I komplekse miljøer der SAP ERP er tilgjengelig for en stor og variert brukerbase, er lisensadministrasjon ingen triviell sak og kan over tid føre til problemer med feiljustering mellom den faktiske bruken av de ulike SAP-modulene og det som er kontraktsmessig avtalt (og betalt for).
Denne feiljusteringen kan føre til to forskjellige typer problemer, avhengig av tilfellet:
- Brukerbasen til applikasjonen har økt over tid, og hvis dette ikke har blitt kommunisert til SAP og forhandlet på riktig måte, betaler selskapet mindre enn det burde og kan bli gjenstand for spesifikke revisjoner av SAP eller en av partnerne, med ubehagelige konsekvenser i form av bøter fra SAP.
- Hvis den faktiske bruken av systemet derimot har sunket over tid av ulike årsaker, eller hvis noen av modulene det abonneres på aldri har blitt brukt, oppstår det motsatte; dvs. at selskapet betaler mer enn det burde.
SAP-lisensberegningsmodellen er ikke bare basert på nominelle lisenser per bruker, men er definert av en samlet bruksmåling kalt FUE (Full Usage Equivalent). Brukere klassifiseres i flere kategorier avhengig av deres interaksjonsnivå med systemet, og noen kategorier er «kraftigere» enn andre: for eksempel tilhører en bruker som er autorisert til å endre kildekoden en kraftigere klasse enn en annen bruker som bare er autorisert til å lese de forskjellige funksjonene som tilbys. Derfor bruker den første brukeren åpenbart mer FUE enn den andre.
FUE er konseptuelt likt en «valuta» som uttrykker handlingsområdet som er gitt til hver bruker; inkludert som en kombinasjon av flere tilgangsrettigheter som kan variere fra modul til modul.
Dette forklarer utsagnet i begynnelsen av artikkelen; nemlig at hvis det ikke håndteres riktig, kan SAP-lisensadministrasjon over tid føre til situasjoner med betydelig avvik mellom faktisk bruk og kontraktsvilkår.
I denne typen situasjon; ERA Group kan hjelpe kunden med regelmessig å analysere statusen for SAP-systembruken i bedriften, for å få et klart og oppdatert bilde av situasjonen.
For det andre kan ERA også tilby kundene den støtten de trenger for å bedre organisere forhandlinger med SAP, som i likhet med alle større programvareleverandører ikke lett gir avkall på sine gjentakende inntekter, selv i tilfelle feil, og tilbyr teknologiske oppgraderinger som kan være av interesse for selskapet, eller ikke.
Et svært aktuelt eksempel er den mye omtalte oppgraderingen fra SAP til versjon S/4 med HANA-databasemotoren (SAP annonserte nylig at de vil avvikle støtten for alle R/3 ECCS-versjoner innen utgangen av 2027).
Av denne grunn, i tillegg til å ha klare og objektive data, er det nødvendig å utarbeide en passende forhandlingsstrategi; med en klar forståelse av bedriftens behov og strategier når det gjelder utviklingen av verktøyet.
