Sıradan günler için optimizasyon yapmak, kritik günlerde tasarruf etmenizi sağlamaz
Sıradan günler için optimizasyon yapmak, kritik günlerde tasarruf etmenizi sağlamaz
Barselona Limanı'ndaki abluka, her şey yolunda giderken maliyetleri nasıl en verimli şekilde yönetebileceğimiz konusunda bize ne öğretiyor?
Profesyonel bir mutfakta, servis sorunsuz işlediğinde her şey basit görünür.
Siparişler geliyor. Yemekler servis ediliyor. Ekip neredeyse hiç konuşmadan çalışıyor. Herkes ne yapacağını biliyor.
Ancak bu akışkanlık hissi bir tesadüf değildir.
Bu, mutfağın nasıl düzenlendiğine bağlıdır.
Malzemelerin nasıl hazırlandığına dair.
Boş kapasite olup olmadığı ya da her şeyin tam kapasiteyle çalışıp çalışmadığı konusunda.
Ta ki bir gün bir şeyler ters gidene kadar.
Bir tedarikçi teslimatı yapamıyor. Bir fırın bozuluyor. Talep beklentileri aşıyor.
Mutfak işleri yetişemediğinde işler sarpa sarar.
Ve bunun nedeni kötü yönetilmesi değil, her şeyin sorunsuz işlediği bir senaryo için tasarlanmış olmasıdır.
Son zamanlarda Katalonya'daki demiryolu aksaklıkları ve Barselona Limanı'nın ablukaya alınması olaylarında da buna çok benzer bir durum yaşandı.
Sonuç yıkıcı oldu: milyonlarca avroluk kayıp, üretim hatlarında gecikmeler ve bazı iş dünyası kuruluşlarının tahminlerine göre krizin ilk günlerinde günlük iki milyon avroya varan maliyet aşımları yaşandı; bu bilgi, 5 Şubat’ta yayınlanan bir makalede El Confidencial tarafından aktarıldı.
Ve tıpkı restoranlarda olduğu gibi, sorun genellikle maliyetlerden bahsederken dikkatimizi yönelttiğimiz yerde değil.
Sistem durma noktasına geldiğinde, geri kalan her şey zorlanmaya başlar.
Barselona Limanı stratejik bir altyapıdır. Bu durum sadece iş hacmi nedeniyle değil, aynı zamanda üstlendiği rol nedeniyle de böyledir: hammadde, endüstriyel bileşenler ve malları, son derece sıkı lojistik programlara göre çalışan fabrikalarla bir araya getirir.
Demiryolu sistemi durma noktasına geldiğinde, şirketler alternatif çözümler arar: karayolu taşımacılığı, hava kargo veya şirketler arası ürün takası.
Zaman kazandıracak her türlü çözüm memnuniyetle karşılanır.
Zaman kazandıracak her türlü çözüm memnuniyetle karşılanır.
Sorun şu ki, sistem o hub olmadan çalışacak şekilde tasarlanmadığı için neredeyse hepsi daha pahalı.
Aynı durum mutfakta da geçerlidir; ocak bozulduğunda yemek yapmayı bırakamazsınız. Ekip elindeki imkânlarla idare eder: siparişlere öncelik verilir, gecikmeler kabul edilir, anlık kararlar alınır ve iyi bir müşteri hizmeti sunmak zorlaşır.
Hizmet devam ediyor, ancak bunun bedeli büyük bir stres.
Barselona Limanı'nda ise otomotiv, ilaç, tekstil ve kimya şirketleri, üretim kesintilerini önlemek için acil durum planlarını devreye sokmuş ve bu senaryoda hiç kimsenin bütçesine dahil etmediği maliyet artışlarını üstlenmiştir.
Her şeyin sorunsuz gitmesi için sadece buna odaklanmanın hatası
Hiçbir Excel tablosunda görünmeyen maliyet, kimsenin öngöremediği maliyet.
Yıllık bütçede yer almıyor. Müzakere edilen şartlara dahil değil. Temel senaryoda görünmüyor.
Ama sonuçta yine de oluyor.
Bu, geç tepki vermenin bedelidir. Aciliyet nedeniyle daha fazla ödeme yapmanın bedelidir. Artık başka bir seçenek kalmadığı için daha kötü şartları kabul etmenin bedelidir.
Bu, yapıyı verimlilik için tasarlamış olmanın bedeli; ancak dayanıklılık için değil.
Her şey en ince ayrıntısına kadar optimize edildiğinde, en ufak bir sapma bile maliyeti artırır.
Haber metni de buna işaret ediyor: Demiryolu ağı kapasitesinin sınırına ulaşmış durumda, banliyö trenleriyle kapasiteyi paylaşıyor, operasyonel marjı kalmamış ve bilgi eksikliği de bu durumu daha da kötüleştiriyor. Bu sadece teknik bir sorun değil; yapısal bir sorun.
İş dünyası diline çevirirsek: Tek bir “mutfaktan geçiş”e bağlı olan kritik süreçler vardır.
İşine yaradığı sürece kimse bunu sorgulamıyor.
Bu başarısızlığa uğradığında, tüm sistem kaosa sürüklenir.
Bu durum sadece lojistik maliyetlerini etkilemekle kalmaz, aynı zamanda verimlilik kaybına, organizasyonel zorluklara, acil kararların alınmasına ve altı aylık kâr marjları üzerinde doğrudan baskıya da yol açar.
Bazı operatörlerin El Confidencial’e açıkladığı gibi, trenin yerine kamyonları kullanmak kolay değil; yeterli kaynak bulunmuyor ve teslimat süreleri çok uzuyor.
Bu, bir mutfağın tasarlandığı kapasiteden daha fazla siparişi karşılamaya çalışmasına tıpatıp benziyor.
Sorun optimizasyon değil.
Asıl mesele, hangi senaryo için optimizasyon yaptığınız.
Bir sonraki kriz patlak vermeden önce kendinize sormanız gereken soru
Maliyetler kaçınılmaz bir kötülük değildir; stratejik bir karardır.
Asıl mesele, yeni bir karantina olup olmayacağı değil.
Asıl soru şu: Böyle bir durum ortaya çıktığında maliyet yapınız nasıl tasarlanmış?
Tek bir kritik tedarikçiye bağımlı mısınız? Gerçek alternatifleriniz var mı, yoksa sadece teorik mi? Bir bileşen çalışmaz hale gelirse ne kadar kâr marjı kaybedeceğinizi biliyor musunuz?
Bu yüzden, sadece maliyetlerinin ne kadar olduğunu değil, sistem çöktüğünde nasıl bir performans sergilediklerini de sormak önemlidir.
Birçok yönetim kurulu, kriz durumları için değil, günlük faaliyetler için optimizasyon yapar. Normal koşullarda maksimum verimlilik peşindedirler.
Sorun şu ki, olağan durumlar giderek daha nadir hale geliyor.
Mutfakta buna tam kapasite çalışmak denir.
İş dünyasında buna genellikle optimizasyon deriz.
Dayanıklılık için tasarım yapmak, aşırı boyutlandırmak anlamına gelmez.
Bu, kırılma noktanıza ulaşmadan önce onun nerede olduğunu anlamak demektir.
Barselona Limanı'nın abluka altına alınması, sanayi yapısının önemli bir kısmının son derece kısıtlı bütçelerle ve manevra alanı çok az bir şekilde faaliyet gösterdiğini ortaya koyuyor.
Ve önemli bir altyapı bileşeni arızalandığında, asıl maliyet alternatifin kendisi değil, sanki bir yan etkiymişçesine onun etrafında kargaşaya sürüklenen her şeydir.
Maliyetleri optimize etmek, aynı zamanda gerilime dayanıklı tasarım yapmak anlamına da gelir.
Her şeyin yoluna girdiği gün için değil. Her zaman sözünü tutan tedarikçi için değil. Sorunsuz işleyen lojistik için değil.
Gerçek optimizasyon, kendinize şu soruyu sormaktır:
Bu parça bozulursa ne olur? Akış kesilirse ne olur? Bir şey takılırsa ne yapabiliriz?
Çünkü yalnızca ideal senaryo için tasarlanmış verimlilik işe yarar… ta ki işe yaramayana kadar.
Çoğu zaman çözüm, maliyetleri darboğazın bakış açısından yeniden gözden geçirmeyi içerir.
Başka bir deyişle: gerçek bir bağımlılığın olduğu ve geçerli bir alternatifin bulunmadığı durumları tespit etmek.
Ancak her şeyden önce, acil durumlarda hangi kararlar alınır ve bu kararlar geç alındığında ne kadar pahalıya mal olur.
Mutfakta ayakta kalabilen restoranlar, en ucuz menüleri sunanlar değil, hizmeti aksatmadan baskıyı nasıl hafifletebileceklerini bilenlerdir.
İş dünyasında da durum aynıdır.
Barselona Limanı'nın ablukaya alınması tek seferlik bir olay değil, pek çok maliyet modelinin yalnızca ideal koşullar altında işlediğini hatırlatan bir durumdur .
Ve kriz senaryolarını hesaba katmadan yapılan optimizasyon, gerçekte sorunu sadece ertelemekten ibarettir.
Çünkü mutfak işleri yolunda gitmediğinde, menünün ne kadar iyi tasarlanmış olduğu artık bir önemi kalmaz.
Maliyetler söz konusu olduğunda ise, doğaçlama yapmak için neredeyse her zaman çok geç kalınmış olur.
