Utleiere (eller deres forvaltningsagenter) er ofte sent ute med å utstede budsjetter – noen ganger ikke før langt ut i driftsåret. Hvis det er din erfaring, er du ikke alene; dette skjer i rundt 50 % av tilfellene.
På samme måte er utleiere ofte for sent ute med å utstede endelige attester, spesielt når leietakere har krav på rabatter fordi de faktiske kostnadene var under budsjett. Forklaringer og kommentarer om kostnader kan også være dårlige eller helt manglende, med liten validering av fordelingene som er brukt. Avgjørende er at leietakere kanskje bare har begrenset tid etter at attesten er utstedt til å klage på de rapporterte utgiftene – hvis de i det hele tatt kan klage på dem uten å pådra seg ekstra kostnader.
Hvis du er en travel økonomidirektør eller eiendomsdirektør i en leietakerbedrift, blir dette ofte lagt på gjøremålshaugen – deretter glemt eller rett og slett akseptert. Beste praksis tilsier at budsjetter skal leveres senest én måned før tjenesteåret begynner, endelige attester utstedes innen fire måneder etter årsslutt, og ytterligere fire måneder gis leietakere til å gjennomgå kostnadene. Vær imidlertid oppmerksom på eventuelle spesifikke tidspunkter som er angitt i leieavtalen din, da disse kan prioriteres og forhindre fremtidige utfordringer.
Dårlig administrasjon av utleier kan ha betydelig innvirkning på en bedrift:
- Du kan ikke budsjettere på forhånd for økende kostnader.
- Utleieren din kan allerede forplikte seg til og pådra seg nye kostnader før du i det hele tatt har mottatt budsjettet – enn si hatt en sjanse til å utfordre det.
- Du taper penger. Leietakere blir ofte overfakturert uten å være klar over det, og utilsiktet finansierer dette kostnader som burde vært utleiers ansvar – og omdirigerer midler som kunne blitt brukt til å utvikle sin egen virksomhet.
Som om ikke dårlig administrasjon var ille nok, var et av de områdene som iøynefallende tok for mye betalt i 2024 kostnadene for tomtedrift. Disse øker kraftig, spesielt i London, og inkluderer ofte elementer av forvaltningsagentenes ansvar som allerede burde dekkes av forvaltningshonorarene deres. Hvorfor? Fordi disse avgiftene burde være faste. Så ikke bare er administrasjonen dårlig, men utleiere tar også mer betalt for det!
Vær også oppmerksom på mekaniske og elektriske kostnader. Noen utleiere velger inkluderende vedlikeholdskontrakter, men pådrar seg fortsatt merkostnader som ikke bør belastes. Reparasjonskostnader bør regnskapsføres separat fra utskiftinger. Med kommende MEES-forskrifter rundt bygningers energiytelse, velger noen utleiere å oppgradere i stedet for å reparere eller erstatte anlegg og konstruksjon. Kapitalkostnader – hvis de vises – er vanligvis betydelige og kan komme som et sjokk. Men er du i det hele tatt ansvarlig i henhold til leievilkårene dine? Finnes det et mer kostnadseffektivt og kompatibelt alternativ?
Med profesjonell rådgivning kan disse kostnadene gjennomgås for å sikre gyldighet – både i henhold til leieavtalen din og RICS' retningslinjer – noe som potensielt gir mulighet for å forhandle frem betydelige reduksjoner. Hvis du er usikker på om du blir belastet riktig, er det lurt å søke råd.
Vårt dedikerte team av bygningssakkyndige og driftsingeniører kan gjennomgå leieavtalen din og raskt sammenligne servicekostnadene dine. Høye gebyrer og avvik kan deretter bestrides med utleier, noe som ofte fører til betydelige rabatter og reduksjoner i fremtidige servicekostnader.
