Başarılar ve Diğerleri…

7 Yıllık Nişan Dönemine Dair Düşünceler

İş hayatımda “başarı”nın neye benzediği sık sık sorulur. Her şey tasarrufla başlar; ancak nadiren sadece parayla ilgili olur. Bazı müşteriler için bu tamamen finansal bir konudur: yüzdeler ya da somut rakamlar. Diğerleri için ise tedarik konsolidasyonu, iş süreçlerine dair daha derin içgörüler elde etmek, kararlarına güven duymak ya da tüm bu faktörlerin bir karışımıdır.

Costedge’in bu sayısında , birlikte çalıştığım bazı müşteriler ve projeler için başarının – ya da tam tersinin – neye benzediğini ve bu süreçte edindiğim bazı dersleri paylaşmaya başlamak istedim.

Vaka Çalışması: Özel Yatılı Okul; Perth

Perth’te bulunan bu özel yatılı okul ile yedi yılı aşkın süredir çalışıyorum; ERA Group ile işimi kurduğumda ilk müşterilerimden biriydi. İlk iş birliğimiz tek bir ana kategoriye odaklanmıştı: yatılı bölümüne yönelik yemek hizmetleri. En başından itibaren müşterinin üç çok net hedefi vardı:

Yönetim kurulunun hesap verebilirliği

– Yönetim kurulunun sürekli sorduğu şu soruya kendinden emin bir şekilde cevap verebilmesi gerekiyordu: “En iyi anlaşmayı mı yapıyoruz?”

Daha sıkı denetim

– Dışarıdan hizmet alan catering firmasının performans ve faaliyetleri hakkında daha net bir görüş elde etmek istiyordu.

1. Tasarruf – Başlangıçta tam olarak belirlenmemiş olsa da, tasarruf yine de temel hedeflerden biriydi.

Bu alanda dar bir finans ekibi ve sınırlı iç kaynaklar ile yetkinliklere sahip olduğu için, bu hedefleri gerçekleştirmek ERA Group başvurdu.

ERA Metodolojisini Takip Etmek

Projeye ERA’nın 4 aşamalı metodolojisini kullanarak başladık:

• Analiz –12 aylık fatura verilerini derledik ve bunları bir Keşif Raporu'nda sunduk.
• Teklif Talebi –Müşteri ile birlikte ayrıntılı bir Teklif Talebi (RFP) hazırladık ve üç tedarikçiyi sürece davet ettik.

Seçim ve Uygulama

– Mevcut catering hizmeti sağlayıcısı, teklif talebine yanıt vermesi için davet edilen 3 tedarikçi arasından seçildi; %14’lük bir tasarruf sağladı — dolar cinsinden altı haneli bir rakamın alt kısmında bir tutar ve diğer avantajlar.

• İzleme –Tam bir kurulum gerektirmediğinden, hızla izleme aşamasına geçtik.

Burada en ilginç olan nokta, sözleşmeyi kaybetme riskiyle karşı karşıya kalan mevcut tedarikçinin, önemli ölçüde maliyet tasarrufu ve daha önce sunulmamış diğer avantajlar sağlaması ve iş birliğini yeniden canlandırmasıydı; bu da, değişim nihai sonuç olmasa bile pazar testinin gücünü ortaya koydu.

İzleme Aşaması: Sürekli Değer Yaratmak İçin Bir Platform

İzleme süreci hayati önem taşıdığı ortaya çıktı. Yemek tedarikçisinin işbirliğiyle, anlamlı ölçütler ve denetim mekanizmaları getirdik:

• Gerçek yemek sayısı
• Düzenli; ayrıntılı eldeki stok (SOH)
• Düzenli gıda israfı raporları
• Aylık tedarikçi toplantıları
• Tartışma konuları ve içgörüler içeren üç aylık performans raporları

Bu sayede hem okul hem de yemek hizmeti sağlayıcısı, operasyonlarını daha da iyileştirebildi ve ek tasarruf olanakları belirleyebildi. Ayrıca, ilk talimatlarda yer almayan yeni avantajlar da sunduk; bunlara yıllık burslar ve altyapı yatırımları desteği de dahildi—müşterinin öngörmediği veya daha önce sahip olmadığı değerlerdi.

Peki, başarılı oldu mu?

Evet…

Proje, başlangıçtaki hedeflerle karşılaştırıldığında şu sonuçları verdi:

1. Rekabetçi fiyatlandırma mı? ✔ Evet. Rekabetçi ihale süreci sayesinde teklifleri karşılaştırmalı olarak değerlendirebildik. Gözden geçirilmiş teklifiyle mevcut hizmet sağlayıcı en rekabetçi seçenek olduğunu kanıtladı; böylece müşteri artık yönetim kurulunun her türlü incelemesine güvenle cevap verebilir.
2. Denetimde iyileşme mi? ✔ Evet. Raporlama, şeffaflık ve tedarikçilerle diyalog alanlarında önemli ölçüde iyileşme kaydedildi ve bu gelişmeler olumlu sonuçlar doğurdu.
3. Tasarruf mu? ✔ Evet. %14 tasarruf sağlandı; zamanla ek tasarruflar da elde edildi.

Müşterinin kendi sözleriyle: “ERA’nın yardımı olmasaydı elde edemeyeceğimiz kazanımlar elde ettik.”

Şu anda üçüncü sözleşme yenileme dönemine ve izleme sürecinin sekizinci yılına giren bu proje, sürdürülebilir işbirliği ve düzenli değerlendirmelerin nasıl gerçek ve uzun vadeli bir değer yaratabileceğinin mükemmel bir örneği niteliğindedir.

Bu projeden çıkarılan dersler…

• Uzun süredir çalıştığınız tedarikçilere ulaşıp ilişkiyi resmileştirdiğinizde, size sunabilecekleri imkânlar gerçekten şaşırtıcıdır. Bunu defalarca gözlemliyorum. Uzun süredir iş yaptığınız bir tedarikçiyi tanıdığınızı sanırsınız…
• İzlemenin gücü: Bu örnekte, izleme sayesinde ele alınması gereken bazı önemli alanlar, örneğin gıda israfı gibi, tespit edilebildi.
• Bir tedarikçiyle çalışmanın nasıl ek faydalar sağlayabileceği ve sorunlar ortaya çıktığında bunların üstesinden gelmeye nasıl yardımcı olabileceği.
• İşletmeyi daha iyi anlamaya yardımcı olmak için kıyaslamanın tanıtımı ve etkisi.

Bir sonraki sayımda, aynı kategoride yer alan ancak tamamen farklı hedefleri olan başka bir okula odaklanacağım.

Grant Morrow
Baş Danışman
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com