Kostnadsstyring, i likhet med andre områder av bedriftsledelse som budsjettering og finans, krever et styringsverktøy som tydelig definerer mål, aktivitetsområder, ansvarlige parter, oppgaver, tidsfrister og overvåkingsmetoder.
På dette tidspunktet er det viktig å lage en handlingsplan . Det hjelper bedriften med å organisere komplekse faktorer involvert i kostnadsstyring. I denne artikkelen skal vi diskutere dette verktøyet, som i stor grad vil bidra til at kostnadsstyring lykkes.
Hva er en handlingsplan?
Hvis vi tror Om Våre personlige liv og prosjektet med å kjøpe vår egen eiendom, er det flere ting som må håndteres: tiden som trengs for å spare til kjøpet, undersøke eiendommen, kartlegge kostnader, definere det beste bosituasjonen for kjøpet, finansieringsalternativer og prognostisere utgiftene.
Listen vil utfolde seg i mer spesifikke punkter, noe som gir en god idé om kompleksiteten og viktigheten av en handlingsplan .
Uten det blir det absolutt mer komplekst og risikabelt å kjøpe en eiendom, ettersom det ikke finnes noen måte å forutse og reagere på hver hendelse til rett tid. Vi vil alltid være reaktive, og beslutninger vil ikke alltid være presise. Dette skjer, i forsterket grad, innen kostnadsstyring .
I bunn og grunn er en handlingsplan en kontroll (systemisk eller ikke) av alle beslutninger og aktiviteter knyttet til oppnåelsen av et spesifikt eller permanent mål (konstant styring).
En handlingsplan er avgjørende for at enhver organisasjonsstruktur skal fungere bedre. Den gjør det mulig å knytte alle selskapets ressurser – mennesker, midler, systemer – til mål, fordeler, handlinger og tidsfrister, og å skape et økosystem som tar sikte på best mulig teknisk og økonomisk ytelse for strukturen.
Handlingsplan – Kjennetegn
En handlingsplan bør ha:
- Tydelige mål – både generelle og spesifikke. For eksempel kan en salgshandlingsplan være 10 % vekst per år og ha spesifikke mål med varierende vekstrater etter produkttype.
- Objektive og målbare fordeler – disse bør være i samsvar med selskapets forventninger, og det bør finnes måter å måle dem på.
- Kontroller etter aktiviteter/handlinger – det er svært viktig at hver enkelt har spesifikke mål, handlinger, budsjett, risikoer og tidsfrister, og at de sammen danner en tidsplan som er tydelig for alle.
- Nominelt ansvarlige parter – ikke definer etter sektor eller avdeling; det er viktig at enkeltpersoner er ansvarlige slik at kommunikasjonen mellom områder, innenfor tidsplanen, er flytende.
- Gjennomførbare tidsfrister – dette er en viktig utfordring i enhver handlingsplan , men tidsfrister kan ikke være så vanskelige at de bare bidrar til å berolige organisasjonen.
Utarbeidelsen av en handlingsplan er basert på følgende spørsmål:
- HVA som skal oppnås – mål (ett eller flere avhengig av viktighet);
- HVORFOR skal det oppnås – de objektive og klare fordelene med tiltakene;
- WHO – de som er ansvarlige for Planen og relaterte aktiviteter;
- HVOR planen skal implementeres – selskaper, Bransjer , prosesser, kontoer;
- NÅR planen skal implementeres – implementeringsperioden (engangsforetak eller permanent);
- HVORDAN planen vil fungere – hvordan målene skal oppnås;
- HVOR MYE planen vil koste – ansattes tid, ressurser, rådgivning.
Med tanke på en permanent handlingsplan er det mulig at det vil være spesifikke planer med begrenset varighet . For eksempel kan en salgshandlingsplan, med generelle retningslinjer for markedsføring, dekning, rabatter og struktur, til enhver tid inneholde en plan for å fremme salget av et bestemt produkt, med egne betingelser, som involverer en del av salgsteamet og i en begrenset periode.
De 5 viktigste trinnene i handlingsplanen for kostnadsstyring
Innvielse
Dette trinnet er avgjørende for at planen som helhet skal fungere, og definerer de generelle og spesifikke målene, de forventede fordelene, områdene som er involvert og fristen for å oppnå hvert mål (med forbehold om gjennomgang på et senere tidspunkt).
Innen kostnadsstyring bør ikke målene fokusere på reduksjon i seg selv, ettersom vi snakker om Om et permanent kontrollorgan.
For eksempel:
Hovedmål: overvåking og kontroll av alle administrative kostnader for 2018, slik at budsjettprognosen ikke overskrides. Områder: alle. Frist: 31.12.2018.
Spesifikt mål 1: 20 % reduksjon i leiekostnader for kjøretøy i 2018 sammenlignet med beløpet brukt i 2017. Områder: Kommersiell og vedlikehold. Frist: 31.12.2018. Forventet nytte: Besparelser på R$ 1 000,00 (20 % av beløpet brukt i 2017).
Hovedmålet vil bli målt ved det samlede resultatet av alle spesifikke mål ved slutten av deres periode. Kostnadsansvarlig må imidlertid med jevne mellomrom måle disse resultatene på en utvidet måte for å forstå om hovedmålet vil bli nådd.
Fra dette tidspunktet vil vi bruke spesifikt mål 1 som et eksempel for de gjenværende trinnene.
Planlegging
I dette trinnet gjøres alle definisjoner knyttet til spesifikke mål – aktiviteter, tidsfrister, ansvarlige parter, budsjett og beredskapsplaner – kvalitetskontroll etter hvert som aktiviteten utvikles, risikostyring og løsninger (interne og eksterne faktorer som kan påvirke gjennomføringen av aktiviteten).
Viktig: fullføring av aktiviteten betyr ikke oppnåelse av målet, men snarere oppfyllelse av alle betingelsene for det, for til slutt å nå målet.
Spesifikt mål 1: 20 % reduksjon i leiekostnader for kjøretøy i 2018 sammenlignet med beløpet brukt i 2017. Områder: Kommersiell og vedlikehold. Frist: 31.12.2018. Forventet nytte: Besparelser på R$ 1 000,00 (20 % av beløpet brukt i 2017).
Aktivitet 1: Undersøk 3 leverandører. Ansvarlig: Jorge Cardoso (Administrasjon). Frist: 5. mars 2018. Budsjett: ikke aktuelt.
Aktivitet 2: Analyser foretatte reiser. Ansvarlig: Celso Furtado (Kommersiell). Frist: 5. mars 2018. Budsjett: ikke aktuelt.
Henrettelse
I dette trinnet settes de planlagte tiltakene ut i livet. Det er viktig å kontrollere nøyaktig hvilke midler som er tildelt for å gjennomføre aktivitetene, da enhver forvrengning vil føre til merkostnader .
Overvåking
Her overvåkes hver aktivitet i detalj av kostnadsansvarlig og deres team for å sikre at det ikke oppstår hendelser som hindrer utførelsen eller forårsaker uforutsette forvrengninger . Risikoregisteret , som er nevnt i planlegging, er viktig slik at risikoer blir eksponert i det trinnet (forutsett) og bedre forstått i dette trinnet. Personen som er ansvarlig for aktiviteten må umiddelbart rapportere enhver hendelse som kan sette gjennomføringen i fare, og til og med justere noe som gjør at den kan fortsette og oppnås.
Lukking
Dette er tiden for å konsolidere resultatene, evaluere dem individuelt, forstå om de spesifikke og hovedmålene er oppnådd, identifisere årsakene (risikoene) som forhindret oppnåelse og ikke kunne elimineres, og liste opp lærdommene som er lært for den neste handlingsplanen.
Det er uten tvil en handlingsplan som er ekstremt viktig for å nå alle forretningsmål.
Det er en alliert som viser at mål kan oppnås på en organisert og kontrollert måte.
Det er en enkel oppgave i hovedsak, men kompleks i utførelse, og partnerskapet med et spesialisert konsulentfirma Kostnadsreduksjon , som ERA Group , kan utgjøre hele forskjellen for om dette skal lykkes.
ERA har erfarne og kvalifiserte fagfolk som kan gi din bedrift full støtte i implementeringen av kostnadsstyring.
