Cevap büyük olasılıkla evet; işte nedeni:
Kuyruk harcamaları söz konusu olduğunda bu konu genellikle göz ardı edilir ya da "çok zor" kategorisine atılır. Her bir harcamayı ayrıntılı olarak incelemek çok zor ya da zaman alıcı gelir. Kaynaklarınız veya zamanınız olmayabilir ya da bunun stratejik bir hamle olmadığını düşünebilirsiniz. Bunlar, CFO'lardan ve Finans Direktörlerinden duyduğum bazı nedenler veya bahanelerdir; ancak çoğu, bunun tasarruf potansiyeli olan bir alan olduğunu kabul etmektedir. Bana bu konuda bir şeyler yapmaları gerektiğini söylüyorlar; ancak çok meşguller. Bu durum benim için bir hayal kırıklığı kaynağıdır, çünkü para kazanmak için çok çalışıyorlar, oysa hızlı bir mantık kontrolü, fazla mesai yapmaya gerek kalmadan işletme kârına binlerce dolar ekleyebilir.
Bu, iki bölümlük bir dizinin ilk bölümü; burada "tail spend"in ne olduğunu ve ekibinizin saatlerce zamanını boşa harcamadan bu harcamaların nasıl analiz edilip en aza indirilebileceğini anlatacağım.
Kuyruk harcaması nedir?
"Tail spend" kavramı her kuruluşta farklı şekilde tanımlanmaktadır; ancak en yaygın tanım, Şekil 1'de gösterildiği gibi 80/20 kuralını (Pareto Kuralı) kullanmaktır.
Bu terim, genellikle tedarikçilerin %80'i tarafından karşılanan harcamaların en alt %20'sini ifade eder. Kuyruk harcamaları, toplam maliyet harcamalarının sadece çok küçük bir kısmını (%20) oluşturduğu için genellikle düşük değerli satın alımlar olarak kabul edilir. Çoğu şirkette bu tür harcamalar "düzenlenmemiş harcamalar" veya "stratejik olmayan" harcamalar olarak adlandırılabilir.
"Tail spend", "maverick" veya "rogue" harcama olarak da bilinir. Ve gerçekten de sorun yaratır!
Şekil 1. Küçük ölçekli harcamalar. Kaynak: ERA Group
Binlerce işletme sarf malzemesi ve ürün kodu (SKU), düşük tutarlı harcamalar kategorisine girebilir; bunlara kişisel koruyucu ekipman (PPE), ambalaj malzemeleri, nakliye ve depo malzemeleri, temizlik ve hijyen malzemeleri, endüstriyel gazlar ve ofis malzemeleri dahildir. Liste sonu gelmez. Oldukça kapsamlı ve göz korkutucu bir liste olabilir. Tek tek bakıldığında ortaya çıkardıkları masraflar asgari düzeyde olsa da şunu söyleyeyim: birikince büyük bir meblağ oluştururlar!
Genel olarak, kuruluşlar içinde "tail spending"in ne kadar büyük bir tutarı kapsadığı konusunda çok az farkındalık vardır ve bunu etkin bir şekilde yönetme konusunda bilgi daha da azdır. Bu durum, şirketlerin her yıl binlerce, hatta bazı durumlarda yüz binlerce doları gözden kaçırmasına neden olmaktadır. Bu, daha iyi bir şekilde değerlendirilebilecekken, tedarikçilere farkında olmadan ve gereksiz yere ödenen paradır.
Küçük harcamalarla ilgili sorun iki yönlüdür; ilk olarak, maliyet açısından hangi kategorilerde aşırı harcama yapıldığını tespit etmelisiniz. İkinci olarak ise, bu alanlarda nasıl tasarruf sağlayabileceğinizi bulmalısınız.
Ne kadar para kaçırıyorsunuz?
Kuyruk harcamaları toplam maliyetlere kıyasla düşük tutarda olsa da, bu alanda önemli ölçüde tasarruf sağlanabilir. Bu tasarruf, doğrudan kâr hanesine yansıtılabilir ya da yeni bir projeyi veya personel alımını finanse etmek için kullanılabilir.
Maliyet azaltma alanında uzun yıllar çalıştıktan sonra, küçük harcamaların yönetilmesiyle ilk yıl %10 ile %15 arasında tasarruf sağlanabileceğini fark ettim. Bununla birlikte, deneyimlerime göre belirli kategoriler iyi yönetildiğinde %40'a varan tasarruflar sağlanabiliyor.
Bu potansiyel tasarruflar, düşük getiri beklentisi, görünürlük eksikliği, iç kaynak yetersizliği ve yeterli karşılaştırma verilerinin bulunmaması nedeniyle genellikle kurum içi bir finansman kaynağı olarak göz ardı edilmektedir.
Eğer 1 milyon dolarlık bir "tail spend"iniz varsa, %10'luk bir tasarruf 100.000 dolar eder. Tedarikçi sözleşmelerini feshetmeden veya çalışanları işten çıkarmadan bu parayı birkaç ay içinde geri kazanabileceğinizi düşünün. Bu oldukça iyi bir his.
Arka ofis verimliliği, küçük harcamalar değerlendirmesinin ve ortaya çıkan sorunları gidermek için alınan önlemlerin bir diğer sonucudur. Bu sürecin sonucunda, daha sorunsuz bir muhasebe süreci ve daha az karışıklık elde edersiniz; bu da zaman ve kaynak tasarrufu sağlar.
Küçük harcamalarınızı gözden geçirmek: Nereden başlamalı?
Küçük harcamaları ele alma düşüncesi ürkütücü gelebilir; üstelik şirketler genellikle, kolay analiz edilebilmesi için doğru formatta olmayan on binlerce işlemi incelemek için gerekli kaynaklara sahip değildir.
Bir yerden başlamak zorundasınız ve bu süreçte size yardımcı olabilecek, hatta işi sizin yerinize halledebilecek üçüncü tarafların olduğunu unutmayın.
İlk adım, şirketinizin "tail spend"ini tespit etmek ve belirlemektir. Bu durum muhtemelen şirketten şirkete farklılık gösterecektir; bu nedenle bu süreç üzerinde durmaya değer. Daha önce de belirtildiği gibi, bunu tanımlamanın en basit yolu Pareto kuralıdır.
Herkes "tail spend" kavramını net bir şekilde anladıktan sonra, sıra analize yönelik verileri toplamaya gelir. Müşterilere yardım ederken, genellikle bana bir yığın PDF belgesi veya fatura verirler; ben de bunları dijital ortama aktarırım.
Veriler analiz için uygun hale getirildikten, standartlaştırıldıktan ve temizlendikten sonra; analiz, harcamaların nereye yapıldığını ve tedarikçilerin kimler olduğunu ortaya çıkaracaktır. Ayrıca bu süreci daha kolay ve hızlı hale getiren yazılımlar da mevcuttur; böylece kısa sürede tasarruf sağlayabileceğiniz alanları tespit edebilirsiniz.
Sonuç olarak; harcamalarınızın büyük bir kısmını oluşturan unsurları ve kimlerin sorumlu olduğunu anlamak istiyoruz. Böylece bu konuda bir şeyler yapabiliriz.
Aşırı harcamaların nerede yapıldığını ve bunun arkasında kimin olduğunu belirledikten sonra (bu, fiyatlandırma hatasından ya da yetki olmadan harcama yapan birinden kaynaklanıyor olabilir); bu konuda ne yapılacağına karar vermemize yardımcı oluyoruz.
ERA’nın SpendVueTM gibi bazı yazılım araçları, üst düzey yöneticilere kuruluşlarının harcamaları hakkında – küçük harcamalar da dahil olmak üzere – derinlemesine bilgiler sunar. Bu aracın yardımıyla, sertifikalı analistler finansal verileri ayrıntılı olarak inceler ve ERA’nın tescilli sektör karşılaştırma ölçütlerini uygulayarak harcama anormalliklerini tespit eder. Sonuç olarak, anlaşılması kolay bir formatta sunulan net, anında ve eyleme geçirilebilir bir dizi içgörü elde edilir. Danışmanınız daha sonra sizinle birlikte çalışarak, kuruluşunuzun ihtiyaçlarına en uygun nakit akışı iyileştirme yolunu belirleyecektir.SpendVueTM ile ilgili kısa bir videoyu aşağıdaki bağlantıdan izleyebilirsiniz: https://vimeo.com/680583659.
Bu dizinin 2. bölümünde; küçük harcamaların nelerden oluştuğunu daha iyi anladıktan sonra, bu harcamalarla neler yapabileceğinizi ele alacağız.
Tail spend yönetiminiz hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz lütfen Grant Morrow ile iletişime geçin.
Grant Morrow, ERA Group Baş Danışman olarak görev yapmakta ERA Group SpendVue sertifikalı bir danışmandır. KOBİ’lerle 30 yılı aşkın bir süredir çalışarak, bu şirketlerin hangi alanlarda gereksiz harcamalar yaptığını tespit etmek ve daha iyi maliyet yönetimi stratejileri geliştirmek konusunda pratik deneyime sahiptir.
