Januar–februar har alltid vært travelt, og i år var det ikke annerledes. Vi har jobbet tett med to faste internatskoleklienter , og hjulpet dem med å håndtere driftskostnader og avdekke nye muligheter for kostnadsbesparelser . Med deres ord bidrar hver krone de sparer til å holde avgiftene nede.
Selv om dette arbeidet ikke nødvendigvis følger den tradisjonelle ERA Group prosessen, er kjernefokuset fortsatt: å drive effektivitet og forbedre økonomiske resultater . Historisk sett har dette arbeidet dreid seg om mat og catering i internatavdelingene , men de siste par årene har begge forsøkt å utvide fokuset sitt til å omfatte andre områder, som kantiner, uniformer og kontorrekvisita . Som et resultat ble store deler av januar brukt på å avslutte 2024 og legge grunnlaget for 2025.
Viktige områder vi leverte i januar
Kostnadsovervåking for måltider : Én skole var fornøyd med å se en økning på mindre enn 2 % i kostnaden per måltid i 2024, et tilfredsstillende resultat gitt dagens markedsforhold. Det var Om gjennomgå utgiftene sine for 2024, se etter ytterligere muligheter for å optimalisere dem, og benchmarking måltidskostnadene deres.
Gjennomgang av kantineytelse : Vi viste en forskjell på 40 % i utgifter per elev mellom skolene, noe som fremhever muligheter for forbedret kostnadskontroll og/eller økte muligheter.
Salgs- og prisjusteringer : Vi gjennomgikk pris- og salgstrender i kantinen for å sikre samsvar med budsjettplanene deres for 2025, samtidig som vi identifiserte muligheter for Besparelser (og ja, det var noen).
Anbudsprosess for matkategori : Oppnådde 9 % Besparelser på en tidligere ukontraktert kategori, noe som bidrar til de 21 % Besparelser nylig sikret seg på en annen matvarekategori.
Analyse av kopipapirbruk : En av skolens mest betydelige enkeltstående utgifter. Av benchmarking Sammenlignet med studenttallene fant vi at papirforbruket per student har holdt seg stabilt på ~1,25 ris per student per år, noe som betyr at de økte utgiftene vi så i 2024 skyldtes vekst i elevtallet – ikke prisøkninger som antatt (prisene hadde sunket). Gitt overgangen mot digital læring og bruk av datamaskiner, hadde vi forventet at papirforbruket ville falle, men dataene ser ut til å tyde på noe annet.
Uniformtrender: Mens en av skolene generelt var fornøyd med uniformbutikkens resultater, ønsket de en dypere analyse av kjøpsmønstrene. Ett funn viste at elever nå kjøper 1,5 skjorter per år i gjennomsnitt, opp fra 1 per år for bare fire år siden, og det totale antallet varer kjøpt per elev har økt med 50 % siden før COVID. Vi viste også at den ledende leverandøren økte prisene med ~5 % i fjor.
Vi gjør denne øvelsen kvartalsvis, slik at skolene vet hvordan de holder seg i forhold til budsjettet. Eventuelle avvik blir forklart, og korrigerende tiltak iverksettes om nødvendig. Enkelt og lite Innsikt som disse hjelper disse skolene med å forbedre lagerstyringen, optimalisere kostnadene og budsjetteringen.
Den økende etterspørselen etter Benchmarking
Benchmarking blir et stadig viktigere verktøy for intern analyse og sammenligninger med fagfeller for skoler og bedrifter . I løpet av de siste syv årene med samarbeid med disse skolene, benchmarking utviklet seg fra å «vi har ikke dataene» til et kritisk beslutningsverktøy .
Et eksempel på hvordan én skole bruker analyse er tilfellet med papirbruk. Da vi hadde slått fast at papirbruken gikk imot forventningene, kunne skolen raskt identifisere hvor problemet lå og iverksette noen korrigerende tiltak.
Disse skolene spør:
«Hvordan presterer vi? Hvor kan vi forbedre oss? Og hvor gjør vi det allerede bra?»
Bruk av studenttall har gjort det mulig for oss å analysere utgiftstrender på tvers av viktige kategorier for å få dypere Innsikt . Noen av dataene våre dateres nå tilbake til 2017, før COVID , og gir et verdifullt langsiktig perspektiv.
Appetitten på benchmarking med fagfeller og dypere dataanalyse vokser etter hvert som skolene erkjenner de økonomiske utfordringene . Og som begge skolene stadig minner meg på, er det en god del som står på spill.
Hvis du er interessert i benchmarking eller kostnadsstyring på skolen eller organisasjonen din, vil jeg gjerne snakke med deg og se hva som er mulig.
Jeg presenterer gjerne dette for styrer eller toppledelsen hvis det hjelper dem å forstå muligheten. Dette er for viktig til å ignorere eller overse.
