U složenim okruženjima gdje je SAP ERP dostupan velikoj i raznolikoj korisničkoj bazi, upravljanje licencama nije trivijalna stvar i vremenom može dovesti do problema neusklađenosti između stvarne upotrebe različitih SAP modula i onoga što je ugovorno dogovoreno (i plaćeno).
Ovo neusklađivanje može dovesti do dvije različite vrste problema; ovisno o slučaju:
- Korisnička baza aplikacije se vremenom povećavala; i ako to nije saopšteno SAP-u i pravilno pregovarano, kompanija plaća manje nego što bi trebala i može biti predmet posebnih revizija od strane SAP-a ili jednog od njegovih partnera; sa neprijatnim posljedicama u obliku kazni od strane SAP-a.
- S druge strane, ako se stvarna upotreba sistema smanjila tokom vremena iz različitih razloga; ili ako neki od modula na koje ste pretplaćeni nikada nisu zapravo korišteni, dešava se suprotna situacija; tj. kompanija plaća više nego što bi trebala.
SAP model obračuna licenci ne zasniva se samo na nominalnim licencama po korisniku, već je definiran agregatnom metrikom korištenja pod nazivom FUE (ekvivalent pune upotrebe). Korisnici se klasificiraju u nekoliko kategorija ovisno o nivou njihove interakcije sa sistemom, a neke kategorije su „moćnije“ od drugih: na primjer, korisnik ovlašten za izmjenu izvornog koda pripada moćnijoj klasi od drugog korisnika koji je ovlašten samo za čitanje različitih ponuđenih funkcija; stoga, prvi korisnik očigledno troši više FUE od drugog.
FUE je konceptualno sličan 'valuti' koja izražava opseg djelovanja dodijeljen svakom korisniku; uključujući i kombinaciju višestrukih prava pristupa koja se mogu razlikovati od modula do modula.
Ovo objašnjava izjavu na početku članka; naime, ako se pravilno ne riješi, upravljanje SAP licencama može s vremenom dovesti do situacija značajnog neusklađivanja između stvarne upotrebe i ugovornih uslova.
U ovakvoj situaciji; ERA Group može pomoći klijentu da redovno analizira status korištenja SAP sistema unutar kompanije; kako bi se dobila jasna i ažurna slika situacije.
Drugo; ERA također može ponuditi klijentima podršku koja im je potrebna za bolju organizaciju pregovora sa SAP-om; koji; kao i svi veliki dobavljači softvera; ne odustaje lako od svojih stalnih prihoda; čak ni u slučaju grešaka; nudeći tehnološka unapređenja koja mogu, ali i ne moraju biti od interesa za kompaniju.
Vrlo aktualan primjer je mnogo reklamirana nadogradnja SAP-a na verziju S/4 s HANA bazom podataka (SAP je nedavno najavio da će do kraja 2027. godine prekinuti podršku za sve R/3 ECCS verzije).
Iz tog razloga, pored jasnih i objektivnih podataka, neophodno je pripremiti odgovarajuću strategiju pregovaranja, uz jasno razumijevanje potreba i strategija vaše kompanije u smislu razvoja alata.
