Nella prima parte della serie abbiamo parlato di come si possa sviluppare una dipendenza malsana dal proprio fornitore e, soprattutto, dei problemi che ciò può causare alla nostra azienda.
Oggi vedremo cosa possiamo fare per evitare tale dipendenza.
1. Mantenere la titolarità delle competenze relative ai processi e ai sistemi, nonché dei piani per il loro sviluppo
Se decidete di non volervi occupare Chi siamo e di fornire solo indicazioni generali al vostro fornitore IT, siete sulla strada giusta per diventare dipendenti da lui. Ciò che potrebbe sorprendervi è che questo approccio spesso causa problemi proprio al fornitore stesso; infatti, dopo un po' di tempo, le richieste del cliente iniziano a sovrapporsi e a intrecciarsi, e soddisfare le nuove esigenze diventa un problema serio per il fornitore.
Per un'azienda che voglia rimanere competitiva, è importante considerare l'IT come uno strumento per supportare, migliorare e misurare i propri processi. Non è difficile capire come farlo, poiché oggi disponiamo di metodologie e standard sufficienti che ci consentono di mantenere una visione d'insieme dei processi e di attuare una pianificazione efficace:
- Architettura aziendale: un modo per descrivere gli obiettivi di un'organizzazione, le modalità con cui tali obiettivi vengono raggiunti attraverso i processi aziendali e il modo in cui questi processi possono essere supportati dalla tecnologia. Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo "Non lasciarsi intrappolare" da un'architettura aziendale inadeguata. I due approcci più noti all'architettura aziendale sono disponibili sui siti web di The Open Group e Zachmann.
- Descrizione dei processi – gli standard più noti e diffusi sono stati elaborati dall’Open Management Group (www.omg.org). La descrizione dei processi secondo la specifica BPMN (Business Process Model and Notation) consente alla direzione aziendale di comprendere e documentare facilmente i processi che si svolgono all’interno dell’azienda.
- Documentazione per l'utente: non deve necessariamente trattarsi di un documento redatto dal fornitore e destinato a finire in un cassetto a prendere polvere. Un buon approccio consiste nel realizzare video che mostrino agli utenti come utilizzare l'applicazione nel loro lavoro quotidiano, semplificando così l'assistenza sul prodotto e la formazione per i nuovi utenti. I video durano spesso solo pochi minuti e descrivono tutto ciò che occorre sapere per utilizzare il sistema in modo efficace. Ad esempio, date un'occhiata alla guida all'uso di Yammer in un progetto di ricerca o alla guida su come ordinare prodotti da un negozio online.
Tutti gli standard e le metodologie sono corredati da una documentazione completa e da materiali didattici che descrivono ogni aspetto in dettaglio. In base alla mia esperienza, vale la pena rivolgersi a uno specialista che selezioni gli elementi della metodologia più adatti alle esigenze specifiche di un’azienda.
Se strutturate il vostro know-how in modo standardizzato, non solo avrete a disposizione uno strumento per discutere argomenti che portano al miglioramento dell’azienda, ma avrete anche la certezza di trovare un terreno comune con la stragrande maggioranza dei vostri fornitori attuali e potenziali.
Se desiderate apportare modifiche ai vostri processi e al flusso di informazioni, iniziate modificando l'organizzazione del lavoro, sia a livello di modello che attraverso un progetto pilota: verificate se il cambiamento porterà i benefici che vi aspettate. Quindi calcolate i benefici del cambiamento e i costi della sua implementazione. Se tutto è come dovrebbe essere, iniziate a modificare i sistemi; in caso contrario, potete interrompere l’azione senza alcun problema. Quando si affida tutto questo completamente a un fornitore esterno, poche persone hanno il coraggio di interrompere un progetto in cui sono già state investite delle risorse.
2. I dati devono essere di tua proprietà in ogni caso
I dati sono archiviati presso il nostro fornitore; ora abbiamo avuto una discussione con loro e ci hanno detto che i dati sono di loro proprietà... Purtroppo, questa situazione non è così insolita come si potrebbe pensare. Non accade spesso con i fornitori di servizi cloud e di hosting, come molti tendono a credere, ma piuttosto con i sistemi sviluppati su misura, in cui i dati sono archiviati all’interno di una «scatola nera» interamente controllata dal fornitore.
Si tratta di un metodo tradizionale per mantenere il cliente sotto il controllo del fornitore. Il problema può essere risolto, in linea di massima, in due modi: controllando direttamente i dati oppure garantendo un modo affidabile per ottenerli in un formato utilizzabile.
Ad esempio: un servizio per la gestione dei contatti e-mail che otteniamo registrandoci sul sito web del nostro fornitore. Il primo approccio consiste nell'assicurarsi che i dati vengano replicati nei nostri sistemi; il secondo consiste nel scaricare regolarmente le informazioni memorizzate nei sistemi del fornitore e conservarle presso di noi "per ogni evenienza".
Anche nel nostro sistema, dove l'archiviazione dei dati è ben documentata, la metodologia di esportazione dei dati in una tabella standard, in un database o in formato XML può facilitare notevolmente l'integrazione di un nuovo sistema. È importante stabilire procedure per l'estrazione dei dati, verificare che l'esportazione sia funzionante e che il formato sia ben documentato, perché il momento critico in cui abbiamo bisogno di recuperare i dati è esattamente il momento peggiore per scoprire che l'esportazione non funziona o che i dati esportati correttamente sono codificati in un formato con cui non possiamo lavorare.
È necessario verificare i requisiti sopra indicati al momento di accettare qualsiasi nuova funzionalità o modifica ai sistemi da parte del fornitore.
3. Conservare i diritti di proprietà intellettuale sulle applicazioni
La titolarità delle applicazioni comprende la titolarità del codice sorgente o della progettazione dell'applicazione. Se non abbiamo il controllo sul codice sorgente, corriamo il rischio che, nel momento in cui vorremo cambiare fornitore, scopriremo che il fornitore attuale detiene la proprietà di una parte fondamentale del codice e non sarà disposto a cederla gratuitamente. Possiamo evitare questa situazione definendo chiaramente la proprietà nel contratto, specificando che il codice sviluppato a seguito delle modifiche richieste è di nostra esclusiva proprietà, oppure che tali modifiche sono create sotto una licenza che ci permette di utilizzarle e distribuirle gratuitamente.
Anche se abbiamo garantito la proprietà tramite contratto, ciò non significa che il fornitore con cui Chi siamo il contratto ci concederà l'accesso al codice. Per questo motivo, è altamente consigliabile che il sistema di controllo del codice sorgente, il wiki e gli altri documenti siano archiviati presso una terza parte e che il partner sia tenuto a conservare i dati in un luogo specifico e in un momento preciso, in modo da consentirci di accedere alle versioni aggiornate.
4. Integrazione dei sistemi anziché ampliamento delle funzionalità
Le API (Application Programming Interface) dei servizi web sono ormai una caratteristica comune a molte applicazioni commerciali e open source. Ciò significa che tutte le funzionalità disponibili per gli utenti delle applicazioni possono essere utilizzate anche tra sistemi e applicazioni diversi.
Grazie all'utilizzo di protocolli e standard per definire questa interfaccia, tali servizi costituiscono un mezzo di comunicazione e una piattaforma unificati; un'applicazione scritta in un linguaggio o su un sistema operativo è accessibile a sistemi scritti in modo completamente diverso. I dati vengono trasferiti in un formato comune, come XML o JSON, e i codici di entrambi i sistemi rimangono completamente Indipendente.
Al giorno d'oggi, ogni utente può farsi un'idea di cosa sia l'integrazione dei sistemi. Dopotutto, tutti noi utilizziamo servizi di applicazioni web integrati tra loro, ad esempio Google Calendar con Google Contatti e Gmail. Se decidiamo di iniziare a utilizzare un calendario diverso da quello esistente, dobbiamo solo collegarlo ai dati già presenti. Questo metodo di cambio di sistema non è possibile se disponiamo di un sistema proprio, che inizialmente abbiamo acquistato solo per la contabilità e al quale abbiamo gradualmente fatto sviluppare dal fornitore un modulo CRM, un modulo di assistenza, ecc.
La stessa logica vale per l'integrazione con i sistemi forniti come servizio dai fornitori di servizi cloud (SaaS – Software as a Service). L'uso dei servizi web separa le singole applicazioni l'una dall'altra, rendendo l'intero sistema più flessibile e Trasparente. Al contrario, i collegamenti rigidi tra i diversi moduli rendono più facile per il fornitore aumentare la nostra dipendenza da loro, accrescono la complessità del codice e la flessibilità del sistema è limitata a quella della parte meno flessibile.
5. Cercate di ridurre al minimo le modifiche al sistema standard
Cerca di implementare il sistema richiesto apportando il minor numero possibile di modifiche all'implementazione standard. Di solito non sei il primo cliente del fornitore. Cerca di sfruttare al meglio l'esperienza che il fornitore ha maturato con altri clienti durante l'implementazione. Probabilmente rimarrai sorpreso di quanto alcuni processi possano essere implementati in modo più efficiente o di come determinati dati che in precedenza avevamo trascurato possano diventare il nostro vantaggio competitivo.
Se dovessimo apportare modifiche sostanziali alle funzionalità dell'applicazione, ciò potrebbe complicare notevolmente il passaggio alle nuove versioni in futuro; inoltre, qualsiasi transizione risulterebbe complessa dal punto di vista dello sviluppo e dell'implementazione.
6. Rivolgersi a più fornitori
Cerca di gestire autonomamente l'intera progettazione, lo sviluppo, l'implementazione e la gestione del sistema, senza affidarti al fornitore. È consigliabile, ad esempio, separare gli analisti aziendali dagli sviluppatori. È inoltre consigliabile far testare il sistema da tester esterni al team di sviluppo. Questi svolgeranno il lavoro in modo più efficiente e la probabilità di ottenere un prodotto impeccabile sarà molto maggiore. Se un'altra parte è responsabile del funzionamento (ad esempio, un fornitore di servizi cloud), assicuratevi che spinga gli sviluppatori a fornire un prodotto che riduca al minimo i problemi di funzionamento del sistema.
7. Specificare nel contratto le modalità di risoluzione del contratto, comprese le penali a carico del fornitore
Come è prevista nel contratto la cessazione della collaborazione? Con un preavviso di tre mesi, al termine del quale si smette di pagare e il fornitore interrompe l'assistenza? È decisamente insufficiente.
È necessario specificare quale documentazione e in quale forma il fornitore debba fornirvi, o direttamente al nuovo fornitore, durante il periodo di preavviso. Se avete acquisito i diritti di proprietà intellettuale sul progetto, sul codice sorgente e su altre parti della documentazione menzionata al punto 3, tanto meglio. Al momento di concludere un contratto con un fornitore, è buona norma verificare con le aziende che si sono classificate al 2° e al 3° posto di cosa avranno bisogno qualora dovessero subentrare al vincitore nello sviluppo e nella manutenzione.
8. Informare i fornitori dei piani di sviluppo futuri
Cerca di instaurare una collaborazione a lungo termine con i tuoi fornitori. Se discuti regolarmente con loro dei tuoi piani di sviluppo e delle questioni strategiche, e non solo delle modifiche immediate alle funzionalità, il fornitore potrebbe avanzare proposte in grado di creare un'architettura di sistema stabile, efficiente ed economica, non solo per le tue esigenze attuali, ma anche per quelle future. Per chiarire i tuoi requisiti, puoi ricorrere, ad esempio, al metodo MuSCoW, che suddivide i requisiti nelle seguenti categorie:
- Da non perdere – da non perdere
- Avrebbe dovuto – avrebbe dovuto
- "Potrebbe essere" – "Sarebbe bello avere"
- Non ce ne sarà bisogno questa volta – non è necessario averlo in questo momento
9. Chiedere consigli e opinioni ad altre persone
Non rimanere fermo al punto di partenza; segui le tendenze; cerca gli approcci e le pratiche migliori; e tieni d’occhio tutto. Rivolgiti a un’azienda per avere un parere esterno: valuterà le tue decisioni sia dal punto di vista tecnico che strategico. Non deve necessariamente essere costoso. E una consulenza di questo tipo è utile perché ti aiuterà a evitare errori. Per esperienza personale, conosco un caso in cui un fornitore ha costretto un cliente a investire diversi milioni di corone per risolvere un problema che lui stesso aveva causato; un consulente ha poi scoperto che l'investimento non avrebbe risolto affatto il problema, poiché la causa era da ricercarsi altrove.
Un consulente può aiutarti a definire la tua strategia, a stimolare la domanda, a valutare le opzioni disponibili e a guardare le cose da una prospettiva inaspettata. Può anche aiutarti a valutare i tuoi fornitori e a garantire il miglior risultato possibile per te. Un consulente dovrebbe sempre tenere presente che desideri mantenere Indipendente un determinato fornitore e che riconosci il valore del tuo know-how come vantaggio competitivo.
La scelta giusta dei fornitori è Chi siamo la gestione Chi siamo
Credo che, dopo aver letto questo articolo, abbiate un'idea più chiara di come trasformare i vostri fornitori in partner del vostro successo, senza diventare loro vassalli. Prevenire situazioni spiacevoli Chi siamo una gestione del rischio Chi siamo e scegliere soluzioni che concilino le esigenze attuali con la flessibilità futura. Attenendovi ai principi sopra indicati, potrete garantire la scelta giusta dei fornitori e dei nuovi sistemi.
