.jpg)
„Efektivní organizace nečekají příliš dlouho s řešením neefektivnosti a zlepšováním procesů,“ vysvětluje Ronald Batenburg ve svém odborném blogu.
Znáte ten pocit, jako byste pořád dokola odkopávali plechovku před sebe? To důležité téma, které musíte vyřešit, ale pořád se k němu nedostanete, protože se vždycky objeví něco jiného, co je také důležité, nebo dokonce ještě důležitější. Prostě to odkládáte. Je to otázka stanovení priorit. Samozřejmě.
V každodenním shonu se často stává, že důležité záležitosti jsou odsunuty na druhou kolej. Víte, že je třeba něco změnit, abyste mohli pracovat efektivněji a ušetřit náklady, ale chybí vám čas nebo pocit naléhavosti. Tento jev se nazývá „náklady nečinnosti“, tedy náklady vyplývající z toho, že se nic nedělá.
Náklady nečinnosti zahrnují všechny skryté náklady, ať už měřitelné, nebo ne, které vznikají v důsledku odkládání rozhodnutí či zavádění zlepšení. Může se jednat o konkrétní náklady, jako jsou ušlé úspory, ale také o nepřímé náklady, jako je pokles morálky zaměstnanců nebo promarněné příležitosti. Vzhledem k jejich skryté povaze mnoho firem jejich dopad podceňuje nebo jim prostě nepřikládá dostatečnou prioritu.
Ale o jaké náklady vlastně jde? A proč může být odklad v obchodním kontextu tak nákladný?
Proč je odklad tak nákladný?
Například v oblasti optimalizace nákladů je rozhodnutí nic nedělat často tou nejdražší variantou. Smlouvy s dodavateli se automaticky prodlužují, ceny neustále rostou a faktury se důkladně nekontrolují. Tyto finanční ztráty se tak nepozorovaně stále zvyšují. V okamžiku, kdy se konečně přistoupí k nápravě, jsou již někdy ztraceny potenciální úspory v řádu tisíců až milionů eur.
Mnoho organizací uvádí tři nejčastější důvody pro odkládání opatření:
- „Máme moc práce.“ To je pochopitelné, ale odložené úspory znamenají ušlý zisk.
- „Nejde o žádnou velkou položku.“ Menší úniky v 10–15 různých nákladových položkách mohou dohromady způsobit obrovské ztráty.
- „Nechceme narušit vztahy s našimi dodavateli.“ Často není třeba dodavatele měnit, ale jde spíše o lepší smluvní podmínky, transparentnost a odpovědnost.
-
Přečtěte si také: Ronald Batenburg o Spend Intelligence: „Uvidíte to, až to pochopíte“
Konkrétní důsledky odkladu
Dopad této situace ilustruje příklad z praxe. Potenciální zákazník s ročním obratem 150 milionů eur, se kterým již několik měsíců jednám, vynakládá v jedné ze svých nákladových kategorií 7,5 milionu eur ročně. Pro tuto konkrétní kategorii je průměrný potenciál úspor 12 procent, což dokazují různé případy z nedávné minulosti. To znamená, že ročně lze ušetřit 900 000 eur na nákladech, aniž by došlo ke snížení kvality. A to každý rok. Ne tím, že se nakupuje méně, ale díky efektivnějším nákupním procesům a lepším smluvním ujednáním.
Tato situace existovala již dlouho předtím, než jsem s touto firmou poprvé navázal kontakt. Již více než dva roky se problém odkládal a uvnitř firmy se vedla diskuse o tom, zda na tuto pozici přijmout nákupčího, nebo zda využít externí podporu. V tomto případě tedy náklady nečinnosti již činily více než 2 miliony eur.
Zisk, který tak uniká, protože nebylo přijato žádné rozhodnutí, jak situaci řešit. Přitom zisk tohoto zákazníka činí právě 3,9 procenta. Rozhodnutí přistoupit k optimalizaci by tedy zvýšilo zisk o 15 procent. Snížení nákladů ve výkazu zisků a ztrát se totiž přímo projeví na zisku, protože zisk je výsledkem výnosů minus náklady.
Co můžete udělat, abyste předešli nákladům spojeným s nečinností?
1. Proveďte analýzu svých výdajů: Proveďte analýzu výdajů za posledních 12 měsíců. Existují nějaké kategorie, které jste už roky nepřezkoumali? Právě ty by měly být první na řadě.
2. Požádejte o nezávislý pohled: Interní zaměstnanci jsou někdy příliš ponořeni do dané problematiky, než aby dokázali odhalit neefektivitu. Externí audit může přinést nové poznatky.
3. Začněte v malém, myslete ve velkém: Zlepšení nemusí být vždy radikální. Někdy vedou i drobné úpravy procesů a smluv k významným zlepšením.
4. Ukažte dopad a komunikujte jej: Vyčíslete náklady spojené s nečinností, abyste v organizaci získali podporu. Jakmile si všichni uvědomí, co je odklad stojí, vznikne pocit naléhavosti.
5. Zajistěte, aby se všichni cítili zodpovědní: Určete jasně odpovědné osoby, které zajistí, že plány na úspory a zlepšení budou skutečně realizovány.
Budoucnost začíná dnes
Poučení z knihy „Cost of Inaction“ je jasné: efektivní organizace nečekají příliš dlouho s řešením neefektivnosti a zlepšováním procesů. Odkládání je tichým zabijákem ziskovosti a růstu. Nakonec se z „později“ nepozorovaně stane „nikdy“. Proaktivním řízením nákladů a úsporami tam, kde je to možné, vytváříte prostor pro inovace, růst a spokojené zaměstnance.
Lepší začít s optimalizací ještě dnes, než zítra litovat promarněných příležitostí. Jaký krok uděláš?
