Sinds maart is telewerken een waardevol hulpmiddel geworden in de strijd tegen de pandemie. In een eerder artikel heb ik stilgestaan bij onze verantwoordelijkheid als werknemers om knelpunten te signaleren en deze aan te pakken, en heb ik enkele maatregelen besproken die bij ERA Group zijn genomen ERA Group de productiviteit te verbeteren.
Het is waar dat individuele autonomie en verantwoordelijkheid essentieel zijn om telewerken te laten slagen en de productiviteit op peil te houden. De verantwoordelijkheid ligt echter niet alleen bij de werknemer; ook het bedrijf speelt een doorslaggevende rol.
Hoewel veel deskundigen het hybride model al aanmerkten als een trend voor de periode na de pandemie, met name in de zomer, toen het aantal besmettingen leek af te nemen, heeft de verandering in de situatie van de afgelopen maanden bedrijven geen andere keuze gelaten. Het wordt nu steeds dringender voor organisaties en leidinggevenden om tijd en middelen te investeren in het optimaliseren van werkprocessen en het opbouwen van een cultuur die teams versterkt, ook op afstand.
Welke maatregelen kan het bedrijf nemen om de productiviteit te verhogen?
1. Wijzig de statistieken
Ten eerste is het bedrijf verantwoordelijk voor het verstrekken van de middelen die werknemers nodig hebben om hun werk te doen. Dit kan beperkt blijven tot een computer en randapparatuur, maar kan ook onder meer een mobiele telefoon/vaste telefoon, een koptelefoon, een internetverbinding en kantoorapparatuur omvatten. Neem bijvoorbeeld Blip, het in Porto gevestigde technologiebedrijf, dat zijn werknemers 650 euro verstrekte voor onkosten in verband met telewerken.
Vervolgens is het belangrijk om productiviteitscijfers te analyseren; daarbij moet verder worden gekeken dan alleen de tijd die aan activiteiten wordt besteed, en moet de nadruk liggen op indicatoren zoals resultaten, voltooide taken of andere gegevens die daadwerkelijk meetbaar zijn. Investeer in een managementmodel dat medewerkers de ruimte biedt om hun eigen agenda in te delen.
2. Creëer gelegenheden om met elkaar om te gaan
Op kantoor ontstaan sociale contacten vanzelf, omdat we gewend zijn om elkaar persoonlijk te ontmoeten en samen koffie te drinken of tijdens de lunch zaken te bespreken. In een virtuele omgeving is het logisch dat zulke momenten steeds zeldzamer worden.
Daarom speelt de organisatie een zeer belangrijke rol bij het creëren van nieuwe gelegenheden om met elkaar in contact te komen – volledig virtueel, maar wel zodanig dat banden kunnen worden aangehaald en er een gezonde uitwisseling van ideeën plaatsvindt. Dit contact hoeft niet uitsluitend via virtuele bijeenkomsten te verlopen, maar leidinggevenden zouden moeten overwegen om er ten minste één per maand te organiseren (in het geval van grote teams).
Laat werkgerelateerde zaken even buiten beschouwing en gebruik deze bijeenkomsten om ideeën uit te wisselen. Andere manieren om met elkaar in contact te blijven zijn bijvoorbeeld WhatsApp-groepen, forums op het intranet en virtuele feestjes (de BBC geeft enkele tips voor het organiseren van een virtueel kerstfeest).
3. Het bewustzijn rond geestelijke gezondheid bevorderen
Wat hebben bedrijven te maken met de geestelijke gezondheid van hun werknemers? Alles! Organisaties en leidinggevenden spelen een cruciale rol in het geestelijk welzijn van werknemers, vooral in de context van een pandemie.
Organiseer virtuele sessies rond geestelijke gezondheid, meditatie en zelfzorg. Leer uw medewerkers hoe ze met gevoelens van angst kunnen omgaan en prioriteit kunnen geven aan hun eigen geestelijke gezondheid. Sommige bedrijven hebben virtuele meditatieworkshops georganiseerd en online psychologiepraktijken opgezet met erkende professionals om medewerkers in moeilijkere periodes te ondersteunen.
4. Werken aan de toekomst
Wie weet wanneer dit allemaal voorbij zal zijn? Niemand. Niemand kan voorspellen wanneer we weer naar kantoor kunnen. En zelfs als we weer terugkeren, blijft thuiswerken een effectieve manier om kosten te besparen.
Een van de grootste fouten die organisaties maken, is dat ze alleen maar reageren op externe prikkels zonder eerst een interne evaluatie uit te voeren. Stel binnen uw organisatie een team van deskundigen samen om het vraagstuk van telewerken op de lange termijn te beoordelen en aan te pakken. Reageer niet alleen op de eisen van het heden: bereid uw bedrijf voor op de toekomst!
