Dagli articoli precedenti sappiamo non solo come si finisce per sviluppare una dipendenza malsana dai fornitori IT e quali problemi ciò comporta, ma anche come evitare tale dipendenza. Ma cosa fare se ci si trova già in questa situazione e si vuole uscirne? Lo scoprirete nell'ultima parte di questa serie in tre puntate.
1. Controlla il contratto stipulato con il fornitore
Il contratto è un documento fondamentale che definisce i limiti entro i quali opereremo. Verificate la validità del contratto e le condizioni alle quali potete rescindere la collaborazione. È particolarmente importante verificare come sono definite le procedure per la consegna del sistema, dei servizi e della documentazione. Valutate attentamente se sia più vantaggioso concordare prima una modifica al contratto, in modo che le condizioni siano eque per entrambe le parti. Il fornitore sarà disposto a fare concessioni per mantenervi come clienti.
Si prega di tenere presente che è necessario un certo periodo di tempo per il passaggio dal vecchio al nuovo fornitore. Si prega di proporre una procedura che definisca come sarà organizzato il passaggio, quali misure dovranno essere adottate e entro quali tempi.
2. Spiega perché desideri cambiare fornitore
L'importante è che la tua attività continui a funzionare anche dopo il cambio di fornitore. Spiega chiaramente perché desideri cambiare fornitore e quali rischi comporta tale cambiamento. Inserire i vantaggi e i costi nell'elenco dei punti renderà la tua decisione più chiara.
Se il fornitore non soddisfa le vostre esigenze, cercate di capire perché. È forse perché non riuscite a fornire istruzioni chiare? State modificando le vostre richieste in modo non sistematico? Se vi rendete conto che la responsabilità dei problemi ricade in gran parte sulla vostra organizzazione, cambiare fornitore non risolverà il problema. Non farete altro che trasferire il problema da un fornitore all’altro.
3. Creare un elenco dettagliato delle risorse IT
L'elenco deve includere l'hardware, la topologia di rete, il software e tutte le applicazioni che supportano la vostra attività. È necessario assicurarsi di sapere esattamente cosa state trasferendo. Ci sono, ad esempio, elementi che non sono sotto il vostro controllo e per i quali non siete in grado di esportare i dati?
Non c'è niente di peggio che dimenticare un componente durante il passaggio di consegne e poi non avere i diritti di accesso per accedervi; ad esempio.
4. Verifica di conoscere tutti i dati di accesso
Nell’ambito del proprio programma di gestione dei rischi, ogni azienda dovrebbe conservare tutti i dati di accesso ai propri sistemi e altre informazioni simili in una busta sicura e sigillata, ad esempio. È consigliabile verificare almeno una volta all’anno che tali informazioni siano valide e complete. È già capitato più di una volta che, dopo l’uscita di servizio di un amministratore o di un dipendente di un fornitore, nessuno fosse più in grado di accedere a un determinato sistema.
5. Nominare un responsabile della transizione
Per garantire una transizione senza intoppi, consiglio di designare una persona specifica come responsabile della transizione. Questa persona, o i suoi collaboratori all’interno del team, devono essere in grado di pianificare la transizione e assicurarsi che il piano venga seguito. Questa figura deve fungere da unico punto di riferimento per la risoluzione dei problemi e la prevenzione di malintesi, e nessuno dovrebbe avere il diritto di aggirarla.
6. Esegui il backup dei tuoi dati
Verificate concretamente di disporre di copie di backup di tutti i vostri dati e, soprattutto, di essere in grado di estrarre e utilizzare tali dati in caso di problemi. Un backup di cui non si conosce la struttura dei dati e che non è possibile utilizzare è, ovviamente, inutile.
7. Attenzione a non vietare l'assunzione dei tecnici del fornitore
La maggior parte dei fornitori prevede nei propri contratti un divieto rigoroso di assunzione dei propri dipendenti da parte del cliente. Mentre in passato era comune che i clienti assumessero dipendenti coinvolti nello sviluppo o nell’amministrazione dei propri sistemi, oggi queste pratiche sono solitamente disciplinate in modo molto rigoroso dai contratti. Inoltre, tali Risparmi si rivelano controproducenti, poiché riducono la sostituibilità e comportano un aumento dei rischi operativi.
8. Attenzione a possibili interruzioni della produzione durante il periodo di transizione
Nel febbraio 2018, la catena di fast food KFC ha dovuto chiudere 900 ristoranti nel Regno Unito perché era a corto di pollo. Per più di una settimana non è stato possibile rifornirsi di pollo. L'interruzione è stata causata dal passaggio a DHL come partner logistico, avvenuto nel novembre 2017. Quanto hanno risparmiato sulla logistica e quanto è costata loro questa interruzione?
Anche con la migliore pianificazione possibile, possono verificarsi dei problemi; è quindi necessario tenere conto di questa eventualità e predisporre piani di emergenza per il rollback (il ripristino dello stato precedente).
Cambiare fornitore IT non è una cosa da poco; occorre riflettere attentamente Chi siamo farlo. Spero che questo articolo vi abbia fornito un'idea di base su come pianificare e attuare un cambiamento del genere.
