα δείχνουν σχεδόν πάντα το ίδιο πράγμα:
Υπάρχει δυνατότητα βελτιστοποίησης της τάξης του 20% ή και περισσότερο.
Δεν είναι θέμα μείωσης του κόστους.
Πρόκειται για την καταβολή δίκαιων τιμών, την εφαρμογή των σωστών λύσεων και τη διασφάλιση ότι τα λειτουργικά έξοδα (OPEX) δεν αυξάνονται ταχύτερα από την επιχείρηση.
Για έναν CFO, πρόκειται για καθαρή δημιουργία αξίας:
Χαμηλός κίνδυνος, άμεση επίδραση στο EBITDA, γρήγορη υλοποίηση.
Γιατί παραβλέπεται αυτό το δυναμικό
Οι τυπικές εξηγήσεις των διευθυντών και των οικονομικών διευθυντών είναι οι ίδιες:
«Φαίνεται πολύ ασήμαντο για να του αφιερώσω χρόνο.»
«Δεν υπάρχει η απαραίτητη διαφάνεια για να το αξιολογήσουμε.»
«Πιστεύουμε ότι έχει ήδη βελτιστοποιηθεί.»
«Έχουμε πιο σημαντικές προτεραιότητες.» Αλλά ακριβώς επειδή αυτοί οι τομείς είναι διάσπαρτοι, πολύπλοκοι και στερούνται αίσθησης ευθύνης, το περιθώριο βελτίωσης είναι συχνά σημαντικό.
Γιατί πρέπει να αντιμετωπίζεται στρατηγικά
Όταν οι έμμεσες προμήθειες αναλύονται και διαχειρίζονται στρατηγικά, η εταιρεία αποκομίζει τα οφέλη μιας επαγγελματικής διαχείρισης προμηθειών —ακόμη και σε τομείς που στο παρελθόν απλώς διαχειρίζονταν και δεν καθοδηγούνταν.
Το πλεονέκτημα είναι προφανές:
- Καλύτερες τιμές, καλύτερες συμβάσεις, καλύτερη διαχείριση.
- Άμεση επίδραση στα λειτουργικά έξοδα, στο περιθώριο EBITDA και στη δημιουργία ταμειακών ροών.
- Η απλή ερώτηση που πρέπει να κάνετε
- Πότε ήταν η τελευταία φορά που λάβατε μια ανεξάρτητη απάντηση, βασισμένη σε δεδομένα, σχετικά με το αν τα έμμεσα έξοδά σας έχουν πράγματι βελτιστοποιηθεί;
- Αν η απάντηση δεν είναι σαφής, πιθανότατα υπάρχουν ακόμα χρήματα που δεν έχουν αξιοποιηθεί.
