S obzirom na to da cijene hrane nastavljaju rasti širom zemlje, organizacije sve više koriste strategije nabavke kao snažnu polugu za kontrolu budžeta - bez kompromisa u pogledu kvalitete obroka koji se isporučuju studentima.
ERA Group dugi niz godina intenzivno sarađuje sa školama i ustanovama za brigu o starijim osobama gdje su pametnije prakse nabavke dovele do značajnih ušteda uz poboljšanje operativne efikasnosti; često šestocifrenih iznosa ušteda.
Bacanje hrane i planiranje jelovnika često privlače pažnju; ali nabavka zaista čini razliku. Ne radi se o smanjenju troškova, već o pametnijoj kupovini, boljem pregovaranju i donošenju odluka na osnovu podataka.
Dva modela; Zajednički pritisci
Organizacije obično posluju po jednom od dva modela usluživanja hrane: outsourcing keteringa; gdje je angažovan eksterni dobavljač za obezbjeđivanje obroka; ili interni ketering; gdje organizacija zapošljava vlastito kuhinjsko osoblje.
Outsourcing se često smatra jednostavnijom i manje gnjavažnom opcijom; ali upozoravam da i dalje zahtijeva stalan i redovan nadzor.
Čak i uz angažovanu ketering firmu, neophodno je pažljivo pratiti njihov učinak. U jednom internatu s kojim sarađujemo već 7 godina redovno pregledavamo detaljne izvještaje - broj obroka; zalihe na zalihama; otpad - i te podatke unosimo u kontrolne ploče i izvještaje koji prate trendove učinka i rano upozoravaju na sve probleme.
S druge strane, ugostiteljstvo u okviru objekta nudi veću kontrolu, ali može postati mnogo složenije, posebno kada se radi o velikom broju dobavljača.
U jednom slučaju, podržavamo školu s preko 26 različitih dobavljača keteringa. Iako smo uspjeli konsolidirati na 20 dobavljača, to je i dalje visok broj. U poređenju s tim, radimo s ustanovom za njegu starijih osoba i uspjeli smo to svestiti na samo osam ili devet ključnih dobavljača.
Šest taktika nabavke koje daju rezultate
Kako se budžeti stežu, a cijene rastu; ERA Group potiče organizacije da usvoje nekoliko praktičnih strategija kako bi izvukle maksimum iz svojih troškova za hranu:
- Konsolidacija dobavljača: Rad s više dobavljača iz različitih kategorija često dovodi do propuštenih količinskih popusta i povećanih naknada za dostavu. Organizacijama se savjetuje da provjere postojeće dobavljače i razmotre konsolidaciju kako bi postigle bolje cijene i smanjile administrativne troškove. Organizacije često ne iskorištavaju svoju kupovnu moć u potpunosti.
- Sigurni dugoročni sporazumi o cijenama: Sklapanje ugovora na 6-12 mjeseci s fiksnim periodima određivanja cijena može osigurati stabilnost cijena i poboljšati predviđanja. Sporazumi trebaju jasno definirati očekivanja kao što su ključna područja poput cijene; zaštite cijena; isporuke; očekivanja u pogledu kvalitete; i politike zamjene.
Praćenje učinka dobavljača:
ERA Group preporučuje implementaciju jednostavnih sistema ocjenjivanja; izvještaja ili kvartalnih pregleda za procjenu učinka dobavljača na osnovu cijena; tačnosti isporuke; i kvaliteta usluge. Dugoročne odnose treba redovno preispitivati kako bi se osigurala kontinuirana vrijednost.
Imao sam mnogo uspjeha koristeći benchmarking. Iako je teško upoređivati rezultate s drugima osim ako se ne koristi treća strana poput mene, pronalazimo značajne interne benchmarkove gdje možemo pružiti uvidljiviju mjeru učinka.
Poboljšajte prakse upravljanja zalihama i naručivanja:
Jedna od glavnih poteškoća s kojima smo se suočili je praćenje nivoa SOH-a. Kod vanjskih ketering kompanija, oni bi trebali redovno dostavljati izvještaj i poziciju SOH-a. Za interne operacije to je malo teže i organizacije često nemaju resurse. Nivoi SOH-a prave razliku, posebno ako pratite troškove noćenja po danu ili troškove po obroku.
Obučite osoblje o troškovima:
Strategije nabavke su učinkovite samo onoliko koliko su učinkoviti ljudi koji ih provode. Organizacije bi trebale ulagati u obuku osoblja odgovornog za naručivanje i prijem; podstičući budnost u vezi s anomalijama u cijenama i usklađenost dobavljača.
Grupna kupovina
Šeme grupne kupovine su izuzetno nedovoljno iskorištena prilika u obrazovnom i neprofitnom sektoru. Iako većina nas zna da postoje, često se zanemaruju u svakodnevnom planiranju nabavki, a mogu biti efikasan alat.
Osnovna ideja je jednostavna: udruživanjem potražnje s drugim organizacijama, npr. školama, organizacije mogu pristupiti cijenama i uslovima koji su obično rezervisani za mnogo veće subjekte. Ovi kolektivni aranžmani mogu značajno smanjiti jedinične troškove; pojednostaviti proces tendera; i smanjiti administrativni teret pronalaženja i upravljanja dobavljačima. Pored uštede troškova; oni također poboljšavaju dosljednost u kvaliteti proizvoda i pružanju usluga; nudeći manjim institucijama snažan način za izjednačavanje uslova.
Jedina mana grupnih kupovnih shema je to što organizacije prepuštaju dio svoje kontrole grupi; i; to može biti kao tjeranje mačaka da rade pravu stvar; to funkcionira samo ako kolektiv može ispuniti svoje obećanje.
Uticaj na stvarni svijet
Ove praktične promjene mogu se brzo akumulirati.
„U jednoj školi, primjena ovih principa nabavke rezultirala je desetinama hiljada godišnjih ušteda – a to je najviše poboljšanje usluge i kvaliteta u isto vrijeme; čak i od dugoročnih dobavljača.“
Rastuća potreba za pametnijim sistemima
Kako ekonomski pritisci traju, pametna nabavka se pojavljuje ne samo kao mjera uštede troškova, već i kao ključna komponenta održive prehrambene usluge.
