A partir dos artigos anteriores, sabemos não só como cair em uma dependência prejudicial em relação aos fornecedores de TI e quais problemas isso nos causa, mas também como evitar essa dependência. Mas o que você deve fazer se já estiver nessa situação e precisar sair dela? Você descobrirá na última parte desta série de três artigos.
1. Revise seu contrato com o fornecedor
O contrato é um documento fundamental que estabelece os limites dentro dos quais atuamos. Verifique a validade do contrato e as condições sob as quais você pode rescindir a cooperação. É particularmente importante verificar como estão definidos os procedimentos para a entrega do sistema, dos serviços e da documentação. Considere cuidadosamente se seria mais vantajoso chegar a um acordo sobre uma alteração no contrato primeiro, de modo que as condições sejam justas para ambas as partes. O fornecedor estará disposto a fazer concessões para mantê-lo como cliente.
Esteja ciente de que é necessário um certo período de tempo para a transição entre o antigo e o novo fornecedor. Sugira um procedimento para definir como a transição será organizada; quais etapas precisam ser seguidas e em que prazo.
2. Explique por que deseja mudar de fornecedor
O mais importante é que sua empresa continue funcionando após a mudança de fornecedor. Descreva claramente por que você deseja mudar de fornecedor e quais riscos essa mudança acarreta. Incluir os benefícios e os custos na lista de itens tornará sua decisão mais clara.
Se o fornecedor não estiver atendendo às suas necessidades, descubra o motivo. Será que é porque você não consegue dar instruções claras? Você está alterando suas necessidades de forma aleatória? Se você perceber que a culpa pelos problemas recai, em grande parte, sobre a sua organização, então trocar de fornecedor não resolverá o problema. Você estará apenas transferindo o problema de um fornecedor para outro.
3. Elabore uma lista detalhada dos ativos de TI
A lista deve incluir o hardware; a topologia de rede; o software; e todos os aplicativos que dão suporte aos seus negócios. Você precisa ter certeza de que sabe exatamente o que está transferindo. Existem, por exemplo, elementos que não estão sob seu controle e que impedem a exportação dos seus dados?
Não há nada pior do que esquecer um componente durante a transferência e depois não ter direitos de acesso a ele; por exemplo.
4. Verifique se você conhece todos os dados de acesso
Como parte de seu programa de gestão de riscos, toda empresa deve armazenar todos os dados de acesso aos seus sistemas e outras informações em um envelope seguro e lacrado, por exemplo. É recomendável verificar, pelo menos uma vez por ano, se essas informações estão em bom estado e completas. Já aconteceu mais de uma vez que, após a saída de um administrador ou funcionário de um fornecedor, ninguém conseguiu acessar um determinado sistema.
5. Designar um responsável pela transição
Para garantir uma transição tranquila, recomendo designar uma pessoa específica como responsável pela transição. Essa pessoa ou seus subordinados na equipe devem ser capazes de planejar a transição e garantir que o plano seja seguido. Esse deve ser o único ponto de contato para a resolução de problemas e a prevenção de mal-entendidos, e ninguém deve ter o direito de contorná-lo.
6. Faça backup dos seus dados
Verifique se você realmente possui backups de todos os seus dados e, acima de tudo, se é capaz de extrair e utilizar esses dados em caso de problemas. Um backup cuja estrutura de dados você desconhece e não consegue utilizar é, obviamente, inútil.
7. Cuidado para não proibir a contratação de especialistas do fornecedor
A maioria dos fornecedores inclui em seus contratos uma proibição estrita de que seus funcionários sejam contratados pelo cliente. Embora, no passado, fosse comum que os clientes recrutassem funcionários envolvidos no desenvolvimento ou na administração de seus sistemas, hoje essas práticas costumam estar muito bem regulamentadas nos contratos. Além disso, a savings de custos savings acaba saindo pela culatra, reduzindo a substituibilidade e levando a um aumento dos riscos operacionais.
8. Esteja atento a possíveis interrupções na produção durante o período de transição
Em fevereiro de 2018, a rede de fast-food KFC teve que fechar 900 restaurantes no Reino Unido por falta de frango. Durante mais de uma semana, não foi possível fazer entregas de frango. A interrupção foi causada pela mudança do parceiro de logística para a DHL, em novembro de 2017. Quanto a empresa economizou em logística e quanto essa interrupção lhe custou?
Mesmo com o melhor planejamento, podem surgir problemas; por isso, é necessário levar essa possibilidade em conta e preparar planos de contingência para o revertimento (retorno ao estado anterior).
Mudar de fornecedor de TI não é uma tarefa simples; por isso, é preciso refletir cuidadosamente about para fazê-lo. Espero que este artigo tenha lhe dado uma ideia básica de como planejar e implementar essa mudança.
