Ocak-Şubat ayları her zaman yoğun geçer ve bu yıl da bir istisna olmadı. Uzun süredir birlikte çalıştığımız iki yatılı okul müşterimizle yakın işbirliği içinde, operasyonel maliyetleri yönetmelerine ve yeni maliyet tasarrufu fırsatları bulmalarına yardımcı olduk. Onların ifadesiyle, tasarruf ettikleri her dolar, okul ücretlerini düşük tutmalarına yardımcı oluyor.
Bu çalışma, geleneksel ERA Group sürecini tam olarak takip etmese de, temel odak noktası aynı kalmaktadır: verimliliği artırmak ve finansal sonuçları iyileştirmek. Tarihsel olarak, bu çalışma yatılı bölümlerindeki yemek ve ikram hizmetleri etrafında şekillenmiştir, ancak son birkaç yıldır her iki kurum da odaklarını kantinler, üniformalar ve ofis malzemeleri gibi diğer alanları da kapsayacak şekilde genişletmeye çalışmaktadır. Sonuç olarak, Ocak ayının büyük bir kısmı 2024 yılını kapatmak ve 2025 yılı için zemin hazırlamakla geçti.
Ocak Ayında Gerçekleştirdiğimiz Önemli Çalışmalar
Yemek Maliyet Takibi: Bir okul, 2024 yılında yemek başına maliyetinde %2'nin altında bir artış olduğunu görmekten memnuniyet duydu; bu, mevcut piyasa koşulları göz önüne alındığında sevindirici bir sonuçtu. Bu süreç, 2024 yılı harcamalarını gözden geçirmeyi, harcamaları optimize etmek için ek fırsatlar aramayı ve yemek maliyetlerini karşılaştırmalı olarak değerlendirmeyi içeriyordu.
Yemekhane Performans Değerlendirmesi: Okullar arasında öğrenci başına harcamalarda %40'lık bir fark olduğunu ortaya koyduk; bu da maliyet kontrolünün iyileştirilmesi ve/veya fırsatların artırılması yönündeki imkânları ortaya çıkardı.
Satış ve Fiyatlandırma Düzenlemeleri: Kantin fiyatlarını ve satış eğilimlerini gözden geçirerek, 2025 bütçe planlarıyla uyumu sağlarken tasarruf fırsatlarını da belirledik (ve evet, bazı fırsatlar vardı).
Gıda Kategorisi İhale Süreci: Daha önce sözleşme yapılmamış bir kategoride %9 tasarruf sağlandı; bu, başka bir gıda kategorisinde kısa süre önce elde edilen %21’lik tasarrufun üzerine eklendi.
Fotokopi Kağıdı Kullanım Analizi: Okulun en önemli tek kalem harcamalarından biri. Öğrenci sayılarıyla karşılaştırmalı bir değerlendirme yaptığımızda, öğrenci başına kağıt tüketiminin yıllık yaklaşık 1,25 top seviyesinde sabit kaldığını gördük; bu da 2024 yılında gözlemlediğimiz harcama artışının, varsayıldığı gibi fiyat artışlarından değil (fiyatlar düşmüştü), öğrenci sayısındaki artıştan kaynaklandığını gösteriyor. Dijital öğrenime ve bilgisayar kullanımına doğru kayma göz önüne alındığında, kağıt kullanımının azalmasını bekliyorduk, ancak veriler aksini gösteriyor gibi görünüyor.
Üniforma Eğilimleri: Okullardan biri, üniforma mağazasının performansından genel olarak memnun olmakla birlikte , satın alma alışkanlıklarına ilişkin daha ayrıntılı bir analiz talep etti. Elde edilen bulgulardan biri, öğrencilerin şu anda yılda ortalama 1,5 gömlek satın aldığını ortaya koydu; bu rakam, sadece dört yıl önce yılda 1 gömlekti. Ayrıca, öğrenci başına satın alınan toplam ürün sayısı, COVID öncesi döneme kıyasla %50 artış gösterdi. Bunun yanı sıra, önde gelen tedarikçinin geçen yıl fiyatları yaklaşık %5 artırdığını da ortaya koyduk.
Bu çalışmayı üç ayda bir gerçekleştiriyoruz; böylece okullar bütçeye göre durumlarını takip edebiliyorlar. Herhangi bir sapma olması durumunda bunun nedenleri açıklanıyor ve gerekirse düzeltici önlemler alınıyor. Bu tür basit ve küçük içgörüler, okulların stok yönetimini iyileştirmelerine, maliyetlerini optimize etmelerine ve bütçeleme süreçlerini geliştirmelerine yardımcı oluyor.
Kıyaslama Çalışmalarına Yönelik Artan Talep
Karşılaştırmalı değerlendirme, okullar ve işletmeler için iç analiz ve emsallerle karşılaştırma açısından giderek daha önemli bir araç haline gelmektedir. Bu okullarla birlikte çalıştığımız son yedi yıl içinde, karşılaştırmalı değerlendirme “elimizde veri yok” durumundan kritik bir karar verme aracına dönüşmüştür.
Bir okulun analizi nasıl kullandığına dair bir örnek, kağıt kullanımına ilişkin durumdur. Kağıt kullanımının beklentilerin aksine olduğunu tespit ettikten sonra, okul sorunun kaynağını hızla belirleyip bazı düzeltici önlemler alabildi.
Bu okullar şu soruyu soruyor:
“Performansımız nasıl? Hangi alanlarda iyileştirme yapabiliriz? Ve hangi alanlarda zaten başarılıyız?”
Öğrenci sayılarını kullanarak, temel kategorilerdeki harcama eğilimlerini analiz edip daha derinlemesine içgörüler elde ettik. Verilerimizin bir kısmı, COVID öncesi döneme, yani 2017 yılına kadar uzanıyor ve değerli bir uzun vadeli bakış açısı sunuyor.
Okullar bu konunun mali öneminin farkına vardıkça, emsallerle karşılaştırma yapma ve daha derinlemesine veri analizi yapma isteği giderek artıyor. Ve her iki okulun da bana sürekli hatırlattığı gibi, bu konuda kaybedilecek çok şey var.
Okulunuzda veya kurumunuzda karşılaştırmalı değerlendirme veya maliyet yönetimi ile ilgileniyorsanız, sizinle görüşüp neler yapabileceğimizi konuşmak isterim.
Bu fırsatı daha iyi anlamalarına yardımcı olacaksa, yönetim kurullarına veya üst yönetime sunmaktan memnuniyet duyarım. Bu konu, görmezden gelinemeyecek veya üstü örtülemeyecek kadar önemli.
