Serinin ilk bölümünde, tedarikçimize nasıl sağlıksız bir bağımlılık geliştirebileceğimizi ve her şeyden önce bunun şirketimiz için ne gibi sorunlara yol açabileceğini ele aldık.
Bugün; bu tür bir bağımlılıktan kaçınmak için neler yapabileceğimize bakacağız.
1. Süreç ve sistemlere ilişkin bilgi birikiminin ve bunların geliştirilmesine yönelik planların mülkiyetini elinde tutmak
Eğer BT konusunda endişelenmek istemediğinize karar verip BT tedarikçinize genel talimatlar verirseniz; bağımlılığa giden en doğru yolda ilerliyorsunuz demektir. Sizi şaşırtabilecek olan ise, bu yaklaşımın genellikle tedarikçinin kendisi için de sorunlara yol açmasıdır; çünkü bir süre sonra müşterinin gereksinimleri birbiriyle çakışmaya ve karmaşıklaşmaya başlar; ve yeni gereksinimleri karşılamak tedarikçi için büyük bir sorun haline gelir.
Rekabet gücünü korumak isteyen bir şirket için, BT'yi süreçlerini destekleyen, iyileştiren ve ölçen bir araç olarak görmek önemlidir. Bunun nasıl yapılacağını anlamak zor değildir; çünkü günümüzde süreçlere genel bir bakış açısı kazanmamızı ve etkili planlama yapmamızı sağlayan yeterince metodoloji ve standart mevcuttur:
- Kurumsal Mimari – bir kuruluşun hedeflerini; bu hedeflerin iş süreçleri aracılığıyla nasıl gerçekleştirildiğini; ve bu süreçlerin teknolojiyle nasıl desteklenebileceğini tanımlamanın bir yolu. Daha fazla bilgi için, "Zayıf kurumsal mimari yüzünden tıkanmayın" başlıklı makaleye bakınız. Kurumsal mimariye yönelik en bilinen iki yaklaşım, The Open Group ve Zachmann'ın web sitelerinde bulunabilir.
- Süreç tanımı – En bilinen ve en yaygın olarak kullanılan standartlar, Open Management Group (www.omg.org) tarafından oluşturulmuştur. Süreçleri BPMN (İş Süreci Modeli ve Notasyonu) spesifikasyonuna göre tanımlamak, şirket yönetiminin kendi bünyesinde gerçekleşen süreçleri kolayca okuyup kaydetmesini sağlar.
- Kullanıcı kılavuzu – bu, tedarikçi tarafından yazılıp bir çekmecede tozlanmaya bırakılan bir belge olmak zorunda değildir. İyi bir yaklaşım, kullanıcılara günlük işlerinde uygulamayı nasıl kullanacaklarını gösteren videolar çekmektir; böylece ürün desteği ve yeni kullanıcılar için eğitim basitleştirilir. Videolar genellikle sadece birkaç dakika uzunluğundadır ve sistemi etkili bir şekilde kullanmak için bilmeniz gereken her şeyi anlatır. Örneğin; bir araştırma projesinde Yammer'ı kullanma kılavuzuna veya bir çevrimiçi mağazadan ürün sipariş etme kılavuzuna bir göz atın.
Tüm standartlar ve metodolojiler, her bir alanı ayrıntılı olarak açıklayan kapsamlı belgeler ve çalışma materyalleriyle birlikte sunulmaktadır. Tecrübelerime göre, belirli bir şirkete uygun metodoloji unsurlarını seçecek bir uzmanla çalışmak faydalı olacaktır.
Eğer bilgi birikiminizi standart bir biçimde düzenlerseniz, sadece şirketin gelişimine katkıda bulunacak konuları ele almak için bir araca sahip olmakla kalmaz, aynı zamanda mevcut ve potansiyel tedarikçilerinizin büyük çoğunluğuyla ortak bir zemin bulacağınız konusunda da emin olursunuz.
Süreçlerinizde ve bilgi akışınızda bir değişiklik yapmak istiyorsanız; önce işin organizasyonunda değişiklikler yapın; ister model düzeyinde ister bir pilot uygulama yoluyla olsun – bu değişikliğin beklediğiniz faydaları sağlayıp sağlamayacağını test edin. Ardından, değişikliğin faydalarını ve uygulanmasının maliyetlerini hesaplayın. Her şey olması gerektiği gibiyse; sistemleri değiştirmeye başlayın; değilse; herhangi bir sorun yaşamadan işlemi durdurabilirsiniz. Bunu tamamen harici bir tedarikçiye emanet ettiğinizde; çok az kişi, halihazırda kaynak yatırımı yaptığımız bir projeyi durdurma cesaretini gösterir.
2. Veriler her koşulda size ait olmalıdır
Veriler tedarikçimizde depolanıyordu; ancak onlarla aramızda bir anlaşmazlık çıktı ve bize verilerin kendilerine ait olduğunu söylediler... Ne yazık ki bu durum, sandığınız kadar nadir değildir. İnsanların genellikle sandığı gibi, bu durum bulut hizmeti ve barındırma tedarikçilerinde sık sık yaşanmaz; ancak verilerin tedarikçinin tam kontrolü altındaki bir “kara kutu” içinde depolandığı özel olarak geliştirilmiş sistemlerde çok daha sık görülür.
Bu, müşteriyi tedarikçinin kontrolü altında tutmanın geleneksel bir yoludur. Bu sorun genellikle iki şekilde çözülebilir: verileri doğrudan kontrol ederek ya da verileri kullanıma uygun bir biçimde elde etmenin güvenilir bir yolunu sağlayarak.
Örneğin; tedarikçimizin web sitesine kayıt olarak elde ettiğimiz e-posta kişilerini yönetmeye yönelik bir hizmet. İlk yaklaşım, verilerin kendi sistemlerimize yedeklenmesini sağlamaktır; ikincisi ise tedarikçinin sistemlerinde depolanan bilgileri düzenli olarak indirip, "her ihtimale karşı" kendi sistemimizde saklamaktır.
Kendi sistemimizde bile; veri depolamanın ayrıntılı bir şekilde belgelendiği durumlarda; verileri standart bir tabloya, veritabanına veya XML formatına aktarma yöntemi, yeni bir sistemin entegrasyonunu büyük ölçüde kolaylaştırabilir. Veri çıkarma prosedürleri oluşturmak, dışa aktarımın işlevsel olduğunu doğrulamak ve formatın iyi bir şekilde belgelenmiş olmasını sağlamak önemlidir; çünkü verileri geri almamız gereken kritik an, dışa aktarımın çalışmadığını veya mükemmel bir şekilde dışa aktarılan verilerin bizim çalışamayacağımız bir formatta kodlandığını keşfetmek için tam da en kötü andır.
Tedarikçiden gelen yeni işlevler veya sistem değişiklikleri kabul edilirken yukarıdaki gereklilikler doğrulanmalıdır.
3. Uygulamaların fikri mülkiyet haklarını elinde tutmak
Uygulamaların mülkiyeti, uygulamanın kaynak kodunun veya tasarımının mülkiyetinden oluşur. Kaynak kod üzerinde kontrolümüz yoksa, tedarikçiyi değiştirmek istediğimizde mevcut tedarikçinin kodun kritik bir kısmına sahip olduğunu ve bunu ücretsiz olarak sağlamaya yanaşmayacağını fark etme riskiyle karşı karşıya kalırız. Bunu, sözleşmede mülkiyeti açıkça tanımlayarak, talep edilen değişikliklerin sonucu olarak geliştirilen kodun münhasıran bizim mülkiyetimizde olduğunu veya bu değişikliklerin ücretsiz olarak kullanmamıza ve dağıtmamıza izin veren bir lisans kapsamında oluşturulduğunu belirterek önleyebiliriz.
Sözleşmede mülkiyet hakkını güvence altına almış olsak bile, bu, sözleşmesini feshetmek üzere olduğumuz tedarikçinin bize kod erişimi sağlayacağı anlamına gelmez. Bu nedenle, kaynak kontrol sistemi, wiki ve diğer belgelerin bir üçüncü tarafta depolanması ve iş ortağının verileri belirli bir yerde ve belirli bir zamanda saklamakla yükümlü kılınması, böylece güncel sürümlere erişebilmemiz için son derece tavsiye edilir.
4. İşlevselliğin genişletilmesi yerine sistem entegrasyonu
Web hizmeti API'leri (Uygulama Programlama Arayüzleri) artık birçok ticari ve açık kaynaklı uygulamada yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu, uygulama kullanıcılarının yararlanabildiği tüm özelliklerin veya işlevlerin farklı sistemler ve uygulamalar arasında da kullanılabileceği anlamına gelir.
Bu arayüzü tanımlamak için protokoller ve standartlar kullanılarak; bu hizmetler, tek bir iletişim aracı ve platformu oluşturur; tek bir dilde veya tek bir işletim sisteminde yazılmış bir uygulamaya, tamamen farklı bir şekilde yazılmış sistemler de erişebilir. Veriler, XML veya JSON gibi ortak bir formatta aktarılır; ve her iki sistemin kod tabanları tamamen bağımsız kalır.
Günümüzde her kullanıcı, sistem entegrasyonunun neye benzediğini hayal edebilir. Sonuçta hepimiz birbiriyle entegre web uygulama hizmetlerini kullanıyoruz – örneğin Google Takvim ile Google Kişiler ve Gmail. Mevcut takvim yerine farklı bir takvim kullanmaya karar verirsek, onu mevcut verilere bağlamamız yeterlidir. Kendi sistemimiz varsa bu sistem değiştirme yöntemi mümkün değildir; bu sistemi başlangıçta sadece muhasebe için satın almış ve tedarikçiye kademeli olarak bir CRM modülü, hizmet modülü vb. geliştirttirmiş olsak bile.
Aynı mantık, bulut hizmet sağlayıcıları tarafından hizmet olarak sunulan sistemlerle (SaaS – Hizmet Olarak Yazılım) entegrasyon için de geçerlidir. Web hizmetlerinin kullanımı, tek tek uygulamaları birbirinden ayırarak tüm sistemi daha esnek ve şeffaf hale getirir. Aksine, farklı modüller arasındaki sabit bağlantılar, tedarikçinin bize olan bağımlılığımızı artırmasını kolaylaştırır; kodun karmaşıklığını artırır; ve sistemin esnekliği, en az esnek olan parçanın düzeyine indirgenir.
5. Standart sistemde yapılacak değişiklikleri en aza indirmeye çalışın
Gerekli sistemi, standart uygulamaya en az değişiklikle hayata geçirmeye çalışın. Genellikle tedarikçinin ilk müşterisi siz değilsiniz. Uygulama sürecinde tedarikçinin diğer müşterilerle edindiği deneyimden en iyi şekilde yararlanmaya çalışın. Bazı süreçlerin ne kadar daha verimli bir şekilde hayata geçirilebileceğine ya da daha önce gözden kaçırdığımız belirli verilerin rekabet avantajımıza dönüşeceğine muhtemelen şaşıracaksınız.
Uygulamanın işlevselliğinde büyük değişiklikler yapılması gerekirse, bu durum gelecekte yeni sürümlere geçişi önemli ölçüde zorlaştırabilir; ayrıca herhangi bir geçiş, geliştirme ve devreye alma açısından zorlu olacaktır.
6. Birden fazla tedarikçi kullanın
Sistem tasarımının, geliştirilmesinin, devreye alınmasının ve işletilmesinin tamamını kendiniz yönetmeye çalışın ve bunu tedarikçiye bırakmayın. Örneğin, iş analistlerini geliştiricilerden ayırmak iyi bir fikirdir. Sistemin, geliştirme ekibinin dışındaki test uzmanları tarafından test edilmesini sağlamak da iyi bir fikirdir. Bu kişiler işi daha verimli bir şekilde yürüteceklerdir ve kusursuz bir ürün elde etme olasılığınız çok daha yüksek olacaktır. İşletimden başka bir taraf sorumluysa (örneğin bir bulut hizmeti sağlayıcısı), bu tarafın geliştiricileri, sistem işletim sorunlarını en aza indiren bir ürün sunmaya teşvik edeceğinden emin olun.
7. Sözleşmede fesih prosedürünü belirtin; tedarikçiye uygulanacak cezalar da dahil olmak üzere
Sözleşmede iş birliğinin sonlandırılması nasıl düzenlenmiştir? Üç aylık ihbar süresi; bu sürenin sonunda siz ödemeleri durdurursunuz ve tedarikçi de destek sağlamayı keser mi? Bu, son derece yetersiz bir düzenleme.
İhtarname süresi boyunca tedarikçinin size veya doğrudan yeni tedarikçiye hangi belgeleri ve hangi kalitede sunması gerektiğini belirtmeniz gerekmektedir. Tasarım, kaynak kodu ve 3. maddede belirtilen belgelerin diğer kısımlarına ilişkin fikri mülkiyet haklarını güvence altına aldıysanız, bu çok daha iyi olur. Bir tedarikçi ile sözleşme imzalarken, 2. ve 3. sırayı alan şirketlere, kazanan şirketten geliştirme ve bakım işlerini devralmaları durumunda neye ihtiyaçları olacağını sormak iyi bir fikirdir.
8. Tedarikçilere gelecekteki gelişim planları hakkında bilgi verin
Tedarikçilerinizle uzun vadeli bir iş birliği kurmaya çalışın. Onlarla sadece mevcut işlevsellik değişikliklerini değil, aynı zamanda geliştirme planlarınızı ve stratejik konuları da düzenli olarak görüşürseniz, tedarikçi sadece mevcut ihtiyaçlarınız için değil, gelecekteki ihtiyaçlarınız için de istikrarlı, verimli ve maliyet etkin bir sistem mimarisi oluşturacak öneriler sunabilir. İhtiyaçlarınızı netleştirmek için, örneğin, gereksinimleri aşağıdaki kategorilere ayıran MuSCoW yöntemini kullanabilirsiniz:
- Olmazsa olmaz – olmazsa olmaz
- Olmalıydı – olmalıydı
- Olabilirdi – olsa iyi olurdu
- Bu sefer olmaz – şu anda buna gerek yok
9. Diğer taraflardan fikir ve görüş alın
Tek bir noktada takılıp kalmayın; trendleri takip edin; en iyi yaklaşımları ve uygulamaları araştırın; ve her şeyi gözden kaçırmayın. Üçüncü bir görüş almak için bir şirketle anlaşın – bu şirket, kararlarınızı hem teknik hem de stratejik açıdan değerlendirecektir. Bunun pahalı olması gerekmez. Ve bu tür bir danışmanlık, hatalardan kaçınmanıza yardımcı olacağı için kesinlikle değerlidir. Deneyimlerime dayanarak şunu söyleyebilirim: Bir tedarikçinin, kendi neden olduğu bir sorunu çözmek için bir müşteriyi birkaç milyon kron yatırım yapmaya zorladığı bir vaka biliyorum; ancak bir danışman, sorunun başka bir yerde olduğunu ve bu yatırımın sorunu hiç çözmeyeceğini tespit etti.
Bir danışman, stratejinizi belirlemenize, talep yaratmanıza, seçenekleri değerlendirmenize ve olaylara beklenmedik bir açıdan bakmanıza yardımcı olabilir. Ayrıca tedarikçilerinizi denetlemenize ve sizin için en iyi sonucu elde etmenize de destek olabilir. Bir danışman, belirli bir tedarikçiden bağımsız olmak istediğinizi ve sahip olduğunuz bilgi birikiminin rekabet avantajı olarak değerini fark ettiğinizi her zaman akılda tutmalıdır.
Doğru tedarikçi seçimi, risk yönetimi ile ilgilidir
Bu makaleyi okuduktan sonra, tedarikçilerinizi başarınızın ortakları haline getirip onların bağımlısı olmamak için ne yapmanız gerektiği konusunda daha net bir fikre sahip olduğunuzu düşünüyorum. Hoş olmayan durumları önlemek, tutarlı bir risk yönetimi uygulamak ve mevcut ihtiyaçlarla gelecekteki esnekliği dengeleyen çözümleri seçmekle mümkündür. Yukarıdaki ilkelere bağlı kalarak, doğru tedarikçi ve yeni sistem seçimini garanti altına alacaksınız.
