Son haber bültenimizde, etkili maliyet yönetiminin temeli olan “rakamlarınızı bilmenin” öneminden bahsetmiştik. Ancak birçok kuruluş için bu fikri eyleme geçirmek gerçek bir zorluktur. En büyük engellerden biri nedir? Verilerinizi, analiz edebileceğiniz ve yararlı, somut içgörülere dönüştürebileceğiniz, kullanışlı bir biçime getirmek.
Deneyimlerime göre, en değerli veriler genellikle faturalardan elde edilir. Faturalar, satın alımların ayrıntılı açıklamalarını, ürün numaralarını ve maliyet analizi açısından paha biçilmez değer taşıyan işlem düzeyinde bilgileri içerir. Peki sorun ne? Bu verilerin çoğu PDF dosyalarında kilitli durumda.
Müşterilerimin çoğu için bu, çoğunlukla üç ayda bir olmak üzere, yığınlarca PDF faturadan düzenli olarak veri topladığım ve çıkardığım anlamına geliyor.
Harcamalar hakkında genel bir fikir edinmeye çalıştığımız yeni projelerde, genellikle binlerce PDF faturanın tek bir dijital formatta birleştirilmesi gerekir.
İdeal bir durum değil, ancak en çok eyleme geçirilebilir içgörüler genellikle burada bulunur. Satın Alma Siparişi (PO) verileri de yardımcı olabilir — ancak bu veriler genellikle dağınık veya eksik olur ve kullanışlı hale gelmesi için genellikle epey bir temizleme işlemi gerektirir.
Nereden başlamalı? Tedarikçilerinizden başlayın
Nereden başlayacağınızı bilemiyorsanız, en büyük tedarikçilerinizden başlayın. Birçoğu, işlemlerinizi Excel veya CSV formatında toplu olarak indirmenize olanak tanır; bu da gerçekten büyük bir avantajdır. Daha küçük tedarikçilerde bu imkânı bulamayabilirsiniz, ancak yine de sormakta fayda var. Talep ettiğinizde size neler sunabileceklerini görünce şaşıracaksınız.
Bununla birlikte, üzerinde çalıştığım projelerin yaklaşık %90’unda, sonuçta yine PDF fatura verilerine başvurmak zorunda kalıyoruz. Başlangıçta daha fazla iş gerektiriyor, ancak uzun vadede bu çabaya kesinlikle değer.
Devrim Yaratan Bir Araç: Docparser
Birkaç yıl önce ben de aynı sorunla karşılaştım: bir yığın PDF fatura vardı ve verileri ayıklamanın kolay bir yolu yoktu. Bu işi yurtdışındaki bir şirkete yaptırmayı denedim, ancak sonuçları düzeltmek için harcadığım zaman, kazandığım zamandan daha fazla oluyordu.
İşte o sırada bir iş arkadaşım, PDF’lerden (ve diğer formatlardan) yapılandırılmış verileri ayıklayan bir araç olan Docparser’ı denememi önerdi. Kesinlikle mükemmel değil, ama oldukça etkili — özellikle elektronik PDF’lerde ve tutarlı fatura şablonlarında. En iyisi de, destek ekibi gerçekten hızlı yanıt veriyor ve yardımcı oluyor; benim durumumda genellikle bir gecede yanıt alıyorum.
Belirli bir müşteri için kurallar bir kez ayarlandıktan sonra, geriye sadece belgeleri yüklemek kalır ve veri çıkarma işlemi 5 dakika içinde tamamlanır. Birkaç dakika içinde 300–400 faturayı işleyebiliyorum. Benim için bu, verimlilikte muazzam bir artış anlamına geliyor — ve belirli verileri elde etmek için büyük hacimli belgelerle uğraşan herkes için gerçek bir devrim niteliğinde.
Yardıma mı ihtiyacınız var? Hadi konuşalım
Verileriniz PDF dosyalarında sıkışıp kaldıysa ya da nereden başlayacağınızı bilemiyorsanız, yalnız değilsiniz — ve bu durumun çaresi yok demek değildir. Size yardımcı olabilecek araçlar ve stratejiler mevcuttur. İster kendi başınıza halletmek isteyin ister destek almak isteyin, sizinle sohbet etmekten ya da kolları sıvayıp işe başlamanıza yardımcı olmaktan her zaman memnuniyet duyarım.
Grant Morrow
Baş Danışman
+61 415 203 575
