Akcioni plan za upravljanje troškovima

Upravljanje troškovima, kao i druga područja upravljanja kompanijom, poput budžetiranja i financija, zahtijeva alat za upravljanje koji jasno definira ciljeve, područja djelovanja, odgovorne strane, zadatke, rokove i metode praćenja.

U ovom trenutku, kreiranje Akcionog plana je ključno. On pomaže kompaniji da organizuje složene faktore uključene u upravljanje troškovima. U ovom članku ćemo razmotriti ovaj alat koji će uveliko doprinijeti uspjehu upravljanja troškovima .

Šta je Akcioni plan?

Ako razmislimo o našem privatnom životu i projektu kupovine vlastite nekretnine, postoji nekoliko stavki kojima treba upravljati: vrijeme potrebno za štednju za kupovinu, istraživanje nekretnine, procjenu troškova, definiranje najboljeg životnog scenarija za kupovinu, opcije finansiranja i predviđanje troškova.

Lista će se razraditi u konkretnije stavke, dajući dobru predstavu o složenosti i važnosti Akcionog plana .

Bez toga, kupovina nekretnine svakako postaje složenija i rizičnija, jer ne postoji način da se predvidi i reaguje na svaki događaj u pravo vrijeme. Uvijek ćemo biti reaktivni, a odluke neće uvijek biti precizne. To se dešava, na pojačan način, u upravljanju troškovima .

U osnovi, Akcioni plan je kontrola (sistemska ili ne) svih odluka i aktivnosti vezanih za postizanje određenog ili trajnog cilja (stalno upravljanje).

Akcioni plan je ključan za bolje funkcionisanje bilo koje organizacione strukture. On omogućava da se svi resursi kompanije – ljudi, sredstva, sistemi – povežu sa ciljevima, koristima, akcijama i rokovima, te da se stvori ekosistem koji teži najboljim tehničkim i finansijskim performansama strukture.

Akcioni plan – Karakteristike

Akcioni plan treba da sadrži:

• Jasni ciljevi – i opći i specifični. Na primjer, Akcioni plan prodaje može biti rast od 10% godišnje i imati specifične ciljeve s različitim stopama rasta ovisno o vrsti proizvoda.
  
• Objektivne i mjerljive koristi – one bi trebale biti usklađene s očekivanjima kompanije i trebali bi postojati načini za njihovo mjerenje.
  
• Kontrole po aktivnostima/akcijama – veoma je važno da svaka od njih ima specifične ciljeve, akcije, budžet, rizike i rokove i da zajedno formiraju raspored koji je svima jasan.
  
• Nominalno odgovorne strane – ne definirati po sektoru ili odjelu; važno je da su pojedinci odgovorni kako bi komunikacija između područja, unutar rasporeda, bila fluidna.
  
• Izvodljivi rokovi – ovo je važan izazov u svakom akcionom planu , ali rokovi ne smiju biti toliko teški da služe samo smirivanju organizacije.
  

Izrada Akcionog plana zasniva se na sljedećim pitanjima:

• ŠTA treba postići – ciljevi (jedan ili više u zavisnosti od važnosti);
• ZAŠTO se to treba postići – cilj i jasne koristi od akcija;
• KO – oni koji su odgovorni za Plan i srodne aktivnosti;
• GDJE će se Plan implementirati – kompanije, sektori, procesi, računi;
• KADA će se Plan implementirati – period njegove implementacije (jednokratno ili trajno);
• KAKO će Plan funkcionisati – kako će se ciljevi postići;
• KOLIKO će Plan koštati – vrijeme zaposlenika, resursi, savjetovanje.

Uzimajući u obzir trajni Akcioni plan , moguće je da će postojati specifični planovi ograničenog trajanja . Na primjer, Akcioni plan prodaje, s općim smjernicama za marketing, pokrivenost, popuste i strukturu, može u bilo kojem trenutku sadržavati plan za promociju prodaje određenog proizvoda, sa svojim vlastitim uslovima, uključujući dio prodajnog tima i na ograničeno vrijeme.

5 bitnih koraka Akcionog plana u upravljanju troškovima

Inicijacija

Ovaj korak, ključan za funkcionisanje plana u cjelini, definira opće i specifične ciljeve, očekivane koristi, uključena područja i rok za postizanje svakog cilja (što će biti predmet kasnijeg pregleda).

U upravljanju troškovima, ciljevi ne bi trebali biti usmjereni na samo smanjenje, jer govorimo o stalnom kontrolnom tijelu.

Na primjer:

Glavni cilj: praćenje i kontrola svih administrativnih troškova za 2018. godinu kako se ne bi prekoračila budžetska prognoza. Područja: sva. Rok: 31.12.2018.

Specifični cilj 1: Smanjenje troškova najma vozila za 20% u 2018. godini u poređenju sa iznosom potrošenim u 2017. godini. Područja: Komercijalna i održavanje. Rok: 31.12.2018. Očekivana korist: ušteda od 1.000,00 R$ (20% iznosa potrošenog u 2017. godini).

Glavni cilj će se mjeriti konsolidovanim rezultatom svih specifičnih ciljeva na kraju njihovog mandata. Međutim, menadžer troškova mora periodično mjeriti ove rezultate na proširen način kako bi razumio da li će glavni cilj biti ispunjen.

Od ove tačke nadalje, koristićemo specifični cilj 1 kao primjer za preostale korake.

Planiranje

U ovom koraku se prave sve definicije vezane za specifične ciljeve – aktivnosti, rokove, odgovorne strane, budžet i planove za nepredviđene situacije – kontrolu kvaliteta tokom razvoja aktivnosti, upravljanje rizicima i rješenja (interni i eksterni faktori koji mogu uticati na završetak aktivnosti).

Važno: završetak aktivnosti ne znači postizanje cilja, već ispunjenje svih uslova za to, kako bi se cilj na kraju i ostvario.

Specifični cilj 1: Smanjenje troškova najma vozila za 20% u 2018. godini u poređenju sa iznosom potrošenim u 2017. godini. Područja: Komercijalna i održavanje. Rok: 31.12.2018. Očekivana korist: ušteda od 1.000,00 R$ (20% iznosa potrošenog u 2017. godini).

Aktivnost 1: istraživanje 3 dobavljača. Odgovoran: Jorge Cardoso (Administracija). Rok: 5. mart 2018. Budžet: nije primjenjivo.

Aktivnost 2: analiza obavljenih putovanja. Odgovoran: Celso Furtado (Komercijalno). Rok: 5. mart 2018. Budžet: nije primjenjivo.

Izvršenje

U ovom koraku, planirane akcije se provode u praksi. Važno je precizno kontrolisati sredstva dodijeljena za provođenje aktivnosti, jer će svako odstupanje rezultirati dodatnim troškovima .

Praćenje

Ovdje svaku aktivnost detaljno prate Menadžer troškova i njegov tim kako bi se osiguralo da se ne dogode događaji koji ometaju izvršenje ili uzrokuju nepredviđene poremećaje . Registar rizika , spomenut u Planiranju, neophodan je kako bi se rizici otkrili u tom koraku (predvidjeli) i bolje razumjeli u ovom koraku. Osoba odgovorna za aktivnost mora odmah prijaviti svaki događaj koji bi mogao ugroziti njeno ispunjenje, pa čak i prilagoditi nešto što omogućava da se ona nastavi i postigne.

Zatvaranje

Ovo je vrijeme za konsolidaciju rezultata, njihovu pojedinačnu evaluaciju, razumijevanje da li su postignuti specifični i glavni ciljevi, identifikaciju razloga (rizika) koji su spriječili postizanje i nisu se mogli eliminirati, te popis naučenih lekcija za sljedeći Akcioni plan.

Bez sumnje, Akcioni plan je izuzetno važan za postizanje svih poslovnih ciljeva.

To je saveznik koji pokazuje da se ciljevi mogu postići na organizovan i kontrolisan način.

U suštini je to jednostavan zadatak, ali složen u izvršenju, a partnerstvo sa specijaliziranom konsultantskom kućom za smanjenje troškova , kao što je ERA Group , može napraviti veliku razliku u uspjehu ovog poduhvata.

ERA ima iskusne i kvalifikovane stručnjake koji će vašoj kompaniji pružiti punu podršku u implementaciji upravljanja troškovima.