Önceki makalelerden, sadece BT tedarikçilerine nasıl sağlıksız bir bağımlılık içine düştüğümüzü ve bunun bize ne gibi sorunlar yarattığını değil, aynı zamanda bu tür bir bağımlılıktan nasıl kaçınabileceğimizi de biliyoruz. Peki, halihazırda bu durumdaysanız ve bundan kurtulmanız gerekiyorsa ne yapmalısınız? Bu üç bölümlük dizinin son bölümünde bunu öğrenebilirsiniz.
1. Tedarikçiyle yaptığınız sözleşmeyi gözden geçirin
Sözleşme, faaliyetlerimizin sınırlarını belirleyen temel bir belgedir. Sözleşmenin geçerliliğini ve işbirliğini sonlandırabileceğiniz koşulları kontrol edin. Sistem, hizmetler ve belgelerin devri ile ilgili prosedürlerin nasıl tanımlandığını kontrol etmek özellikle önemlidir. Her iki taraf için de koşulların adil olması amacıyla, önce sözleşmede bir değişiklik üzerinde anlaşmanın daha avantajlı olup olmayacağını dikkatlice değerlendirin. Tedarikçi, sizi müşteri olarak elde tutmak için taviz vermeye hazır olacaktır.
Eski ve yeni tedarikçiler arasındaki devir teslim süreci için belirli bir süreye ihtiyaç duyulacağını unutmayın. Devir teslimin nasıl düzenleneceğine, hangi adımların atılması gerektiğine ve bunun hangi zaman diliminde gerçekleştirileceğine dair bir prosedür önerin.
2. Neden tedarikçinizi değiştirmek istediğinizi açıklayın
En önemlisi, tedarikçi değişikliğinden sonra işletmenizin faaliyetlerini sürdürebilmesi gerekir. Neden tedarikçi değiştirmek istediğinizi ve bu değişikliğin hangi riskleri beraberinde getirdiğini açıkça belirtin. Avantajları ve maliyetleri de listeye eklemek, kararınızı daha net hale getirecektir.
Tedarikçi taleplerinizi karşılamıyorsa, bunun nedenini araştırın. Belki de net talimatlar veremediğiniz içindir? Ya da taleplerinizi düzensiz bir şekilde değiştiriyor musunuz? Sorunların büyük ölçüde kendi kuruluşunuzdan kaynaklandığını fark ederseniz, tedarikçiyi değiştirmek sorunu çözmez. Bu durumda sorunu sadece bir tedarikçiden diğerine aktarmış olursunuz.
3. BT varlıklarının ayrıntılı bir listesini oluşturun
Liste, donanımı, ağ topolojisini, yazılımı ve işinizi destekleyen tüm uygulamaları içermelidir. Neyi aktardığınızı tam olarak bildiğinizden emin olmalısınız. Örneğin, kontrolünüz dışında kalan ve verilerinizi aktaramadığınız kısımlar var mı?
Devir teslim sırasında bir bileşeni unutmak ve sonra ona erişim hakkına sahip olmamaktan daha kötü bir şey yoktur; örneğin.
4. Tüm erişim bilgilerini kontrol edin
Risk yönetimi programının bir parçası olarak; her şirket, sistemlerine ilişkin tüm erişim bilgilerini ve diğer verileri, örneğin güvenli ve mühürlü bir zarf içinde saklamalıdır. Bu bilgilerin işlevsel ve eksiksiz olup olmadığını yılda en az bir kez kontrol etmek akıllıca olacaktır. Bir yönetici veya tedarikçi çalışanının ayrılmasının ardından, belirli bir sisteme kimsenin erişemediği durumlar birden fazla kez yaşanmıştır.
5. Geçiş sürecinden sorumlu bir kişi atayın
Sorunsuz bir geçiş süreci sağlamak için; geçiş sürecinden sorumlu olacak belirli bir kişiyi görevlendirmenizi öneririm. Bu kişi ya da ekibindeki astları, geçiş sürecini planlayabilmeli ve geçiş planına uyulmasını sağlayabilmelidir. Bu kişi, sorunların çözülmesi ve yanlış anlaşılmaların önlenmesi konusunda tek yetkili olmalıdır; ve hiç kimse bu kişiyi atlayarak hareket etme hakkına sahip olmamalıdır.
6. Verilerinizi yedekleyin
Tüm verilerinizin yedeklerinin mevcut olduğunu fiziksel olarak kontrol edin ve; en önemlisi; sorun çıkması durumunda bu verileri geri yükleyip kullanabileceğinizden emin olun. Veri yapısını bilmediğiniz ve verileri kullanamadığınız bir yedekleme elbette hiçbir işe yaramaz.
7. Tedarikçinin uzmanlarının istihdamını yasaklamaktan kaçının
Çoğu tedarikçinin sözleşmelerinde, çalışanlarının müşteri tarafından istihdam edilmesine yönelik katı bir yasak bulunmaktadır. Geçmişte müşterilerin, sistemlerinin geliştirilmesi veya yönetiminde görev alan çalışanları kendi bünyelerine çekmesi yaygın bir durumdu; ancak günümüzde bu tür uygulamalar genellikle sözleşmelerle çok iyi bir şekilde düzenlenmiştir. Dahası, maliyet tasarrufu, ikame edilebilirliği azaltarak ve operasyonel risklerin artmasına yol açarak sıklıkla ters tepmektedir.
8. Geçiş döneminde yaşanabilecek üretim kesintilerine karşı dikkatli olun
Şubat 2018'de; KFC fast food zinciri, tavuk sıkıntısı nedeniyle Birleşik Krallık'ta 900 restoranını kapatmak zorunda kaldı. Bir haftadan fazla bir süre boyunca tavuk teslimatı yapılamadı. Bu kesintinin nedeni, Kasım 2017'de lojistik ortağının DHL olarak değiştirilmesiydi. Lojistik maliyetlerinde ne kadar tasarruf ettiler ve bu kesinti onlara ne kadara mal oldu?
En iyi planlama yapılsa bile sorunlar ortaya çıkabilir; bu olasılığı göz önünde bulundurmak ve geri dönüş (önceki duruma dönme) için acil durum planları hazırlamak gerekir.
BT tedarikçinizi değiştirmek kolay bir iş değildir; bunu ne zaman yapacağınızı dikkatlice düşünmeniz gerekir. Umarım bu makale, böyle bir değişikliği nasıl planlayıp hayata geçireceğiniz konusunda size temel bir fikir vermiştir.
