Svaret er mer enn sannsynlig ja, og her er hvorfor:
Problemet blir ofte oversett eller plassert i den vanskelige kurven når det gjelder haleutgifter. Å gå gjennom hver utgift i detalj føles for vanskelig eller tidkrevende. Du har kanskje ikke ressursene eller tiden, eller føler at det ikke er et strategisk trekk. Dette er noen av grunnene eller unnskyldningene jeg hører fra økonomidirektører og finansdirektører, selv om de fleste erkjenner at det er et område med potensial for Besparelser De sier at de burde gjøre noe Om det; men de er opptatt. Dette er en kilde til frustrasjon for meg fordi de jobber så hardt for å tjene penger når en rask fornuftssjekk kan øke bedriftens fortjeneste med tusenvis uten behov for å jobbe overtid.
Dette er del én av en serie på to deler der jeg forklarer hva haleutgifter er og hvordan de kan analyseres og minimeres uten å kaste bort timer av teamets tid.
Hva er haleutgifter?
Haleutgifter defineres forskjellig i hver organisasjon, men den vanligste definisjonen er å bruke 80/20-regelen (Pareto-regelen), som vist i diagram 1.
Begrepet refererer til de nederste 20 % av forbruket, vanligvis levert av 80 % av leverandørene. Haleforbruk anses vanligvis som lavverdiinnkjøp, ettersom det bare utgjør en liten del (20 %) av de totale kostnadene. I de fleste selskaper kan det kalles «uregulerte forbruk» eller «ikke-strategiske» forbruk.
Haleutgifter, også kjent som «maverick» eller «rogue»-utgifter. Og det forårsaker problemer!
Diagram 1. Haleforbruk. Kilde: ERA Group
Tusenvis av driftsforbruksvarer og SKU-er kan falle inn under kategorien «tail cost», inkludert personlig verneutstyr, emballasje, frakt- og lagerutstyr, renholds- og sanitærutstyr, industrigasser og kontorrekvisita. Listen er uendelig. Det kan bli en ganske betydelig og skremmende liste. Utgiftene de skaper er minimale i seg selv, men la meg si deg: de hoper seg opp!
Generelt sett er det liten forståelse i en organisasjon for hvor mye penger som er involvert i «tail costing», og enda mindre kunnskap om hvordan man håndterer det effektivt. Dette fører ofte til at selskaper overser tusenvis og i noen tilfeller hundretusenvis av dollar hvert år. Det er penger de ubevisst og unødvendig betaler til leverandører når de kunne vært brukt bedre.
Utfordringen med haleutgifter er todelt; for det første må du identifisere hvilke kategorier som blåser ut når det gjelder kostnader. Deretter må du finne ut hvordan du kan ta tilbake Besparelser .
Hvor mye penger går du glipp av?
Selv om haleutgifter anses som små i forhold til totale kostnader, er det også et område der betydelige Besparelser kan bli tjent. Disse pengene kan gå rett til bunnlinjen eller brukes til å finansiere et nytt prosjekt eller en ny bemanningsenhet.
Etter mange år med kostnadsreduksjon har jeg lagt merke til at Besparelser fra haleutgiftsstyring kan ligge i området 10–15 % det første året. Min erfaring har imidlertid vist at spesifikke individuelle kategorier kan levere opptil 40 % Besparelser når det håndteres godt.
Disse potensielle Besparelser blir ofte oversett som en intern finansieringskilde på grunn av lav forventning til avkastning, manglende synlighet, mangel på interne ressurser og mangel på tilstrekkelige referansedata.
Hvis du har et endeforbruk på 1 million dollar; en 10% Besparelser er 100 000 dollar. Tenk deg å få tilbake disse pengene på flere måneder uten å måtte kansellere leverandørkontrakter eller si opp folk. Det er en ganske god følelse.
Effektivitet i back office er det andre resultatet av en vurdering av tail spend og tiltak som iverksettes for å løse eventuelle problemer. Som et resultat av prosessen ender du opp med en smidigere regnskapsprosess og mindre forvirring, noe som kan spare tid og ressurser.
Gjennomgang av haleutgiftene dine: hvor skal man begynne?
Tanken på å ta på seg tailspend kan være skremmende; og ofte har ikke bedrifter ressursene til å gå inn i titusenvis av transaksjoner som vanligvis ikke er i riktig format for enkel analyse.
Du må starte et sted, og husk at det finnes tredjeparter som kan hjelpe deg gjennom dette eller til og med gjøre det for deg.
Det første trinnet er å finne og identifisere bedriftens haleutgifter. Dette vil sannsynligvis variere fra bedrift til bedrift, så det er en verdifull prosess. Som nevnt tidligere er Pareto-regelen den enkleste måten å definere den på.
Når alle har klart for seg Om haleutgifter; det handler om å få tak i dataene for analyse. Når jeg hjelper kunder, gir de meg ofte en bunke med PDF-dokumenter eller fakturaer, som jeg deretter konverterer til digitalt format.
Når dataene er i en tilstand som er egnet for analyse og har blitt standardisert og renset, vil analysen avdekke hvor forbruket er og hvem leverandørene er. Det finnes også programvare som gjør denne prosessen enklere og raskere, slik at du kan finne måter å spare penger på kort tid.
Til syvende og sist ønsker vi å forstå «hvem og hva» som utgjør haleutgiftene dine. Da kan vi gjøre noe. Om den.
Når vi vet hvor overforbruket skjer og hvem som står bak det (det kan være en feil i prisingen eller fordi noen bruker penger uten tillatelse til å gjøre det), hjelper vi med å finne ut hva vi skal gjøre. Om den.
Enkelte programvareverktøy, som ERAs SpendVue™, vil gi toppledere dyptgående informasjon om organisasjonens utgifter, inkludert tailspend. Ved hjelp av dette verktøyet kan sertifiserte analytikere gå dypt inn i økonomiske data og bruke ERAs proprietære bransjebenchmarks for å identifisere utgiftsavvik. Resultatet er et sett med klare, umiddelbare og handlingsrettede retningslinjer. Innsikt tilgjengelig i et lettforståelig format. Rådgiveren din vil deretter samarbeide med deg for å identifisere en vei til forbedring av kontantstrømmen som passer best til organisasjonens behov. Du kan se en kort video av SpendVue ™ på følgende lenke https://vimeo.com/680583659 .
I del 2 av denne serien skal vi gå inn på hva du kan gjøre med haleutgiftene dine når du har en dypere forståelse av hva de består av.
Hvis du vil vite mer Om administrere forbruket ditt; vær så snill Kontakt oss med Grant Morrow .
Grant Morrow er hovedkonsulent hos ERA Group og er en SpendVue-sertifisert rådgiver. Han har over 30 års praktisk erfaring med å jobbe med små og mellomstore bedrifter for å identifisere hvor de bruker for mye penger og utvikle strategier for bedre kostnadsstyring.
