Στο πρώτο μέρος της σειράς, εξετάσαμε πώς μπορεί να αναπτυχθεί μια ανθυγιεινή εξάρτηση από τον προμηθευτή μας και, κυρίως, ποια προβλήματα μπορεί αυτό να προκαλέσει στην εταιρεία μας.
Σήμερα θα δούμε τι μπορούμε να κάνουμε για να αποφύγουμε μια τέτοια εξάρτηση.
1. Διατήρηση της κυριότητας της τεχνογνωσίας σχετικά με τις διαδικασίες και τα συστήματα, καθώς και των σχεδίων για την ανάπτυξή τους
Αν αποφασίσετε ότι δεν θέλετε να ασχοληθείτε με θέματα πληροφορικής και δώσετε γενικές οδηγίες στον προμηθευτή σας, βαδίζετε κατευθείαν προς την εξάρτηση. Αυτό που ίσως σας εκπλήξει είναι ότι αυτή η προσέγγιση συχνά δημιουργεί προβλήματα στον ίδιο τον προμηθευτή· διότι, μετά από λίγο καιρό, οι απαιτήσεις του πελάτη αρχίζουν να αλληλεπικαλύπτονται και να μπλέκονται, και η ικανοποίηση των νέων απαιτήσεων γίνεται ένα σημαντικό πρόβλημα για τον προμηθευτή.
Για μια εταιρεία που επιθυμεί να παραμείνει ανταγωνιστική, είναι σημαντικό να αντιμετωπίζει την πληροφορική ως εργαλείο για την υποστήριξη, τη βελτίωση και την αξιολόγηση των διαδικασιών της. Δεν είναι δύσκολο να καταλάβει κανείς πώς να το επιτύχει αυτό, καθώς σήμερα διαθέτουμε αρκετές μεθοδολογίες και πρότυπα που μας επιτρέπουν να διατηρούμε μια συνολική εικόνα των διαδικασιών και να πραγματοποιούμε αποτελεσματικό σχεδιασμό:
- Επιχειρησιακή Αρχιτεκτονική – ένας τρόπος περιγραφής των στόχων ενός οργανισμού, των μεθόδων με τις οποίες επιτυγχάνονται αυτοί οι στόχοι μέσω επιχειρηματικών διαδικασιών, καθώς και του τρόπου με τον οποίο αυτές οι διαδικασίες μπορούν να υποστηριχθούν από την τεχνολογία. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο «Μην κολλήσετε» λόγω κακής επιχειρησιακής αρχιτεκτονικής. Οι δύο πιο γνωστές προσεγγίσεις της επιχειρησιακής αρχιτεκτονικής βρίσκονται στους ιστότοπους του The Open Group και του Zachmann.
- Περιγραφή διαδικασιών – τα πιο γνωστά και ευρέως χρησιμοποιούμενα πρότυπα έχουν δημιουργηθεί από την Open Management Group (www.omg.org). Η περιγραφή των διαδικασιών σύμφωνα με τις προδιαγραφές του BPMN (Business Process Model and Notation) επιτρέπει στη διοίκηση της εταιρείας να κατανοεί και να καταγράφει εύκολα τις διαδικασίες που λαμβάνουν χώρα στην εταιρεία της.
- Τεκμηρίωση χρήστη – δεν χρειάζεται να είναι ένα έγγραφο που συντάσσεται από τον προμηθευτή και καταλήγει σε κάποιο συρτάρι να μαζεύει σκόνη. Μια καλή προσέγγιση είναι η δημιουργία βίντεο που δείχνουν στους χρήστες πώς να χρησιμοποιούν την εφαρμογή στην καθημερινή τους εργασία, απλοποιώντας έτσι την υποστήριξη του προϊόντος και την εκπαίδευση των νέων χρηστών. Τα βίντεο διαρκούν συχνά μόνο λίγα λεπτά και περιγράφουν όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά το σύστημα. Για παράδειγμα, ρίξτε μια ματιά στον οδηγό χρήσης του Yammer σε ένα ερευνητικό έργο ή στον οδηγό για το πώς να παραγγείλετε προϊόντα από ένα ηλεκτρονικό κατάστημα.
Όλα τα πρότυπα και οι μεθοδολογίες συνοδεύονται από πλήρη τεκμηρίωση και εκπαιδευτικό υλικό που περιγράφει λεπτομερώς κάθε τομέα. Από την εμπειρία μου, αξίζει να προσλάβετε έναν ειδικό που θα επιλέξει τα τμήματα της μεθοδολογίας που είναι κατάλληλα για μια συγκεκριμένη εταιρεία.
Εάν καταγράψετε την τεχνογνωσία σας με τυποποιημένο τρόπο, όχι μόνο θα διαθέτετε ένα εργαλείο για τη συζήτηση θεμάτων που οδηγούν στη βελτίωση της εταιρείας, αλλά θα έχετε και τη βεβαιότητα ότι θα βρείτε κοινό έδαφος με τη συντριπτική πλειοψηφία των υφιστάμενων και των πιθανών προμηθευτών σας.
Αν θέλετε να αλλάξετε κάτι στις διαδικασίες και στη ροή των πληροφοριών σας, ξεκινήστε με αλλαγές στην οργάνωση της εργασίας, είτε σε επίπεδο μοντέλου είτε μέσω ενός πιλοτικού πειράματος – ελέγξτε αν η αλλαγή θα αποφέρει τα οφέλη που αναμένετε. Στη συνέχεια, υπολογίστε τα οφέλη της αλλαγής και το κόστος της υλοποίησής της. Εάν όλα είναι όπως πρέπει, ξεκινήστε την τροποποίηση των συστημάτων, και αν όχι, μπορείτε να σταματήσετε τη διαδικασία χωρίς κανένα πρόβλημα. Όταν αναθέτετε αυτό το έργο εξ ολοκλήρου σε έναν εξωτερικό προμηθευτή, λίγοι έχουν το θάρρος να σταματήσουν ένα έργο στο οποίο έχουν ήδη επενδύσει πόρους.
2. Τα δεδομένα πρέπει να είναι δικά σας υπό κάθε περίσταση
Τα δεδομένα αποθηκεύονται στον προμηθευτή μας· τώρα όμως έχουμε διαφωνήσει μαζί του και μας έχουν πει ότι τα δεδομένα τους ανήκουν... Δυστυχώς, αυτή η κατάσταση δεν είναι τόσο ασυνήθιστη όσο μπορεί να νομίζετε. Δεν συμβαίνει συχνά με τους παρόχους υπηρεσιών cloud και φιλοξενίας, όπως συχνά πιστεύουν οι άνθρωποι, αλλά συνήθως με συστήματα που έχουν αναπτυχθεί κατά παραγγελία, όπου τα δεδομένα αποθηκεύονται μέσα σε ένα «μαύρο κουτί» που ελέγχεται πλήρως από τον προμηθευτή.
Αυτός είναι ένας παραδοσιακός τρόπος για να διατηρεί ο προμηθευτής τον έλεγχο του πελάτη. Το πρόβλημα μπορεί γενικά να επιλυθεί με δύο τρόπους: είτε μέσω του άμεσου ελέγχου των δεδομένων είτε εξασφαλίζοντας έναν αξιόπιστο τρόπο απόκτησής τους σε μορφή που να μπορεί να χρησιμοποιηθεί.
Για παράδειγμα, μια υπηρεσία διαχείρισης επαφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποκτούμε μέσω της εγγραφής στον ιστότοπο του προμηθευτή μας. Η πρώτη προσέγγιση συνίσταται στο να διασφαλίσουμε ότι τα δεδομένα αντιγράφονται στα δικά μας συστήματα, ενώ η δεύτερη είναι να κατεβάζουμε τακτικά τις πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες στα συστήματα του προμηθευτή και να τις αποθηκεύουμε στα δικά μας, για κάθε ενδεχόμενο.
Ακόμη και στο δικό μας σύστημα, όπου η αποθήκευση δεδομένων είναι καλά τεκμηριωμένη, η μεθοδολογία εξαγωγής δεδομένων σε έναν τυποποιημένο πίνακα, μια βάση δεδομένων ή σε μορφή XML μπορεί να διευκολύνει σημαντικά την ενσωμάτωση ενός νέου συστήματος. Είναι σημαντικό να καθιερωθούν διαδικασίες για την εξαγωγή δεδομένων, την επαλήθευση της λειτουργικότητας της εξαγωγής και την καλή τεκμηρίωση της μορφής, διότι η κρίσιμη στιγμή κατά την οποία χρειάζεται να ανακτήσουμε τα δεδομένα είναι ακριβώς η χειρότερη στιγμή για να ανακαλύψουμε ότι η εξαγωγή δεν λειτουργεί ή ότι τα δεδομένα που εξήχθησαν χωρίς πρόβλημα είναι κωδικοποιημένα σε μορφή με την οποία δεν μπορούμε να εργαστούμε.
Οι παραπάνω απαιτήσεις πρέπει να επαληθεύονται κατά την αποδοχή οποιασδήποτε νέας λειτουργικότητας ή αλλαγών στα συστήματα από τον προμηθευτή.
3. Διατήρηση των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας επί των εφαρμογών
Η κυριότητα των εφαρμογών συνίσταται στην κυριότητα του πηγαίου κώδικα ή του σχεδιασμού της εφαρμογής. Εάν δεν έχουμε τον έλεγχο του πηγαίου κώδικα, διατρέχουμε τον κίνδυνο, όταν θελήσουμε να αλλάξουμε προμηθευτή, να διαπιστώσουμε ότι ο υφιστάμενος προμηθευτής κατέχει ένα κρίσιμο τμήμα του κώδικα και δεν θα είναι διατεθειμένος να το παραχωρήσει δωρεάν. Μπορούμε να το αποφύγουμε αυτό ορίζοντας σαφώς την ιδιοκτησία στη σύμβαση, δηλώνοντας ότι ο κώδικας που αναπτύχθηκε ως αποτέλεσμα των ζητούμενων αλλαγών αποτελεί αποκλειστική ιδιοκτησία μας ή ότι αυτές οι αλλαγές δημιουργούνται υπό άδεια που μας επιτρέπει να τις χρησιμοποιούμε και να τις διανέμουμε δωρεάν.
Ακόμη και αν έχουμε εξασφαλίσει την κυριότητα μέσω σύμβασης, αυτό δεν σημαίνει ότι ο προμηθευτής με τον οποίο πρόκειται να καταγγείλουμε τη σύμβαση θα μας παραχωρήσει πρόσβαση στον κώδικα. Για τον λόγο αυτό, συνιστάται ιδιαίτερα το σύστημα διαχείρισης πηγαίου κώδικα, το wiki και άλλα έγγραφα να αποθηκεύονται σε τρίτο μέρος και ο συνεργάτης να υποχρεούται να αποθηκεύει τα δεδομένα σε συγκεκριμένο μέρος και σε συγκεκριμένο χρόνο, ώστε να έχουμε πρόσβαση στις τρέχουσες εκδόσεις.
4. Ενσωμάτωση συστημάτων αντί για επέκταση λειτουργιών
Τα API (Διεπαφές Προγραμματισμού Εφαρμογών) των διαδικτυακών υπηρεσιών αποτελούν πλέον ένα συνηθισμένο χαρακτηριστικό σε πολλές εμπορικές και ανοιχτού κώδικα εφαρμογές. Αυτό σημαίνει ότι όλες οι δυνατότητες ή λειτουργίες που είναι διαθέσιμες στους χρήστες των εφαρμογών μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν μεταξύ διαφορετικών συστημάτων και εφαρμογών.
Χρησιμοποιώντας πρωτόκολλα και πρότυπα για τον καθορισμό αυτής της διεπαφής, οι υπηρεσίες αυτές αποτελούν ένα ενοποιημένο μέσο επικοινωνίας και πλατφόρμα· έτσι, μια εφαρμογή που έχει γραφτεί σε μία γλώσσα ή σε ένα λειτουργικό σύστημα είναι προσβάσιμη από συστήματα που έχουν γραφτεί με εντελώς διαφορετικό τρόπο. Τα δεδομένα μεταφέρονται σε μια κοινή μορφή, όπως XML ή JSON, ενώ οι κωδικοί και των δύο συστημάτων παραμένουν εντελώς ανεξάρτητοι.
Σήμερα, κάθε χρήστης μπορεί να φανταστεί πώς λειτουργεί η ενοποίηση συστημάτων. Άλλωστε, όλοι χρησιμοποιούμε υπηρεσίες διαδικτυακών εφαρμογών που είναι ενσωματωμένες μεταξύ τους – για παράδειγμα, το Google Calendar με τις Επαφές Google και το Gmail. Αν αποφασίσουμε να αρχίσουμε να χρησιμοποιούμε ένα διαφορετικό ημερολόγιο αντί για το υπάρχον, το μόνο που χρειάζεται είναι να το συνδέσουμε με τα υπάρχοντα δεδομένα. Αυτή η μέθοδος αλλαγής συστημάτων δεν είναι εφικτή αν διαθέτουμε δικό μας σύστημα, το οποίο αρχικά αγοράσαμε μόνο για λογιστική και σταδιακά ζητήσαμε από τον προμηθευτή να αναπτύξει μια ενότητα CRM, μια ενότητα υπηρεσιών κ.λπ.
Η ίδια λογική ισχύει και για την ενσωμάτωση με συστήματα που παρέχονται ως υπηρεσία από παρόχους υπηρεσιών cloud (SaaS – Software as a Service). Η χρήση διαδικτυακών υπηρεσιών διαχωρίζει τις επιμέρους εφαρμογές μεταξύ τους, καθιστώντας το σύνολο του συστήματος πιο ευέλικτο και διαφανές. Αντίθετα, οι σταθερές συνδέσεις μεταξύ διαφορετικών ενοτήτων διευκολύνουν τον προμηθευτή να αυξήσει την εξάρτησή μας από αυτόν, να αυξήσει την πολυπλοκότητα του κώδικα, ενώ η ευελιξία του συστήματος περιορίζεται στο λιγότερο ευέλικτο τμήμα του.
5. Προσπαθήστε να περιορίσετε στο ελάχιστο τις τροποποιήσεις στο βασικό σύστημα
Προσπαθήστε να υλοποιήσετε το απαιτούμενο σύστημα με ελάχιστες τροποποιήσεις στην τυπική εφαρμογή. Συνήθως δεν είστε ο πρώτος πελάτης του προμηθευτή. Προσπαθήστε να αξιοποιήσετε στο έπακρο την εμπειρία του προμηθευτή από τη συνεργασία του με άλλους πελάτες κατά τη διάρκεια της υλοποίησης. Πιθανότατα θα εκπλαγείτε από το πόσο πιο αποτελεσματικά μπορούν να υλοποιηθούν ορισμένες διαδικασίες ή από το γεγονός ότι ορισμένα δεδομένα που προηγουμένως παραβλέπαμε θα μετατραπούν σε ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για εμάς.
Εάν απαιτηθούν σημαντικές αλλαγές στη λειτουργικότητα της εφαρμογής, αυτό ενδέχεται να περιπλέξει σημαντικά τη μετάβαση σε νέες εκδόσεις στο μέλλον, ενώ οποιαδήποτε μετάβαση θα είναι δύσκολη από άποψη ανάπτυξης και ανάπτυξης.
6. Χρησιμοποιήστε περισσότερους από έναν προμηθευτές
Προσπαθήστε να διαχειριστείτε μόνοι σας ολόκληρο το σχεδιασμό, την ανάπτυξη, την υλοποίηση και τη λειτουργία του συστήματος και μην το αφήνετε στον προμηθευτή. Είναι καλή ιδέα να διαχωρίσετε, για παράδειγμα, τους επιχειρηματικούς αναλυτές από τους προγραμματιστές. Είναι επίσης καλή ιδέα να αναθέσετε τη δοκιμή του συστήματος σε δοκιμαστές που δεν ανήκουν στην ομάδα ανάπτυξης. Θα εκτελέσουν τη δουλειά πιο αποτελεσματικά και η πιθανότητα να λάβετε ένα προϊόν χωρίς ελαττώματα είναι πολύ μεγαλύτερη. Εάν η λειτουργία του συστήματος είναι ευθύνη τρίτου μέρους (π.χ. ενός παρόχου υπηρεσιών cloud), βεβαιωθείτε ότι θα πιέσει τους προγραμματιστές να παραδώσουν ένα προϊόν που ελαχιστοποιεί τα προβλήματα λειτουργίας του συστήματος.
7. Καθορίστε στη σύμβαση τη διαδικασία καταγγελίας, συμπεριλαμβανομένων των κυρώσεων για τον προμηθευτή
Πώς ορίζεται η λήξη της συνεργασίας στη σύμβαση; Με προειδοποίηση τριών μηνών, μετά την οποία σταματάτε να πληρώνετε και ο προμηθευτής σταματά να παρέχει υποστήριξη; Αυτό είναι εντελώς ανεπαρκές.
Είναι απαραίτητο να καθορίσετε ποια έγγραφα και σε ποια μορφή πρέπει να σας παραδώσει ο προμηθευτής – ή απευθείας στον νέο προμηθευτή – κατά τη διάρκεια της περιόδου προειδοποίησης. Εάν έχετε εξασφαλίσει δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας για το σχεδιασμό, τον πηγαίο κώδικα και άλλα μέρη της τεκμηρίωσης που αναφέρονται στο σημείο 3, τόσο το καλύτερο. Κατά τη σύναψη σύμβασης με έναν προμηθευτή, είναι καλή ιδέα να ρωτήσετε τις εταιρείες που κατέλαβαν τη 2η και την 3η θέση τι θα χρειαστούν εάν αναλάβουν την ανάπτυξη και τη συντήρηση από τον νικητή.
8. Ενημερώστε τους προμηθευτές για τα μελλοντικά σχέδια ανάπτυξης
Επιδιώξτε μια μακροπρόθεσμη συνεργασία με τους προμηθευτές σας. Εάν συζητάτε τακτικά μαζί τους τα σχέδια ανάπτυξης και τα στρατηγικά ζητήματα της επιχείρησής σας – και όχι μόνο τις τρέχουσες αλλαγές στη λειτουργικότητα –, ο προμηθευτής μπορεί να σας υποβάλει προτάσεις που θα οδηγήσουν στη δημιουργία μιας αρχιτεκτονικής συστήματος σταθερής, αποδοτικής και οικονομικά συμφέρουσας, όχι μόνο για τις τρέχουσες ανάγκες σας, αλλά και για τις μελλοντικές. Για να αποσαφηνίσετε τις απαιτήσεις σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, για παράδειγμα, τη μέθοδο MuSCoW, η οποία κατατάσσει τις απαιτήσεις στις ακόλουθες κατηγορίες:
- Απαραίτητο – απαραίτητο
- Έπρεπε – έπρεπε
- Θα μπορούσε να είχε – θα ήταν ωραίο να είχε
- Δεν θα το κάνω αυτή τη φορά – δεν χρειάζεται να το κάνω αυτή τη στιγμή
9. Ζητήστε ιδέες και απόψεις από άλλους
Μην μένετε στάσιμοι· ακολουθήστε τις τάσεις· αναζητήστε τις καλύτερες προσεγγίσεις και πρακτικές· και παρακολουθείτε τα πάντα. Προσλάβετε μια εταιρεία για να λάβετε μια τρίτη γνώμη – θα αξιολογήσει τις αποφάσεις σας τόσο από τεχνική όσο και από στρατηγική άποψη. Δεν χρειάζεται να είναι ακριβό. Και μια τέτοια συμβουλευτική υπηρεσία αξίζει τον κόπο, καθώς θα σας βοηθήσει να αποφύγετε λάθη. Από την εμπειρία μου, γνωρίζω μια περίπτωση όπου ένας προμηθευτής ανάγκασε έναν πελάτη να επενδύσει αρκετά εκατομμύρια κορώνες για την επίλυση ενός προβλήματος που ο ίδιος είχε προκαλέσει, ενώ ένας σύμβουλος διαπίστωσε ότι η επένδυση δεν θα έλυνε καθόλου το πρόβλημα, καθώς η αιτία του βρισκόταν αλλού.
Ένας σύμβουλος μπορεί να σας βοηθήσει να καθορίσετε τη στρατηγική σας, να δημιουργήσετε ζήτηση, να αξιολογήσετε τις επιλογές σας και να εξετάσετε τα πράγματα από μια απρόσμενη οπτική γωνία. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να ελέγξετε τους προμηθευτές σας και να εξασφαλίσετε το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα για εσάς. Ένας σύμβουλος πρέπει πάντα να έχει κατά νου ότι επιθυμείτε να είστε ανεξάρτητοι από έναν συγκεκριμένο προμηθευτή και ότι αναγνωρίζετε την αξία της τεχνογνωσίας σας ως ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Η σωστή επιλογή προμηθευτών έχει να κάνει με τη διαχείριση κινδύνων
Πιστεύω ότι, αφού διαβάσετε αυτό το άρθρο, θα έχετε μια σαφέστερη εικόνα για το πώς να μετατρέψετε τους προμηθευτές σας σε συνεργάτες στην επιτυχία σας και να μην καταλήξετε να είστε υποτελείς τους. Η πρόληψη δυσάρεστων καταστάσεων εξαρτάται από τη συνεπή διαχείριση κινδύνων και την επιλογή λύσεων που εξισορροπούν τις τρέχουσες απαιτήσεις με τη μελλοντική ευελιξία. Τηρώντας τις παραπάνω αρχές, θα εξασφαλίσετε τη σωστή επιλογή προμηθευτών και νέων συστημάτων.
