Από τα προηγούμενα άρθρα γνωρίζουμε όχι μόνο πώς μπορεί να οδηγηθεί κανείς σε μια ανθυγιεινή εξάρτηση από τους προμηθευτές πληροφορικής και ποια προβλήματα αυτό μας δημιουργεί, αλλά και πώς να αποφύγουμε μια τέτοια εξάρτηση. Τι πρέπει όμως να κάνετε αν βρίσκεστε ήδη σε αυτή την κατάσταση και θέλετε να βγείτε από αυτήν; Μπορείτε να το μάθετε στο τελευταίο μέρος αυτής της τριμερούς σειράς.
1. Ελέγξτε τη σύμβαση που έχετε συνάψει με τον προμηθευτή
Η σύμβαση αποτελεί ένα θεμελιώδες έγγραφο που καθορίζει τα πλαίσια εντός των οποίων θα λειτουργούμε. Ελέγξτε την ισχύ της σύμβασης και τους όρους υπό τους οποίους μπορείτε να τερματίσετε τη συνεργασία. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να ελέγξετε πώς ορίζονται οι διαδικασίες παράδοσης του συστήματος, των υπηρεσιών και της τεκμηρίωσης. Εξετάστε προσεκτικά αν θα ήταν πιο συμφέρουσα η συμφωνία για μια αλλαγή στη σύμβαση πρώτα, έτσι ώστε οι όροι να είναι δίκαιοι και για τα δύο μέρη. Ο προμηθευτής θα είναι διατεθειμένος να κάνει παραχωρήσεις προκειμένου να σας διατηρήσει ως πελάτη.
Λάβετε υπόψη ότι απαιτείται κάποιος χρόνος για τη μετάβαση από τον παλιό στον νέο προμηθευτή. Προτείνετε μια διαδικασία για τον τρόπο οργάνωσης της μετάβασης, τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν και το χρονικό πλαίσιο.
2. Εξηγήστε γιατί θέλετε να αλλάξετε προμηθευτή
Το βασικό είναι ότι η επιχείρησή σας πρέπει να συνεχίσει να λειτουργεί κανονικά μετά την αλλαγή προμηθευτή. Περιγράψτε με σαφήνεια τους λόγους για τους οποίους θέλετε να αλλάξετε προμηθευτή και τους κινδύνους που ενέχει αυτή η αλλαγή. Αν προσθέσετε τα οφέλη και το κόστος στον κατάλογο των παραγόντων, η απόφασή σας θα γίνει πιο ξεκάθαρη.
Αν ο προμηθευτής δεν ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις σας, αναζητήστε το λόγο. Μήπως οφείλεται στο γεγονός ότι δεν μπορείτε να δώσετε σαφείς οδηγίες; Μήπως αλλάζετε τις απαιτήσεις σας χωρίς συστηματικότητα; Αν διαπιστώσετε ότι η ευθύνη για τα προβλήματα βαρύνει σε μεγάλο βαθμό τον οργανισμό σας, τότε η αλλαγή προμηθευτή δεν θα λύσει το πρόβλημα. Απλώς θα μεταφέρετε το πρόβλημα από τον έναν προμηθευτή στον άλλο.
3. Δημιουργήστε έναν αναλυτικό κατάλογο των περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής
Ο κατάλογος πρέπει να περιλαμβάνει τον εξοπλισμό, την τοπολογία του δικτύου, το λογισμικό και όλες τις εφαρμογές που υποστηρίζουν τη λειτουργία της επιχείρησής σας. Πρέπει να είστε σίγουροι ότι γνωρίζετε ακριβώς τι μεταφέρετε. Υπάρχουν, για παράδειγμα, στοιχεία που δεν βρίσκονται υπό τον έλεγχό σας και δεν σας επιτρέπουν να εξαγάγετε τα δεδομένα σας;
Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το να ξεχάσεις ένα στοιχείο κατά την παράδοση και στη συνέχεια να μην έχεις δικαιώματα πρόσβασης σε αυτό· για παράδειγμα.
4. Ελέγξτε αν γνωρίζετε όλα τα στοιχεία πρόσβασης
Στο πλαίσιο του προγράμματος διαχείρισης κινδύνων, κάθε εταιρεία θα πρέπει να φυλάσσει όλα τα δεδομένα πρόσβασης στα συστήματά της, καθώς και άλλα στοιχεία, σε έναν ασφαλή, σφραγισμένο φάκελο, για παράδειγμα. Είναι καλή ιδέα να ελέγχεται τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ότι οι πληροφορίες αυτές είναι λειτουργικές και πλήρεις. Έχει συμβεί περισσότερες από μία φορές, μετά την αποχώρηση ενός διαχειριστή ή ενός υπαλλήλου προμηθευτή, να μην μπορεί κανείς να έχει πρόσβαση σε ένα συγκεκριμένο σύστημα.
5. Ορίστε έναν υπεύθυνο για τη μετάβαση
Για να εξασφαλιστεί μια ομαλή μετάβαση, προτείνω να οριστεί ένα συγκεκριμένο άτομο ως υπεύθυνο για τη μετάβαση. Είτε το ίδιο το άτομο είτε οι υφιστάμενοί του στην ομάδα πρέπει να είναι σε θέση να σχεδιάσουν τη μετάβαση και να διασφαλίσουν την τήρηση του σχεδίου μετάβασης. Αυτό το άτομο θα αποτελεί το μοναδικό σημείο επαφής για την επίλυση προβλημάτων και την αποφυγή παρεξηγήσεων, και κανείς δεν θα πρέπει να έχει το δικαίωμα να το παρακάμψει.
6. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας
Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε αντίγραφα ασφαλείας όλων των δεδομένων σας και, κυρίως, ότι είστε σε θέση να ανακτήσετε και να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα σε περίπτωση προβλημάτων. Ένα αντίγραφο ασφαλείας του οποίου δεν γνωρίζετε τη δομή των δεδομένων και δεν μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε είναι, φυσικά, άχρηστο.
7. Προσέξτε να μην απαγορεύσετε την απασχόληση των ειδικών του προμηθευτή
Οι περισσότεροι προμηθευτές περιλαμβάνουν στις συμβάσεις τους αυστηρή απαγόρευση πρόσληψης των υπαλλήλων τους από τον πελάτη. Ενώ στο παρελθόν ήταν συνηθισμένο οι πελάτες να «κλέβουν» υπαλλήλους που συμμετείχαν στην ανάπτυξη ή τη διαχείριση των συστημάτων τους, σήμερα αυτές οι πρακτικές καλύπτονται συνήθως πολύ καλά από τις συμβάσεις. Επιπλέον, η εξοικονόμηση κόστους συχνά έχει αντίθετα αποτελέσματα, καθώς μειώνει τη δυνατότητα αντικατάστασης και οδηγεί σε αυξημένους λειτουργικούς κινδύνους.
8. Προσέξτε για πιθανές διακοπές στη λειτουργία κατά τη διάρκεια της μεταβατικής περιόδου
Τον Φεβρουάριο του 2018, η αλυσίδα εστιατορίων γρήγορου φαγητού KFC αναγκάστηκε να κλείσει 900 εστιατόρια στο Ηνωμένο Βασίλειο, επειδή δεν διέθετε κοτόπουλο. Για περισσότερο από μία εβδομάδα, δεν ήταν δυνατή η παράδοση κοτόπουλου. Η διακοπή αυτή προκλήθηκε από την αλλαγή του συνεργάτη logistics σε DHL τον Νοέμβριο του 2017. Πόσα εξοικονόμησαν σε έξοδα logistics και πόσο τους κόστισε αυτή η διακοπή;
Ακόμη και με τον καλύτερο προγραμματισμό, μπορεί να προκύψουν προβλήματα· γι’ αυτό είναι απαραίτητο να λαμβάνεται υπόψη αυτή η πιθανότητα και να καταρτίζονται σχέδια έκτακτης ανάγκης για την επαναφορά (επιστροφή στην προηγούμενη κατάσταση).
Η αλλαγή του προμηθευτή πληροφορικής δεν είναι απλή υπόθεση· και πρέπει να σκεφτείτε προσεκτικά πότε να το κάνετε. Ελπίζω αυτό το άρθρο να σας έδωσε μια βασική εικόνα για το πώς να σχεδιάσετε και να υλοποιήσετε μια τέτοια αλλαγή.
