Hogyan lehet megszabadulni az informatikai beszállítóktól való egészségtelen függőségtől

A korábbi cikkekből már tudjuk, hogy hogyan alakulhat ki az informatikai beszállítóktól való egészségtelen függőség, és milyen problémákat okoz ez nekünk, de azt is, hogyan lehet elkerülni ezt a függőséget. De mit tegyen, ha már ilyen helyzetben van, és ki kell jutnia belőle? Erről a háromrészes sorozat utolsó részében olvashat.

1. Tekintse át a beszállítóval kötött szerződését

A szerződés egy alapvető dokumentum, amely meghatározza a működésünk kereteit. Ellenőrizze a szerződés érvényességét és azokat a feltételeket, amelyek mellett felmondhatja az együttműködést. Különösen fontos ellenőrizni, hogy hogyan vannak meghatározva a rendszer, a szolgáltatások és a dokumentáció átadásának eljárásai. Gondolkodjon el alaposan, hogy nem lenne-e előnyösebb először a szerződés módosításáról megállapodni, hogy a feltételek mindkét fél számára méltányosak legyenek. A szállító hajlandó lesz engedményeket tenni annak érdekében, hogy megtartsa Önt ügyfélként.

Kérjük, vegye figyelembe, hogy a régi és az új szolgáltató közötti átadáshoz bizonyos időre van szükség. Javasoljon egy eljárást az átadás megszervezésére vonatkozóan; milyen lépéseket kell tenni, és milyen határidőn belül.

2. Magyarázza el, miért szeretne szolgáltatót váltani

A legfontosabb, hogy vállalkozása a szolgáltatóváltás után is zavartalanul működhessen tovább. Határozottan fogalmazza meg, miért szeretne szolgáltatót váltani, és milyen kockázatokkal jár ez a lépés. Ha a szempontok listájához hozzáadja az előnyöket és a költségeket is, az segít egyértelműbbé tenni a döntését.

Ha a beszállító nem felel meg az elvárásainak, derítse ki, miért. Talán azért, mert nem tud egyértelmű utasításokat adni? Vagy talán rendszertelenül változtatja az elvárásait? Ha úgy találja, hogy a problémákért nagyrészt a saját szervezete a felelős, akkor a beszállítóváltás nem fogja megoldani a problémát. Csak átviszi a problémát az egyik beszállítóról a másikra.

3. Készítsen részletes listát az informatikai eszközökről

A listának tartalmaznia kell a hardvert, a hálózati felépítést, a szoftvereket, valamint az üzleti tevékenységét támogató összes alkalmazást. Gondoskodnia kell arról, hogy pontosan tudja, mit is visz át. Vannak-e olyan elemek, amelyek nem az Ön ellenőrzése alatt állnak, és amelyek miatt például nem tudja exportálni az adatait?

Nincs annál rosszabb, mint ha az átadás során kihagyunk egy alkatrészt, és aztán nincs hozzáférési jogunk ahhoz; például.

4. Ellenőrizze, hogy minden hozzáférési adatot ismer-e

Kockázatkezelési programjának részeként minden vállalatnak gondoskodnia kell arról, hogy rendszereihez tartozó összes hozzáférési adatot – és egyéb információkat – például egy biztonságos, lezárt borítékban tárolja. Célszerű legalább évente egyszer ellenőrizni, hogy ezek az adatok működőképesek-e és hiánytalanok-e. Többször is előfordult már, hogy egy rendszergazda vagy beszállító alkalmazott távozása után senki sem tudott hozzáférni egy adott rendszerhez.

5. Nevezzen ki egy átmenetért felelős személyt

A zökkenőmentes átmenet biztosítása érdekében azt javaslom, hogy jelöljenek ki egy konkrét személyt, aki felelős lesz az átmenetért. Ennek a személynek vagy a csapatában dolgozó beosztottjainak képesnek kell lenniük az átmenet megtervezésére, és gondoskodniuk kell arról, hogy az átmeneti tervet betartsák. Ez a személy lesz az egyetlen kapcsolattartó a problémamegoldás és a félreértések elkerülése terén; senkinek nem szabad jogában állnia, hogy megkerülje őt.

6. Készítsen biztonsági másolatot az adatairól

Győződjön meg személyesen arról, hogy minden adatáról rendelkezik biztonsági másolattal, és – ami a legfontosabb – hogy problémák esetén képes lesz az adatokat visszaállítani és felhasználni. Az a biztonsági másolat, amelynek adatszerkezetét nem ismeri, és amelyet nem tud felhasználni, természetesen haszontalan.

7. Vigyázni kell arra, hogy ne tiltsák meg a beszállító szakembereinek foglalkoztatását

A legtöbb beszállító szerződésében szigorúan tiltja, hogy alkalmazottait az ügyfél alkalmazza. Míg korábban gyakori volt, hogy az ügyfelek elcsábították a rendszereik fejlesztésében vagy üzemeltetésében részt vevő alkalmazottakat, manapság ezeket a gyakorlatokat általában a szerződések nagyon szigorúan szabályozzák. Ráadásul a költségmegtakarítás gyakran visszafelé sül el, mivel csökkenti a helyettesíthetőséget és megnöveli az üzemeltetési kockázatokat.

8. Kérjük, vegyék figyelembe, hogy az átmeneti időszakban előfordulhatnak termelési leállások

2018 februárjában a KFC gyorsétterem-láncnak 900 éttermét kellett bezárnia az Egyesült Királyságban, mert nem volt csirkehúsuk. Több mint egy héten át nem tudtak csirkehúst szállítani. A szállítási zavart az okozta, hogy 2017 novemberében a DHL-re váltottak logisztikai partnerként. Mennyit spóroltak a logisztikán, és mennyibe került nekik ez a szállítási zavar?

Még a legjobb tervezés mellett is előfordulhatnak problémák; ezért figyelembe kell venni ezt a lehetőséget, és vészhelyzeti terveket kell készíteni a visszaállításra (az előző állapotba való visszatérésre).

Az informatikai szolgáltató váltása nem egyszerű feladat; alaposan át kell gondolni, mikor érdemes megtenni. Remélem, ez a cikk alapvető képet adott arról, hogyan lehet egy ilyen váltást megtervezni és végrehajtani.