План за акција за управување со трошоци

Управувањето со трошоците, како и другите области на управување со компанијата, како што се буџетирањето и финансиите, бара алатка за управување што јасно ги дефинира целите, областите на дејствување, одговорните страни, задачите, роковите и методите за следење.

Во овој момент, креирањето на Акционен план е од суштинско значење. Тој ѝ помага на компанијата да ги организира сложените фактори вклучени во управувањето со трошоците. Во оваа статија ќе ја разгледаме оваа алатка, која во голема мера ќе придонесе за успехот на управувањето со трошоците .

Што е Акционен план?

Ако размислиме за нашиот личен живот и проектот за купување на сопствен имот, постојат неколку работи што треба да се управуваат: времето потребно за заштеда за купување, истражување на имотот, проценка на трошоците, дефинирање на најдоброто сценарио за живот за купувањето, опции за финансирање и предвидување на трошоците.

Листата ќе се разложи на поконкретни ставки, давајќи добра претстава за сложеноста и важноста на Акцискиот план .

Без него, купувањето имот сигурно станува посложено и поризично, бидејќи не постои начин да се предвиди и реагира на секој настан во вистинско време. Секогаш ќе бидеме реактивни, а одлуките нема секогаш да бидат прецизни. Ова се случува, на засилен начин, во управувањето со трошоците .

Во основа, Акциониот план е контрола (системска или не) на сите одлуки и активности поврзани со постигнување на специфична или трајна цел (постојано управување).

Акциониот план е од суштинско значење за подобро функционирање на која било организациска структура. Тој им овозможува на сите ресурси на компанијата - луѓе, средства, системи - да бидат поврзани со цели, придобивки, активности и рокови и да создадат екосистем кој се стреми кон најдобри технички и финансиски перформанси на структурата.

Акционен план – Карактеристики

Акциониот план треба да содржи:

• Јасни цели – и општи и специфични. На пример, Планот за акција за продажба може да биде раст од 10% годишно и да има специфични цели со различни стапки на раст во зависност од типот на производ.
  
• Објективни и мерливи придобивки – тие треба да бидат усогласени со очекувањата на компанијата и треба да постојат начини за нивно мерење.
  
• Контроли преку активности/акции – многу е важно секоја од нив да има специфични цели, акции, буџет, ризици и рокови и, заедно, да формираат распоред што им е јасен на сите.
  
• Номинално одговорни страни – не дефинирајте по сектор или оддел; важно е поединците да бидат одговорни, така што комуникацијата меѓу областите, во рамките на распоредот, ќе биде течна.
  
• Изводливи рокови – ова е важен предизвик во секој Акционен план , но роковите не смеат да бидат толку тешки што само ќе послужат за смирување на организацијата.
  

Изработката на Акционен план се базира на следниве прашања:

• ШТО треба да се постигне – цели (една или повеќе во зависност од важноста);
• ЗОШТО треба да се постигне – објективните и јасни придобивки од акциите;
• СЗО – оние кои се одговорни за Планот и поврзаните активности;
• КАДЕ ќе се спроведува Планот – компании, сектори, процеси, сметки;
• КОГА Планот ќе се спроведе – периодот на негово спроведување (еднократно или трајно);
• КАКО ќе функционира Планот – како ќе се постигнат целите;
• КОЛКУ ќе чини планот – време на вработените, ресурси, консултации.

Кога станува збор за траен Акционен план , можно е да постојат специфични планови со ограничено времетраење . На пример, Акционен план за продажба, со општи упатства за маркетинг, покриеност, попусти и структура, може во кое било време да содржи план за промоција на продажбата на одреден производ, со свои услови, вклучувајќи дел од продажниот тим и за ограничено време.

5-те основни чекори од акциониот план во управувањето со трошоците

Иницијација

Од суштинско значење за функционирањето на планот како целина, овој чекор ги дефинира општите и специфичните цели, очекуваните придобивки, вклучените области и крајниот рок за постигнување на секоја цел (подлежи на преглед на подоцнежен датум).

Во управувањето со трошоците, целите не треба да бидат фокусирани на самото намалување, бидејќи зборуваме за постојано контролно тело.

На пример:

Главна цел: следење и контрола на сите административни трошоци за 2018 година, така што нема да се надмине буџетската прогноза. Области: сите. Рок: 31.12.2018 година.

Специфична цел 1: Намалување на трошоците за изнајмување возила за 20% во 2018 година во споредба со потрошениот износ во 2017 година. Области: Комерцијално и одржување. Рок: 31.12.2018 година. Очекувана придобивка: заштеда од 1.000,00 рандиски долари (20% од потрошениот износ во 2017 година).

Главната цел ќе се мери со консолидираниот резултат од сите специфични цели на крајот од нивниот мандат. Сепак, Менаџерот за трошоци мора периодично да ги мери овие резултати на проширен начин за да разбере дали главната цел ќе биде исполнета.

Од овој момент па натаму, ќе ја користиме специфичната цел 1 како пример за преостанатите чекори.

Планирање

Во овој чекор се прават сите дефиниции поврзани со специфичните цели – активности, рокови, одговорни страни, буџет и планови за непредвидени ситуации – контрола на квалитетот како што се развива активноста, управување со ризици и решенија (внатрешни и надворешни фактори што можат да влијаат на завршувањето на активноста).

Важно: завршувањето на активноста не значи постигнување на целта, туку исполнување на сите услови за неа, со цел на крајот да се постигне целта.

Специфична цел 1: Намалување на трошоците за изнајмување возила за 20% во 2018 година во споредба со потрошениот износ во 2017 година. Области: Комерцијално и одржување. Рок: 31.12.2018 година. Очекувана придобивка: заштеда од 1.000,00 рандиски долари (20% од потрошениот износ во 2017 година).

Активност 1: истражување на 3 добавувачи. Одговорен: Хорхе Кардосо (Администрација). Рок: 5 март 2018 година. Буџет: не е применливо.

Активност 2: анализа на направените патувања. Одговорен: Целсо Фуртадо (комерцијален). Рок: 5 март 2018 година. Буџет: не е применливо.

Извршување

Во овој чекор, планираните активности се спроведуваат во пракса. Важно е прецизно да се контролираат средствата доделени за спроведување на активностите, бидејќи секое нарушување ќе резултира со дополнителни трошоци .

Мониторинг

Тука, секоја активност е детално следена од страна на Менаџерот за трошоци и неговиот тим за да се осигури дека нема да се случат настани што го попречуваат извршувањето или предизвикуваат непредвидени нарушувања . Регистарот на ризици , споменат во Планирање, е од суштинско значење за да се изложат ризиците во тој чекор (предвидување) и подобро да се разберат во овој чекор. Лицето одговорно за активноста мора веднаш да пријави секој настан што би можел да го загрози нејзиното исполнување, па дури и да прилагоди нешто што ќе овозможи таа да продолжи и да се постигне.

Затворање

Ова е време да се консолидираат резултатите, да се евалуираат поединечно, да се разбере дали се постигнати специфичните и главните цели, да се идентификуваат причините (ризиците) што го спречиле постигнувањето и не можеле да се отстранат, како и да се наведат научените лекции за следниот Акциски план.

Без сомнение, акциониот план е исклучително важен за постигнување на сите деловни цели.

Тоа е сојузник кој покажува дека, на организиран и контролиран начин, целите можат да се постигнат.

Тоа е едноставна задача во суштина, но комплексна во извршувањето, а партнерството со специјализирана консултантска куќа за намалување на трошоците , како што е ERA Group , може да направи голема разлика во успехот на овој потфат.

ЕРА има искусни и квалификувани професионалци кои ќе ви обезбедат целосна поддршка на вашата компанија во имплементацијата на управувањето со трошоци.