I del én av « Koster haleutgifter bedriften din penger? » beskrev vi de grunnleggende trinnene som kreves for å få haleutgiftsdataene dine i et format som lar deg forstå sammensetningen av utgiftene og se etter måter å utvinne verdien av dem. Besparelser fra det. I denne del 2 går jeg inn på hva man skal gjøre. Men selvfølgelig vil ingen gjøre alt dette arbeidet for ingenting.
Nå burde vi forstå «hvem og hva»; som betyr at vi nå kan begynne å gjøre noe. Om den.
Hva du skal gjøre Om den?
Jeg vil anbefale å bruke en stykkevis eller klumpbasert tilnærming til dataene. Ja, det vil sannsynligvis ta lengre tid totalt sett, men det vil være håndterbart og ha større sjanse for suksess.
Start med å identifisere de kategoriene innenfor haleutgiftene som generelt sett har høyere volum, varer med høyere verdi og som kan grupperes. Alternativt kan du gruppere kjøp fra likeverdige leverandører. Disse større «bøttene» er verdt å legge ned tid og krefter i. Selv om det er fristende å gå etter alt på en gang, vil de ekstra ressursene og tiden som kreves av ansatte sannsynligvis gjøre det uhåndterlig.
- Når vi har definert «bøttene» med elementene, finnes det flere alternativer for å administrere dem:
- Kategorier; for eksempel; kontorrekvisita; telekommunikasjon; utskrift osv.; kan ha stor nok verdi i seg selv til å bli markedsført i en konkurransedyktig anbudsprosess og sette disse varene under kontraktsstyring (jeg skriver Om konkurransedyktige anbud i en annen artikkel for de som er interesserte). Denne typen tilnærming har potensial til å åpne for alvorlige muligheter Besparelser verdi og; mer enn sannsynlig; konsolidere leverandører.
- I andre situasjoner kan det være at du allerede har en eksisterende leverandør som du kan kjøpe disse resterende utgiftene gjennom. Deretter kan du stenge ned de «andre» leverandørene og igjen sette utgiftene under kontraktsstyring.
Begge tilnærmingene ovenfor kan redusere antallet leverandører og gi effektivitet i back office uavhengig av Besparelser .
Da vi ikke fant noen prosess for bestilling av kontorrekvisita, hadde jeg nylig en klient som satte i gang en prosess med eksepsjonelle resultater. I dette tilfellet kjøpte ansatte sine egne kontor- og kontorrekvisita og krevde dem deretter tilbake gjennom utgiftskravene sine. Som du kan tenke deg, var forbruk og priser overalt, og innkjøpene var bokstavelig talt ute av kontroll.
I samarbeid med selskapet tok vi PDF-fakturaene, fikk dem digitalisert, og da vi forsto forbruket, satte vi en prosess på plass som, uten å gå ut i markedet (vi hadde noen historiske data i sluttforbruket som støttet vår beslutning), nominerte en spesifikk leverandør, utnevnte en sentral innkjøpsperson og kommuniserte deretter til alle ansatte at utgiftskrav for kontorrekvisita ikke ville bli utbetalt med mindre kjøpet ble godkjent først. Dette bidro i stor grad til å holde forbruket i sjakk og resulterte i nesten 30 %. Besparelser i det første året.
Riktignok var det noen misfornøyde ansatte i starten, men det roet seg raskt, og nå har alle akseptert prosessen, og organisasjonen fortsetter å tjene penger. Besparelser Det betydde også at regnskapsavdelingen bare håndterte én faktura per måned; ikke flere utgiftskrav.
I dette tilfellet fortsetter vi i dag å overvåke kjøpene kvartalsvis og iverksette korrigerende tiltak der det er nødvendig.
Risikoer ved å ikke gjøre noe
Organisasjoner er potensielt risikable hvis de ikke styrer sine haleutgifter. Haleutgifter er vanligvis uformelle; uovervåket og overlatt til seg selv, lar det folk ta beslutninger etter eget skjønn med mulighet for konsekvenser som:
- Lite eller ingen bekymring Om å få den beste prisen (prisrisiko)
- En driftsrisiko for virksomheten ved kjøp som kanskje ikke har blitt tilstrekkelig kontrollert, kan utgjøre en risiko for ansatte, selskapet og deres kunder.
Hvis du ikke har gjennomgått haleutgiftene dine nylig, er det stor sjanse for at du betaler for mye og setter organisasjonen din i fare. Hvis du sliter med å vite hvor du skal begynne for å få kontroll over haleutgiftene dine, kan ERA hjelpe deg med å komme tilbake på sporet og spare deg betydelige penger, samtidig som det bidrar til å sette i gang prosessene som kreves for å håndtere haleutgifter.
Det finnes også programvareverktøy som ERAs SpendVue ™ som gir toppledere dyptgående informasjon om organisasjonens utgifter, inkludert tailspend. Sertifiserte analytikere går dypt inn i bedriftens økonomiske data og anvender ERAs proprietære bransjebenchmarks på utgiftene dine. Resultatet? Tydelig, umiddelbart og handlingsrettet. Innsikt er tilgjengelige i et tilgjengelig og engasjerende format. ERAs sertifiserte rådgivere samarbeider med deg for å identifisere en vei til forbedring av kontantstrømmen som passer best til organisasjonens behov. Du kan se en kort video av SpendVue ™ på følgende lenke https://vimeo.com/680583659
Hvis du vil vite mer Om administrere forbruket ditt; vær så snill Kontakt Grant Morrow .
Grant Morrow er hovedkonsulent hos ERA Group og er en SpendVue-sertifisert rådgiver.
Han har over 30 års praktisk erfaring med å jobbe med små og mellomstore bedrifter for å identifisere hvor de bruker for mye penger og utvikle strategier for bedre kostnadsstyring.
