Med matprisene som fortsetter å stige over hele landet, ser organisasjoner i økende grad etter procurement strategier som en kraftig innvirkning på budsjettkontroll – uten at det går på bekostning av kvaliteten på måltidene som leveres til studentene.
ERA Group har i mange år jobbet mye med skoler og eldreomsorgsinstitusjoner der smartere procurement praksis har ført til betydelige Besparelser samtidig som den forbedrer driftseffektiviteten; ofte sekssifret Besparelser beløp.
Matsvinn og menyplanlegging får ofte oppmerksomheten; men procurement gjør forskjellen. Det er ikke Om ta snarveier; men Om kjøpe smartere; forhandle bedre; og ta datainformerte beslutninger.
To modeller; Delt press
Organisasjoner opererer vanligvis under én av to matserveringsmodeller: outsourcet catering; der en ekstern leverandør engasjeres for å tilby måltider; eller intern catering; der organisasjonen ansetter sitt eget kjøkkenpersonale.
Outsourcing blir ofte sett på som det enklere og mindre stressende alternativet, men jeg advarer om at det fortsatt krever kontinuerlig regelmessig tilsyn.
Selv med en cateringleverandør på plass er det viktig å overvåke ytelsen deres nøye. På en internatskole vi har jobbet med i 7 år, gjennomgår vi regelmessig detaljerte rapporter – måltidstall, lagerbeholdning, svinn – og legger disse dataene inn i dashbord og rapporter som sporer ytelsestrender og flagger eventuelle problemer tidlig.
Intern catering gir derimot større kontroll, men kan bli langt mer komplekst, spesielt når man har med et stort antall leverandører å gjøre.
I ett tilfelle støtter vi en skole med over 26 forskjellige cateringleverandører. Selv om vi har klart å konsolidere til 20 leverandører, er det fortsatt et høyt antall. Til sammenligning jobber vi med et eldreomsorgssenter og har klart å strømlinjeforme det til bare åtte eller ni nøkkelleverandører.
Seks Procurement Taktikk som gir resultater
Etter hvert som budsjettene strammer seg og prisene stiger; ERA Group oppfordrer organisasjoner til å ta i bruk flere praktiske strategier for å få mest mulig ut av matutgiftene sine:
- Konsolider leverandører: Å samarbeide med flere leverandører på tvers av kategorier fører ofte til tapte volumrabatter og økte leveringsgebyrer. Organisasjoner anbefales å revidere eksisterende leverandører og vurdere konsolidering for å oppnå bedre priser og redusere administrative kostnader. Ofte utnytter ikke organisasjoner sin kjøpekraft fullt ut.
- Sikre langsiktige prisavtaler: Å inngå kontrakter på 6–12 måneder med faste prisperioder kan gi prisstabilitet og forbedre prognoser. Avtalene bør tydelig skissere forventninger som nøkkelområder som pris, prisbeskyttelse, levering, kvalitetsforventninger og substitusjonspolitikk.
Følge Leverandørytelse :
ERA Group anbefaler å implementere enkle scorekort; rapporter eller kvartalsvise gjennomganger for å vurdere Leverandørytelse basert på prissetting, leveringsnøyaktighet og servicekvalitet. Langsiktige relasjoner bør revurderes regelmessig for å sikre fortsatt verdi.
Jeg har hatt stor suksess med å bruke benchmarking Selv om det er vanskelig å sammenligne oss med konkurrenter med mindre vi bruker en tredjepart som meg selv, har vi funnet meningsfulle interne referansepunkter der vi kan gi et mer innsiktsfullt mål på ytelse.
Forbedre lager- og bestillingspraksis:
En av de største vanskelighetene vi har møtt er å overvåke SOH-nivåene. Med eksterne cateringfirmaer bør de regelmessig levere en SOH-rapport og stillingsberetning. For intern drift er det litt vanskeligere, og ofte har ikke organisasjoner ressursene. SOH-nivåer utgjør en forskjell, spesielt hvis du overvåker kostnader per dag eller per måltid.
Opplære ansatte i kostnadsbevissthet:
Procurement Strategier er bare så effektive som menneskene som implementerer dem. Organisasjoner bør investere i opplæring for ansatte som er ansvarlige for bestilling og mottak, og oppmuntre til årvåkenhet rundt prisavvik og leverandørsamsvar.
Gruppekjøp
Gruppekjøpsordninger er en svært underutnyttet mulighet i Utdanning og opplæring og ideelle organisasjoner Bransjer Selv om de fleste av oss vet at de finnes, blir de ofte oversett i hverdagen. procurement planlegging; og kan være et effektivt verktøy.
Kjerneideen er enkel: ved å samle etterspørselen med andre organisasjoner, f.eks. skoler, kan organisasjoner få tilgang til den typen priser og vilkår som vanligvis er forbeholdt mye større enheter. Disse kollektive ordningene kan redusere enhetskostnadene betydelig, effektivisere anbudsprosessen og redusere den administrative byrden. sourcing og håndtering av leverandører. Utover kostnader Besparelser De forbedrer også konsistensen i produktkvalitet og tjenestelevering, og tilbyr mindre institusjoner en effektiv måte å jevne ut spillereglene på.
Den ene ulempen med gruppekjøpsordninger er at organisasjoner avgir noe av kontrollen sin til gruppen; og det kan være som å gjete katter for å få alle til å gjøre det rette; det fungerer bare hvis kollektivet kan holde løftet sitt.
Virkelig innvirkning
Disse praktiske endringene kan hope seg opp raskt.
«På én skole; å bruke disse procurement prinsipper resulterte i titusenvis av årlige Besparelser – og det forbedrer service og kvalitet samtidig, selv fra langsiktige leverandører
Et økende behov for smartere systemer
Etter hvert som det økonomiske presset fortsetter; smart procurement dukker opp ikke bare som et kostnadsbesparende tiltak, men som en kritisk komponent i bærekraftig matservering.
