In complexe omgevingen waar SAP ERP beschikbaar is voor een groot en divers gebruikersbestand, is licentiebeheer geen sinecure en kan dit na verloop van tijd leiden tot discrepanties tussen het daadwerkelijke gebruik van de verschillende SAP-modules en wat contractueel is overeengekomen (en betaald).
Deze verkeerde uitlijning kan, afhankelijk van het geval, tot twee verschillende soorten problemen leiden:
- Het aantal gebruikers van de applicatie is in de loop der tijd toegenomen; en als dit niet aan SAP is gemeld en hierover niet naar behoren is onderhandeld, betaalt het bedrijf minder dan het zou moeten en kan het worden onderworpen aan specifieke controles door SAP of een van zijn partners, met onaangename gevolgen in de vorm van boetes van SAP.
- Als daarentegen het daadwerkelijke gebruik van het systeem in de loop van de tijd om verschillende redenen is afgenomen, of als sommige van de modules waarop een abonnement is genomen nooit daadwerkelijk zijn gebruikt, doet zich de tegenovergestelde situatie voor: het bedrijf betaalt dan meer dan nodig is.
Het licentieberekeningsmodel van SAP is niet louter gebaseerd op nominale licenties per gebruiker, maar wordt bepaald door een geaggregeerde gebruiksmaatstaf die FUE (Full Usage Equivalent) wordt genoemd. Gebruikers worden ingedeeld in verschillende categorieën, afhankelijk van hun mate van interactie met het systeem; en sommige categorieën zijn 'krachtiger' dan andere: een gebruiker die bijvoorbeeld bevoegd is om de broncode te wijzigen, behoort tot een krachtigere klasse dan een andere gebruiker die alleen bevoegd is om de verschillende aangeboden functies te lezen; daarom verbruikt de eerste gebruiker uiteraard meer FUE dan de tweede.
FUE is in principe vergelijkbaar met een 'valuta' die de reikwijdte van de bevoegdheden weergeeft die aan elke gebruiker zijn toegekend; dit omvat een combinatie van verschillende toegangsrechten die per module kunnen verschillen.
Dit verklaart de opmerking aan het begin van het artikel, namelijk dat SAP-licentiebeheer, indien dit niet op de juiste wijze wordt aangepakt, na verloop van tijd kan leiden tot situaties waarin het daadwerkelijke gebruik en de contractuele voorwaarden sterk uit elkaar lopen.
In dit soort situaties ERA Group de klant helpen om regelmatig de stand van zaken met betrekking tot het gebruik van het SAP-systeem binnen het bedrijf te analyseren, om zo een duidelijk en actueel beeld van de situatie te krijgen.
Ten tweede kan ERA klanten ook de ondersteuning bieden die ze nodig hebben om de onderhandelingen met SAP beter te organiseren; want SAP is, net als alle grote softwareleveranciers, niet geneigd om zijn terugkerende inkomsten zomaar op te geven, zelfs niet wanneer er fouten zijn gemaakt, en biedt technologische upgrades aan die al dan niet interessant zijn voor het bedrijf.
Een zeer actueel voorbeeld is de veelbesproken upgrade van SAP naar versie S/4 met de HANA-database-engine (SAP heeft onlangs aangekondigd dat het de ondersteuning voor alle R/3 ECCS-versies tegen eind 2027 zal stopzetten).
Daarom is het, naast het beschikken over duidelijke en objectieve gegevens, noodzakelijk om een passende onderhandelingsstrategie uit te stippelen, waarbij u een duidelijk beeld hebt van de behoeften en strategieën van uw bedrijf met betrekking tot de verdere ontwikkeling van de tool.
