Со оглед на тоа што трошоците за храна продолжуваат да растат низ целата земја, организациите сè повеќе ги гледаат стратегиите за набавки како моќна алатка за контрола на буџетот - без да се прави компромис со квалитетот на оброците што им се доставуваат на студентите.
ERA Group Со години интензивно соработува со училишта и установи за нега на стари лица, каде што попаметните практики за набавка доведоа до значителни заштеди, а воедно ја подобрија оперативната ефикасност; честопати заштеди од 6 цифри.
Фрлањето храна и планирањето на менито честопати го привлекуваат вниманието; но набавките прават разлика. Не станува збор за скратување на времето; туку за попаметно купување; подобро преговарање; и донесување одлуки засновани на податоци.
Два модели; Споделени притисоци
Организациите обично работат според еден од двата модели на услуги за храна: аутсорсинг на кетеринг; каде што надворешен добавувач е ангажиран да обезбеди оброци; или внатрешен кетеринг; каде што организацијата вработува свој кујнски персонал.
Аутсорсингот често се смета за поедноставна опција со помалку проблеми; но предупредувам дека тоа сè уште бара постојан редовен надзор.
Дури и со ангажиран кетеринг, од суштинско значење е внимателно да се следи нивното работење. Во еден интернат со кој соработуваме веќе 7 години, редовно ги прегледуваме деталните извештаи - број на оброци; залихи на располагање; отпад - и ги внесуваме тие податоци во контролни табли и извештаи што ги следат трендовите на работењето и рано ги означуваат сите проблеми.
Од друга страна, внатрешното кетеринг услуги нуди поголема контрола, но може да стане многу посложено, особено кога се работи со голем број добавувачи.
Во еден случај, ние поддржуваме училиште со над 26 различни добавувачи на кетеринг. Иако успеавме да се консолидираме на 20 добавувачи, тоа е сепак голем број. За споредба, ние соработуваме со установа за нега на стари лица и успеавме да ја насочиме кон само осум или девет клучни добавувачи.
Шест тактики за набавки кои даваат резултати
Како што буџетите се стеснуваат, а цените растат; ERA Group ги охрабрува организациите да усвојат неколку практични стратегии за да извлечат максимална корист од нивните трошоци за храна:
- Консолидирајте ги добавувачите: Соработката со повеќе добавувачи од различни категории честопати води до пропуштени попусти за количина и зголемени трошоци за испорака. На организациите им се препорачува да ги ревидираат постојните добавувачи и да размислат за консолидација за да водат подобри цени и да ги намалат административните трошоци. Честопати организациите не ја искористуваат својата куповна моќ во целост.
- Безбедни долгорочни договори за одредување цени: Склучувањето договори од 6 до 12 месеци со фиксни периоди на одредување цени може да обезбеди стабилност на цените и да го подобри предвидувањето. Договорите треба јасно да ги дефинираат очекувањата како што се клучните области како што се цената; заштитата на цените; испораката; очекувањата за квалитет; и политиките за замена.
Следење на перформансите на добавувачите:
ERA Group препорачува имплементација на едноставни картички за оценување; извештаи или квартални прегледи за проценка на перформансите на добавувачите врз основа на цените; точноста на испораката и квалитетот на услугата. Долгорочните односи треба редовно да се преиспитуваат за да се обезбеди континуирана вредност.
Имав многу успех користејќи бенчмаркинг. Иако е тешко да се споредуваат бенчмаркинг со други колеги освен ако не се користи трета страна како мене; ние пронаоѓаме значајни внатрешни бенчмаркинг каде што можеме да обезбедиме попрецизна мерка за перформансите.
Подобрување на практиките за залихи и нарачки:
Една од главните тешкотии со кои се соочивме е следењето на нивоата на SOH. Кај надворешните кетеринг компании, тие треба редовно да доставуваат извештај и позиција за SOH. За интерните операции тоа е малку потешко и честопати организациите немаат ресурси. Нивоата на SOH прават разлика, особено ако ги следите трошоците за спиење на ден или трошоците по оброк.
Обука на персоналот за свесност за трошоците:
Стратегиите за набавка се ефикасни само колку што се ефикасни луѓето што ги спроведуваат. Организациите треба да инвестираат во обука за персоналот одговорен за нарачки и прием; поттикнувајќи ја будноста околу аномалиите во цените и усогласеноста со добавувачите.
Групно купување
Шемите за групно купување се многу недоволно искористена можност во образовниот и непрофитниот сектор. Иако повеќето од нас знаат дека постојат, тие често се занемаруваат во секојдневното планирање на набавките; и можат да бидат ефикасна алатка.
Основната идеја е едноставна: со здружување на побарувачката со други организации, т.е. училишта; организациите можат да пристапат до цени и услови што обично се резервирани за многу поголеми субјекти. Овие колективни аранжмани можат значително да ги намалат единечните трошоци; да го поедностават процесот на тендерирање; и да го намалат административниот товар на набавка и управување со добавувачи. Освен заштедите на трошоци, тие исто така ја подобруваат конзистентноста во квалитетот на производот и испораката на услуги; нудејќи им на помалите институции моќен начин за изедначување на условите за игра.
Единствената лоша страна на шемите за групно купување е тоа што организациите отстапуваат дел од својата контрола на групата; и; тоа може да биде како чување мачки на стража за да се натераат сите да го направат она што е правилно; функционира само ако колективот може да го исполни своето ветување.
Влијание во реалниот свет
Овие практични промени можат брзо да се акумулираат.
„Во едно училиште; примената на овие принципи за набавка резултираше со десетици илјади годишни заштеди - и тоа е најголемата промена на услугата и квалитетот во исто време; дури и од долгорочни добавувачи“
Растечка потреба за попаметни системи
Со продолжувањето на економските притисоци, паметните набавки се појавуваат не само како мерка за заштеда на трошоци, туку и како критична компонента на одржливиот угостителски сервис.
