I vårt forrige nyhetsbrev diskuterte vi viktigheten av å «kjenne tallene dine» – grunnlaget for effektiv kostnadsstyring. Men for mange organisasjoner er det en reell utfordring å gjøre den ideen om til handling. En av de største hindringene? Bare å få dataene dine inn i et format som er brukbart – noe du kan analysere og gjøre om til nyttige, reelle Innsikt .
Etter min erfaring kommer de mest verdifulle dataene ofte fra fakturaer. De inneholder detaljerte beskrivelser av kjøp, varenumre og transaksjonsnivå. Innsikt som er gull verdt for kostnadsanalyse. Haken? Mesteparten av disse dataene er låst inne i PDF-filer.
For mange av kundene mine betyr dette at jeg regelmessig samler inn og henter ut data fra stabler med PDF-fakturaer, hovedsakelig hvert kvartal.
For nye prosjekter der vi prøver å få et første overblikk over forbruket, fører det ofte til at tusenvis av PDF-fakturaer konverteres til et konsolidert digitalt format.
Det er ikke ideelt, men det er der det er mest handlingsrettet Innsikt har en tendens til å leve. Innkjøpsordredata (PO) kan også hjelpe – men de er ofte ujevn eller ufullstendige, og krever vanligvis en god del opprydding før de er nyttige.
Hvor skal man begynne? Start med leverandørene dine
Hvis du er usikker på hvor du skal begynne, kan du begynne med de største leverandørene dine. Mange kan tilby en samlet nedlasting av transaksjonene dine i Excel- eller CSV-format – og det er en skikkelig seier. Med mindre leverandører har du kanskje ikke den muligheten, men det er alltid verdt å spørre. Du vil bli overrasket over hva de kan tilby når du blir bedt om det.
Når det er sagt, i Om I 90 % av prosjektene jeg jobber med, har vi til slutt måttet gå tilbake til PDF-fakturadataene. Det er mer arbeid i starten, men det er vel verdt innsatsen i det lange løp.
Et banebrytende verktøy: Docparser
For noen år siden sto jeg overfor den samme utfordringen: bunker med PDF-fakturaer og ingen enkel måte å hente ut dataene på. Jeg har prøvd å outsource oppgaven til utlandet, men jeg ender opp med å bruke mer tid på å fikse resultatene enn det sparte meg.
Det var da en kollega foreslo at jeg skulle prøve Docparser , et verktøy som henter ut strukturerte data fra PDF-er (og andre formater). Det er ikke perfekt på noen måte, men det er kraftig – spesielt med elektroniske PDF-er og konsistente fakturaoppsett. Best av alt, supportteamet deres er veldig responsivt og hjelpsomt, og i mitt tilfelle får jeg vanligvis svar over natten.
Når reglene er satt opp for en bestemt klient, er det bare å laste opp dokumentene, og uttrekket er fullført på 5 minutter. Når det er satt opp, er 300–400 fakturaer ferdige på bare noen få minutter. For meg er det en enorm økning i produktivitet – og en virkelig game changer for alle som håndterer store mengder dokumenter de trenger å hente spesifikke data fra.
Trenger du en hjelpende hånd? La oss snakke
Hvis dataene dine sitter fast i PDF-filer, eller du ikke er sikker på hvor du skal begynne, er du ikke alene – og det er ikke slutten på veien. Det finnes verktøy og strategier som kan hjelpe. Enten du vil takle det selv eller få litt støtte, er jeg alltid glad for å ta en prat eller brette opp ermene og hjelpe deg i gang.
Grant Morrow
Hovedkonsulent
+61 415 203 575
