Hogyan alakul ki az információs rendszer-szolgáltatóktól való függőség

Az információs technológia rendkívül összetett szerepet játszik a szervezetekben. Szükségünk van rá ahhoz, hogy útmutatást nyújtson arról, mikor és hol hajtsuk végre a termelési műveleteket; hogy feltérképezze a pénzmozgásokat; valamint hogy meghatározza azokat a piaci szegmenseket, amelyekre hatékonyan összpontosíthatunk. Nemcsak a szervezet minden tagja függ valamilyen módon a technológiától, hanem a rendszerek biztosítják a kapcsolatot az egész ökoszisztémával is, amelyben a vállalat működik.

Számos csehországi és külföldi szervezet számára az információs rendszereik működése igazi rémálom. Olyan változtatásokra van szükségük, amelyek támogatják folyamataikat, növelik a termelés hatékonyságát, vagy új ügyfeleknek kínálják termékeiket. Elkezdik kidolgozni a projekttervet, majd rájönnek, hogy egy olyan alkalmazás segítségével kell módosításokat végrehajtaniuk, amely támogatja ezeket az új követelményeket. De várjunk csak – az IT-oldalon ennek a változásnak a költségei csillagászati magasságokba emelkednek; a befektetés megtérülése meghaladja az univerzum élettartamát; és a megvalósítás határideje is ehhez az időhorizonthoz igazodik. Hogy lehetséges ez? Hiszen amikor öt évvel ezelőtt bevezettük az információs rendszert, láttuk, mennyi munkát fog nekünk megtakarítani, hogyan fogja növelni a hatékonyságunkat, és hogyan válik elengedhetetlen támogatásunkká minden tevékenységünkben. Mi történt időközben?

Az első válasz, ami eszünkbe jut, az, hogy megkeressük a „bűnöst” az informatikai részlegünkön és a külső beszállítóink között; azokat, akik véleményünk szerint csapdába ejtettek minket, és most fogva tartanak, kiszipolyoznak, és nem szállítják le azt, amire szükségünk van. Sajnos, mint gyakran előfordul, ez a válasz nem helyes. Ez a függőség csupán a rossz tervezésünk és a területhez való rossz hozzáállásunk következménye. Az igazság az, hogy itt nem működik a tűzzel tűz ellen módszer; ehelyett átfogó megközelítést kell alkalmaznunk a megoldáshoz, több évre előre tekintve.

Költségszerkezet

Évente költségvetésünk jelentős részét fordítjuk az információs technológia fejlesztésére. Milyen összetételűek ezek a költségek?

1. Költségeink körülbelül 20%-át a hardverre és annak üzemeltetésére fordítjuk. Ezek olyan költségek, amelyekért cserébe valami kézzelfoghatót kapunk; vagyis a nap végén rendelkezünk egy „készülékkel” – legyen az laptop, asztali számítógép, szerver vagy hálózati eszköz.
2. Költségeink további 20%-át szoftvertechnológiákra fordítjuk – operációs rendszerekre, virtualizációs platformokra, adatbázisokra és egyes alkalmazások licencére.
3. Költségeink legnagyobb részét – körülbelül 60%-át – a rendszeradminisztrációra fordítjuk, vagyis annak biztosítására, hogy a rendszer működőképes legyen és a követelményeinknek megfelelően működjön. Ez elsősorban tisztán emberi munkaerőt igényel, amelyet az ezen a területen képzett szakember végez. Ez a rész tesz ki a legnagyobb arányt a nem hatékonyan elköltött forrásokból is, ami szorosan összefügg a felvett munkatársak minőségével. Konkrét példaként említhetem a saját tapasztalatomat, amikor egy hibásan működő rendszer szállítója azt javasolta az ügyfélnek, hogy a probléma megoldása érdekében vásároljon hardvert és egy magasabb kategóriájú adatbázist, ami 5 millió CZK-ba került volna – ami körülbelül kétszerese volt az éves IT-költségvetésnek. Az ügyfél felkért minket, hogy ellenőrizzük a javasolt eljárást, és az adatbázis-kiszolgáló teljesítményének elemzése után arra a következtetésre jutottunk, hogy a probléma nem a technológiában, hanem a kód írásmódjában rejlik. A módosítás után a rendszer biztosította az ügyfél által kívánt válaszokat, és az ötmillió nem ment kárba. Mellesleg ez a vásárlás egyáltalán nem oldotta volna meg a problémákat.
   

Az első két pont esetében lehetséges a szolgáltató váltása, és az elemzés egyértelműen megmutatja, hogy a váltás megtérül-e. A harmadik pont esetében azonban a helyzet nem ennyire egyszerű.

Hogyan alakul ki a beszállítónktól való függőség?

Bár a beszállítót gyakran külső szereplőként képzeljük el, előfordulhat, hogy a belső beszállítónktól is függővé válunk. Ez lehet például egy adott fejlesztő, aki a cégünk alkalmazottja.

Jó, ha már az elejétől fogva tisztában vagyunk azzal, hogy ez a függőség lehet egészségtelen, de lehet szimbiotikus is, vagyis mindkét fél számára előnyös. Mindazonáltal úgy vélem, hogy az ügyfélnek mindig teljes ellenőrzése alatt kell tartania a területet, és a vállalat felső vezetésének egy tagjának kell érte felelnie.

Nos, hogyan válunk függővé?

• Tudatosan – nincs szakértelmünk egy adott területen, és nem éri meg ezt fenntartani. Nyilvánvaló, hogy ha cégünknél egyetlen Oracle-adatbázisunk van, akkor olcsóbb havonta néhány órára szakembert alkalmazni a működéséhez szükséges feladatok elvégzésére. Ezzel megtakarítjuk a munkatársaink képzésének költségeit; ráadásul egy olyan szakember, aki több szervezetnél is foglalkozik ezzel a technológiával, rutinszerűen, gyorsan és hatékonyan képes megoldani ezeket a problémákat.
  
• „Rövid távú megoldások” – a rövid távú és kis léptékűmegoldásokra jellemző, hogy nagyon gyorsan növekednek, és hamarosan az egész vállalatra kiterjednek. Az egész a meglévő és üzleti partnereink adatbázisának létrehozásával indult. Egy idő után azt kértük, hogy nyomon követhessük az ezekkel a partnerekkel folytatott tevékenységeket – így a szállító az elképzeléseinknek megfelelően programozott egy új modult; majd jött a szervizigények nyomon követése, az EDI-n keresztüli kommunikáció... És hirtelen egy kis beszállító egy kulcsfontosságú alkalmazás beszállítójává vált. A vállalaton belül senki sem tudja pontosan, hogyan működik, és csak egy programozó van, aki fogalmam sincs arról, mi van benne, honnan és hová áramlanak az adatok, és mi történik velük.
  

Egyetlen beszállító igénybevétele

– Ha pontosan meghatároztuk, hogy a szolgáltató milyen szolgáltatásokat nyújt számunkra, és a kapcsolódó SLA-t (szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodás) is rögzítettük, akkor nincs semmi gond. A beszállítók konszolidációjának részeként valószínűleg kedvezőbb feltételeket sikerült kialkudnunk. Sajnos a vállalatok 90%-a fogalma sincs arról, hogy mit is végez számukra a szolgáltatója. Sem a szolgáltatások, sem az SLA nincs leírva, és ennek következtében elvesztették az irányítást a kulcsfontosságú folyamataik és az informatikai támogatásuk felett.

A szállító szándéka

– Őszintén szólva még soha nem találkoztam ilyen esettel. Az azonban tény, hogy ha egy beszállító olyan ügyféllel állapodik meg, aki nem fordít figyelmet erre a területre, vagy nem szentel neki elég energiát, akkor a beszállító kihasználhatja ezt a helyzetet, és olyan egyenlőtlen viszonyba kényszerítheti az ügyfelet.

Az informatikai szolgáltatótól való egészségtelen függőség kockázatai megegyeznek a többi esettel:

A szállítási határidők és a minőség feletti ellenőrzés elvesztése

– minden igényünket és azok teljesítését egy adott beszállítóval kell egyeztetnünk. Ha túlterheltek, előfordulhat, hogy nem tudnak a kívánt mértékben és határidőn belül szállítani.

Egy kulcsfontosságú munkatárs távozása

– az a fejlesztő, aki egyedül ismerte az alkalmazásunkat, úgy döntött, hogy új életet kezd, és Indiába ment meditálni. Mit tehetünk ez ügyben?

A beszállítói verseny hiánya

– Új beszállítót szeretnénk találni, de fogalmunk sincs, hogyan szervezzünk kiírást, mert nem tudjuk, mit és hogyan kérjünk. Az általános megbízás miatt az új beszállítónak be kell építenie a kockázatot az árba, ami drágábbá teszi az ajánlatát. Hát nem kár?

A vállalat önállóságának elvesztése és versenyelőny megteremtése

– térjünk vissza a blogom elejére. Azok, akik a rendszereinket létrehozzák, határozzák meg versenyképességünket. Csak azt kapjuk, amit a beszállító képes nyújtani; nem pedig azt, amit valóban szeretnénk és igényelünk.